Como o SPED impacta na contabilidade da sua empresa?

O SPED é o Sistema Público de Escrituração Digital, ele é responsável por acompanhar os processos contábeis, eles criaram o arquivo digital e passaram a transformar toda a escrituração para este meio. Isso quer dizer que todas as informações contábeis, fiscais e previdenciárias, que antes eram armazenadas em papel, agora são armazenadas por dados digitais. Existem vários tipos de SPED e ele pode atingir sua empresa e a contabilidade de diversas formas.

Quando falamos que existem tipos de SPED queremos dizer que existem alguns tipos de documentos que são arquivados no meio digital, vamos mostrar aqui quais são e como eles podem impactar na contabilidade da empresa.

SPED Contábil – Esse é o livro: Diário e Razão, antigamente era necessário fazer 2 livros físicos, no meio digital existe apenas um. Por causa disso a empresa com tributação pelo lucro real, que é o tipo de empresa que tem acesso ao SPED contábil, consegue se organizar melhor e evita ter vários livros.

SPED Fiscal – Se a empresa trabalha com produtos deve fazer livros de saída, entrada e apuração para IPI e ICMS. Nesse caso, o SPED transformou tudo para digital, o interessante é que ainda existe um sistema para identificar se algum campo foi preenchido errado. Com ele a contabilidade da sua empresa ganha mais agilidade e evita os papéis e erros.

Também existem os NFe, NFSe e EFD-Contribuições, todos esses são documentos que agora estão no meio digital e facilitam a contabilidade da empresa, o trabalha fica mais ágil, conta com sistemas para ajudar no preenchimento, é mais fácil o acesso aos documentos, entre outros benefícios. Mas para ter acesso a tudo isso, sua empresa precisa ter o certificado digital.

O certificado digital

É obrigatório ter o Certificado Digital SPED, ele é uma assinatura feita no documento eletrônico e se faz necessária para conferir validade jurídica à Escrituração Fiscal Digital. Você como empreendedor deve estudar e descobrir quais os tipos de certificados digitais mais interessantes e adequados para sua empresa de acordo com a atividade que ela realiza.

Assim que definir os tipos de certificados é necessário ir até alguma entidade certificadora existente no mercado para adquirir o seu. O certificado da sua empresa pode ser emitido em nome de uma pessoa jurídica ou de uma pessoa física. São 4 tipos:

  • e-CPF;
  • e-CNPJ;
  • e-PJ;
  • e-NFe.

O e-PJ e e-NF-e é um tipo de certificado emitido para uma pessoa jurídica, mas com os dados de uma pessoa física, essa pessoa será a representante na assinatura dos documentos eletrônicos. Você deve saber que existem vantagens em fazer um certificado NF-e, ele foi criado exclusivamente para validar as NF-e, podendo ser utilizado pelos funcionários da empresa.

Isso é bem interessante, pois muitas vezes o representante legal da empresa não pode validar, por estar viajando ou fazendo outras coisas e não tem tempo para fazer a validação, por isso ela proporciona uma maleabilidade na utilização. Uma outra diferença nessa estrutura é que ela é mais robusta para verificação e validação dos campos da NF-e, por causa do volume de vezes em que ele é utilizado.

Não deixe de fazer o certificado digital para sua empresa escolhendo o melhor tipo para você, estude os casos e veja qual a melhor opção, só não deixe de fazer o certificado digital para poder usufruir do SPED. Além disso, algumas empresas são obrigadas a fazer o certificado digital.

O SPED chegou para fazer a diferença, ele vai impactar na contabilidade da sua empresa, mas será um impacto cheio de vantagens e que pode melhorar e muito a relação da contabilidade e organização do negócio. Conheça também outras questões de contabilidade da sua empresa como Nota Fiscal Eletrônica, DANFe e outros.

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