Como fazer a gestão de documentos fiscais online

Buscar e visualizar notas fiscais eletrônicas online

A partir do momento da emissão da nota fiscal eletrônica na secretaria da fazenda, esta se responsabiliza para o envio à Receita Federal. A partir do processo de emissão, o usuário pode consultar a nota fiscal online em até 168 horas, ou 7 dias úteis. Se, por acaso, após esse prazo, a nota não constar para consulta online, o empresário então deverá procurar a secretaria da fazenda de seu estado e comunicar o erro.

A consulta das notas fiscais eletrônicas é bem simples e pode ser realizada no site da secretaria da fazenda do estado onde a empresa se localiza ou pelo portal de notas fiscais eletrônicas da Receita federal, disponível no endereço www.nfe.fazenda.gov.br, utilizando o número do DANFE, que é um número de 44 dígitos. O usuário pode consultar a nota completa, seu resumo e verificar a validade e disponibilidade da NF-e. No site da Receita Federal só é possível consultar uma nota por vez, porém, em alguns portais da SEFAZ, podem-se consultar várias notas simultaneamente.

Os tipos de visualização disponíveis são:

  • Resumo da Nota Fiscal Eletrônica;
  • NF-e completa;
  • Inutilização;
  • Duplicidade;
  • Disponibilidade.

No processo de encaminhamento da Nota Fiscal Eletrônica da SEFAZ para a Receita Federal, pode haver algumas falhas de sistemas ou problemas técnicos. Quando tais erros eventualmente acontecem, no momento da consulta no portal da Receita Federal, a nota pode aparecer como inexistente. Essa situação, por si só, não deve invalidar uma nota. Caso isso aconteça, consulte a nota no portal da SEFAZ do estado de origem da empresa e verifique a validade do documento.

As notas fiscais ficam disponíveis no sistema por até 180 dias. Após esse período, elas não estarão mais disponíveis para consulta completa, porém suas informações de identificação continuarão para consulta online.

Lembrando que a obrigação de consultar e verificar a validade das notas fiscais é do destinatário da nota, e não do emissor.

Gestão e armazenamento das notas fiscais eletrônicas

Assim como a emissão, é de grande importância que o empreendedor armazene suas notas fiscais. Porém, o armazenamento de documentos fiscais eletrônicos não deve ser feito de qualquer forma, uma vez que se precisa garantir a integridade do documento, proteger as informações e assinatura digital e garantir que os documentos não serão perdidos. Muitos empreendedores cometem o erro de achar que o armazenamento de seus documentos fiscais é de responsabilidade do contador e acabam por correr o risco de comprometer ou até mesmo acabar perdendo suas notas e outros documentos fiscais eletrônicos.

Para isso, existem diversos softwares destinados especificamente para o armazenamento e gerenciamento de documentos fiscais eletrônicos, que oferecem serviços variados ao empreendedor e com custos variados. Os softwares de menor investimento oferecem segurança básica, preservando a integridade dos formatos dos arquivos e garantindo sua permanência através de backups. Porém, para quem se dispor a investir um pouco mais, há os programas que oferecem um sistema de gerenciamento de banco de dados, preservando as informações e certificado digital da empresa além de uma segurança maior contra adulterações. Alguns programas oferecem, juntamente com o armazenamento e gerenciamento de entrada e saída de NF-e, o serviço de criação e emissão de notas para a Secretaria da Fazenda, além de validação automática, que pode ser uma grande vantagem para empresas que emitem várias notas por dia.

É preciso que o empresário escolha os tipos de programas que mais se adequam ao perfil da empresa e suas necessidades. Além dos softwares, há também a possibilidade de terceirização, com empresas dedicadas ao gerenciamento de documentos fiscais eletrônicos – os Datacenters – cujos serviços podem ser contratados pelo empreendedor.

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