Como acessar a sua nota fiscal eletrônica de qualquer lugar

As Notas Fiscais Eletrônicas são emitidas com o objetivo de documentar uma operação de comercialização de mercadorias e/ou prestação de serviços. Funcionam da mesma forma como as notas fiscais comuns, porém, emitidas e exibidas eletronicamente. É um recurso que o governo está implantando para melhorar os procedimentos tributários do país, ampliar a fiscalização e facilitar a vida tanto do emissor da nota, quanto do destinatário, com a rapidez e possibilidade de consulta, além do cruzamento de diversas informações.

A utilização de notas fiscais eletrônicas ainda não é obrigatória a todos os empreendedores, exceto nos casos de emissão para o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e/ou o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Benefícios de se utilizar Notas Fiscais Eletrônicas

Vários são os benefícios da utilização de NF-e, que vão, desde a redução dos custos de impressão e armazenamento, diminuição na produção de lixo e utilização de matéria-prima até na otimização do tempo do empreendedor, redução das possibilidades de fraudes, que significa maior credibilidade à empresa, e a possibilidade do cruzamento de várias informações da empresa pela Receita Federal, ampliando o controle fiscal.

Uma das maiores facilidades da utilização de notais fiscais eletrônicas é a praticidade e economia de tempo de poder consultá-las de qualquer lugar, tendo um computador com acesso à internet. Abaixo estão algumas dicas e soluções para você que tem dúvidas sobre como utilizar esse importante recurso tributário.

Como consultar uma Nota Fiscal Eletrônica?

As notas fiscais eletrônicas podem ser acessadas através do site da secretaria da fazenda do estado onde sua empresa foi credenciada ou pelo portal de notas fiscais eletrônicas do ministério da fazenda, disponível no link: www.nfe.fazenda.gov.br. Para acessar, é preciso obter uma chave de acesso, que é o número de 44 dígitos presentes no DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) de sua empresa.

Os tipos de consulta são:

  • Resumo da Nota Fiscal Eletrônica;
  • NF-e completa;
  • Inutilização;
  • Duplicidade;
  • Disponibilidade;

No sistema, você só pode consultar o status de uma nota eletrônica por vez. As notas fiscais eletrônicas completas ficam disponíveis para consulta online no sistema por 180 dias. Após esse prazo, você pode acessar o sistema para consultar informações parciais de identificação da nota: número, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação.

Após a emissão de uma NF-e, o usuário poderá consultá-la na internet em um prazo de até 168 horas, ou 7 dias. Se, após esse prazo, a nota não estiver disponível para consulta, o empresário deverá então procurar a secretaria da fazenda do estado de sua empresa para comunicar o fato e verificar possíveis problemas.

Após a autorização do uso, as notas fiscais sempre serão emitidas pela secretaria da fazenda de origem para a Receita Federal. Porém, nesse processo, é possível que ocorram falhas de sistema ou problemas técnicos, que, no momento da consulta, podem aparecer como nota em situação inexistente. Por isso, o fato de uma nota aparecer como inexistente não deve ser considerado como atestado de invalidade do documento, desde que ele esteja autorizado na SEFAZ autorizadora (UF de origem). Logo, ao consultar no portal de notas da Receita Federal, se a nota aparecer na situação de inexistente, deve-se consultá-la no site da SEFAZ do estado de origem.

Na consulta online, não é possível imprimir a imagem ou a representação do DANFE, porém essas informações são exibidas na consulta.

A consulta de validade, autorização e existência de uma nota fiscal eletrônica é obrigatória ao destinatário da nota e não ao emissor. Cabe a ele consultar a nota emitida, porém, não é necessário que ele imprima a nota para certificar sua consulta.

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