O que todo empreendedor deve saber sobre Nota Fiscal Eletrônica?

Um empreendedor de sucesso precisa entender de diversos assuntos, ele não pode apenas saber vender ou negociar, é preciso conhecer um pouco de leis, saber como gerir uma empresa e também entender pequenos detalhes como nota fiscal eletrônica. Se está com dificuldade nessa área e não sabe o essencial sobre o tema, nós vamos explicar aqui tudo o que um empreendedor deve saber sobre nota fiscal eletrônica.

Para começo de conversa, você precisa saber o que é uma nota fiscal eletrônica, isso é essencial para sua empresa. Ela é um documento importante para qualquer tipo de empresa, independente do tamanho ou ramo que trabalha, é muito conhecida pela sigla NF-e. Esse é um documento digital, isso quer dizer que o armazenamento e emissão acontecem completamente por via eletrônica.

A função da Nota Fiscal Eletrônica é documentar a circulação de mercadoria ou qualquer serviço entre duas partes, assim como a nota fiscal tradicional, a diferença é que a NF-e circula apenas no meio digital. Existem vantagens em usar a NF-e e não a NF tradicional, mas falaremos sobre isso logo mais.

Antes você precisa saber que algumas empresas são obrigadas a emitir a nota fiscal, existe uma lista mostrando as categorias de empresa que se enquadram. Para saber se a sua empresa precisa emitir nota fiscal é necessário verificar os protocolos ICMS 10/07 e ICMS 42/09 criados pelo Ministério da Fazenda. Você também pode pedir ajuda para seu contador, para te ajudar vamos citar aqui alguns estilos de empresas que são obrigados a emitir a NF:

  • Empresas com atividades, direta ou indiretamente, à Administração Pública;
  • Empresas que realizam transações de venda para fora do estado que pertencem;
  • Empresas envolvidas em atividades de Importação ou Exportação.

Se a sua empresa não é obrigada a emitir nota fiscal e você tem o desejo de fazer esse procedimento para controle, não tem problema algum, você pode fazer.

Algumas responsabilidades e obrigações do Contribuinte Emissor

O empreendedor obrigado a emitir a nota fiscal pode optar por emitir sempre a NF-e, para isso você precisa de ter um cadastro realizado no SEFAZ do seu estado, ter um certificado digital e um sistema para emitir a nota fiscal eletrônica. Você pode comprar o sistema, mas existe uma versão gratuita desenvolvida pelo SEFAZ de São Paulo.

É responsabilidade do empreendedor emitir os documentos e guardar o arquivo xml da NF-e, muitas pessoas fazem confusão com o xml e DANFE, existe uma diferença simples entre elas. A xml é o arquivo que fica armazenado na empresa que emitiu a NF, a DANFE acompanha a mercadoria que está sendo enviada. Esse último é uma versão mais simplificada da NF-e, ela tem validade fiscal e não substitui a Nota Fiscal, quando uma pessoa possua a DANFE, ela pode consultar a NF-e usando o código de 44 dígitos.

É muito importante que você guarde o documento fiscal, essa é uma obrigação do contribuinte emissor, esse documento armazena diversas informações importantes, elas podem ser usadas a favor do seu negócio. Por isso não deixe de guardar suas xml das notas fiscais.

O arquivo xml deve ser guardado, mas existe um tempo de armazenamento dessas informações, passado o prazo o empreendedor não precisa guardar mais as notas. O prazo é determinado no Art 202 da Lei 6.374/89, art. 67, § 5º.

Artigo 202 – “Os documentos fiscais, bem como faturas, duplicatas, guias, recibos e todos os demais documentos relacionados com o imposto, deverão ser conservados, no mínimo, pelo prazo de 5 (cinco) anos, e, quando relativos a operações ou prestações objeto de processo pendente, até sua decisão definitiva, ainda que esta seja proferida após aquele prazo”

Se tiver mais alguma dúvida sobre NF-e não deixe de consultar a SEFAZ, esse é o órgão responsável pelas notas ficais eletrônicas e no site deles você consegue consultar as NF-e, fazer o credenciamento, tirar dúvidas e fazer download de aplicativos e arquivos. A nota fiscal eletrônica foi criada para facilitar a vida do empreendedor e evitar a quantidade de papeis arquivados, por isso não deixe de se atualizar e usar a NF-e.

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