Nota Fiscal Eletrônica para Microempreendedores

Se você é um microempreendedor e deseja modernizar os procedimentos de sua empresa, já deve ter ouvido falar da Nota Fiscal Eletrônica, que pode ser uma excelente opção para você reduzir os custos e trabalhos burocráticos, melhorando assim, o gerenciamento de seu empreendimento.

O que é Nota Fiscal Eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital emitido pela empresa que tem como função documentar uma operação de comercialização de mercadorias e/ou prestação de serviços. O objetivo da nota fiscal eletrônica é substituir o uso a nota de papel no Brasil, modernizando os modos de emissão de nota fiscal.

Existem vários tipos de NF-e. Abaixo, alguns dos principais tipos úteis para microempreendedores:

  • Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) – é a forma eletrônica e gratuita da nota fiscal avulsa já utilizada pelas microempresas. Funciona exatamente da mesma forma que a impressa;
  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) – Não é obrigatória ao microempreendedor individual, porém, caso seja necessário (em caso de ICMS, por exemplo), o empreendedor precisará se cadastrar na secretaria da fazenda para obter a autorização de uso.

A emissão da Nota Fiscal eletrônica é obrigatória para alguns setores, que são, principalmente para o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e/ou o Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI).

Como implantar Nota Fiscal Eletrônica em meu negócio?

Por esse processo de modernização das emissões de nota ser gradual, ainda há muitos empreendedores que tem dúvidas sobre como adquirir autorização e emitir nota fiscal eletrônica para a sua empresa. Por isso, preparamos um guia rápido e simples que vai lhe ajudar a implantar a NF-e em seu empreendimento:

  • Tenha uma assinatura digital – Como em qualquer documento, a Nota Fiscal Eletrônica precisa ser assinada. Para isso, você deve, antes de tudo, adquirir um certificado digital para a sua empresa. A aquisição de uma assinatura digital é feita em uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP);
  • Credencie seu negócio na Secretaria da Fazenda – Para emitir notas fiscais eletrônicas, seu negócio precisa estar cadastrado na secretaria da Fazenda da localidade onde sua empresa está. O credenciamento é bastante simples, porém os procedimentos variam entre os estados, por isso é importante que você procure seu contador para auxiliar nesse processo. A princípio, seu empreendimento pode se cadastrar na modalidade “em homologação”, em que suas notas não serão enviadas oficialmente, enquanto sua empresa passa por um treinamento para emitir NF-e. Após o treinamento, basta mudar o credenciamento para “Em produção”;
  • Instale o Software de emissão NF-e – Após obter o certificado digital de sua empresa e realizar o cadastramento, você deverá instalar o software gerador de notas fiscais eletrônicas. Em alguns estados o download é disponibilizado gratuitamente no site da Secretaria da Fazenda, porém, os sistemas que não são gratuitos tem baixo custo, o que vale o seu investimento.

Quais os benefícios de utilizar nota fiscal eletrônica?

  • Baixo impacto ambiental – com a diminuição do uso de papel e tinta;
  • Diminuição do tempo de parada dos caminhões nos postos de fiscalização nas estradas, menor burocracia, menor possibilidade de erro, menor tempo para realizar as entregas;
  • Redução dos custos de armazenamento dos documentos pelas empresas – custos de manutenção, espaço, custo de impressão, tempo gasto para consultas, etc.;
  • Aumento da confiança e credibilidade de notas fiscais – advindos de uma menor possibilidade de erros e confusões, assim como de adulterações de notas;
  • Ampliação do controle fiscal – com a possibilidade de cruzamento de informações entre os setores, logo, você não precisará ter em mãos vários documentos para realizar um procedimento, uma vez que todas as informações necessárias poderão ser acessadas eletronicamente;
  • Possibilidade de consultar a nota em qualquer lugar – por meio de uma chave de acesso eletrônico, você poderá consultar as informações de sua empresa a qualquer hora e em qualquer lugar.

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