7 coisas que todo empresário deve saber sobre notas fiscais

Olá,

Nota Fiscal é um documento muito importante, ela é obrigatória em alguns casos e, por causa disso, gera muitas dúvidas, mas ela não é tão cheia de mistérios como você pensa. Mesmo assim, muitos empresários têm, diariamente, preocupações por causa da nota fiscal. Para te ajudar e dar aquela força que precisa para começar a entender tudo sobre notas fiscais, separamos 7 coisas que todo empresário deve saber.

Mas, antes de começar a falar sobre as notas fiscais, temos uma dica importante para você, os profissionais que ajudam as empresas nesse processo são os contadores, o problema é que existem muitos contadores leigos nesse assunto tão importante. Por isso, contrate uma boa empresa de contabilidade, reconhecida no mercado ou indicada por alguém, dessa forma você não terá tanta dor de cabeça e corre menos risco de fazer alguma coisa errada.

O que é uma nota fiscal?

A primeira coisa que todo empresário deve saber é o que é uma nota fiscal, você sabe? Ela é um comprovante para a empresa, mostrando que ela realizou uma venda ou prestou algum serviço, é fundamental para a empresa e também para o cliente. Com a nota fiscal, a empresa mostra que paga todos os tributos ao governo de forma correta, por isso você não pode deixar de fazer a nota fiscal.

A diferença da NF para NF-e – A diferença é muito simples, as duas notas são a mesma coisa, contém as mesmas informações, o que difere uma da outra é que a nota fiscal tradicional é no papel e a eletrônica está no meio virtual. Ela foi criada para acabar com a papelada na empresa e facilitar a vida dos contadores, é tudo digital, mas para conseguir emitir esse tipo de nota, o seu estado, ou seja, o estado no qual a empresa pertence, deve permitir e ter essa modalidade de nota.

Tipos de nota fiscal – Existem diversos tipos de nota fiscal, como a NF de venda a consumidor e a NF avulsa. Essa primeira é usada na venda direta de produtos, a segunda é a venda ou revenda de vários produtos, despachos e circulação de itens. Uma outra nota fiscal muito comum é a de prestação de serviço, ela é usada quando a empresa presta serviço para uma outra empresa.

Como emitir a nota – Isso vai depender da nota fiscal que você usa, a tradicional ou a eletrônica. Se a empresa é no ramo industrial ou comercial, é necessário fazer a nota fiscal, para isso você precisa fazer o pedido da nota na Secretaria da Fazenda do Estado, é possível fazer o pedido pela internet. Se a empresa é uma prestadora de serviço o procedimento é diferente, você precisa ir até uma gráfica e pedir a autorização para imprimir documentos fiscais (AIDF).

No caso da Nota Fiscal eletrônica o procedimento é outro, a empresa precisa ter um certificado digital, você pode solicitá-lo pela internet também. Com o certificado em mãos, deve credenciar a empresa na Secretaria da Fazenda do seu estado e em seguida instalar um sistema de gestão e emissão de notas.

Como armazenar os documentos eletrônicos – No caso da NF-e você não vai armazenar a nota fiscal, ela já fica armazenada no meio digital, é muito simples e você pode ter acesso as notas sempre que achar necessário e com muita praticidade. Mas é preciso guardar o xml, esse é o arquivo que guarda todas as informações da nota fiscal eletrônica, é por ele que a Receita Federal tem acesso ao conteúdo e pode observar se existe alguma irregularidade.

Os documentos XML devem ser guardados por 5 anos – Mostramos que você deve armazenar o xml, mas por que pelo tempo de cinco anos? A verdade é que essa é uma lei, não é apenas recomendável, mas é obrigação da empresa, afinal se algo acontecer e você não tiver esse documento armazenado, problemas aparecerão. Você deve guardar por quarto anos, mais o ano vigente, isso quer dizer que são cinco anos, mas para não ficar com muita papelada você pode guardá-lo na nuvem.

Armazenamento especializado para xml na nuvem – existem muitas formas de guardar suas xml fiscais, o interessante é que na nuvem você tem acesso a qualquer momento e com muita facilidade. Existem várias empresas e sites na internet que oferecem esse armazenamento, encontre a melhor opção para você e evite guardar papéis na sua empresa, o armazenamento na nuvem é muito seguro.

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