Como arquivar a NF-e na internet

A criação das Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) representa uma grande mudança nos processos de geração, emissão e armazenamento desses documentos fiscais. Aqueles imensos formulários físicos que necessitavam ser preenchidos foram hoje substituídos pelos arquivos digitais em formato XML, guardados em meio eletrônico. Estantes, ou até mesmo salas, cheias de pastas hoje podem ser substituídas por um pequeno HD de computador ou um sistema de armazenamento online.

Definitivamente, essa mudança, dentre os diversos benefícios, trouxe ao empreendedor e aos órgãos fiscais a imensa facilidade de emissão e armazenamento de notas e uma grande redução nos custos e tempos de processamento. Essa mudanças, porém, não diminuíram a necessidade de arquivamento desses documentos e da segurança nos tipos de armazenamento.

Para gerar e enviar as notas, os empresários costumam utilizar os programas disponibilizados pelas secretarias da fazenda de cada estado, softwares que geram, emitem e enviam as notas, porém, não possuem um sistema de arquivamento delas. Por isso, muitos empreendedores acabam negligenciando essa ação igualmente importante e necessária, seja por achar que o fato de já terem sido enviadas traz toda a segurança ou por delegarem essa responsabilidade ao contador, o que é um erro, uma vez que as questões relativas ao armazenamento e gerenciamento de informações de uma empresa cabem exclusivamente aos donos e administradores.

Como arquivar suas NF-e na internet com segurança?

Pela legislação em vigor, é obrigatório que o receptor da NF-e verifique a legitimidade do documento, e a validade de todas as informações nele contidas, por isso, quando se trata do arquivamento de notas fiscais eletrônicas, não basta apenas se preocupar com a manutenção dos arquivos, como também em manter a integridade e proteção das informações contidas neles.

Existem, na internet, softwares criados especificamente para arquivar suas notas fiscais eletrônicas na internet com segurança. São programas desenvolvidos para arquivar os arquivos, mantendo a sua integridade (sem alterar as informações, formatos, etc.) e protegendo os dados da empresa e das transações documentadas. Esses softwares, porém, não são gratuitos e oferecem diversos tipos de serviços com níveis diferentes de segurança que variam nos preços finais. Para manter suas notas fiscais eletrônicas arquivadas com segurança, portanto, é preciso que o empresário invista em tecnologias de segurança. O valor do investimento é proporcional ao tipo de serviço que ele deseja utilizar e, por isso, cabe a ele também escolher os softwares que melhor se encaixam no perfil e nas necessidades de sua empresa.

Soluções de arquivamento seguro

O nível básico de arquivamento de documentos online é através de softwares especializados em gestão de documentos eletrônicos. Esses softwares já contam com sistemas de armazenamento de dados, o que já garante a integridade de suas notas e trabalham com o sistema de armazenamento em diferentes locais, de tempos em tempos, os chamados backups. Esse é o nível de segurança mais barato.

Se o empresário fizer um investimento um pouco maior, poderá contratar os chamados serviços Datacenter, oferecidos por algumas empresas e que oferecem uma maior segurança na gestão de suas notas fiscais eletrônicas, garantindo os processo de geração do documento, a assinatura digital e os processos de envio para a SEFAZ de forma ágil e consistente.

Uma opção de software de arquivamento seguro de suas notas fiscais eletrônicas é o G2KA NF-e, da G2KA Sistemas. Esse software faz uma integração dos processos de gerenciamento de suas notas com os ambientes da SEFAZ. Além de emitir a Nota Fiscal eletrônica, ele a armazena com segurança as notas de entrada e saída e ainda faz a validação das notas automaticamente. Esse programa pode ser utilizado em um Datacenter ou mesmo instalado na própria empresa.

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