Veja como economizar dinheiro e tempo com Nf-e

É comum em diversos mercados de pequenas e médias empresas já se ter ouvido a respeito das Notas Fiscais Eletrônicas, que são soluções alternativas às notas convencionais. A utilização das notas eletrônicas traz imensos benefícios para a empresa e, dentre eles, os maiores são a economia de tempo e dinheiro na gestão e armazenamento de suas notas fiscais. Veja abaixo alguns dos benefícios que o empreendedor tem ao utilizar as NF-e:

  • Baixo impacto ambiental – uma vez que irá diminuir drasticamente o consumo de papel e tinta;
  • Diminuição do tempo de parada dos caminhões nos postos de fiscalização nas estradas, menor burocracia, menor possibilidade de erro e extravio das notas e, consequentemente, menor tempo para entregar as mercadorias;
  • Redução dos custos de armazenamento dos documentos pelas empresas – custos de manutenção, espaço, custo de impressão, tempo gasto para consultas, etc.;
  • Aumento da confiança e credibilidade de notas fiscais – advindos de uma menor possibilidade de erros e confusões, assim como de adulterações de notas – as fraudes;
  • Ampliação do controle fiscal – com a possibilidade de cruzamento de informações entre os setores, os órgãos fiscais poderão acessar todas as informações do histórico que precisarem, e você não precisará ter em mãos vários documentos para realizar um procedimento, uma vez que todas as informações necessárias poderão ser acessadas eletronicamente;
  • Possibilidade de consultar a nota em qualquer lugar – por meio de uma chave de acesso eletrônico, você poderá consultar as informações de sua empresa a qualquer hora e em qualquer lugar.

Ao analisar todos os benefícios de se utilizar a nota fiscal eletrônica, podemos perceber que todos eles incluem economia de tempo e dinheiro para o empresário:

Redução de custos de impressão

Com a utilização de um sistema emissor e de envio de notas, você economiza na impressão dos documentos fiscais e no envio destes aos órgãos competentes. Lembrando que as NF-e também contemplam os DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) que acompanham o transporte das mercadorias e possibilitam a consulta em qualquer computador. Mesmo se porventura o empresário precisar imprimir a nota, será um única via impressa em papel A4.

Redução de custos de armazenamento

Até então, todas as empresas tinham aquela estante, ou até mesmo um cômodo cheio de caixas e pastas com documentos fiscais armazenados. Uma empresa maior, que emite cerca de 100 notas fiscais por dia terá, por mês, um acúmulo de aproximadamente 2.000 notas, ou 24 mil notas por ano. Armazenamento e segurança desses documentos exige um grande controle de gastos para manutenção, além dos tempos gastos em consultas a arquivos. Ao optar pela utilização de notas eletrônicas e os sistemas de armazenamento online, o empresário terá um custo muito menor para arquivá-las com segurança, além do ganho de tempo e mobilidade para consultas e uma imensa redução na possibilidade de perda de qualquer arquivo.

Redução dos custos de mão de obra

Uma empresa que adquire o uso de notas fiscais eletrônicas também economiza na eliminação de digitação de notas fiscais no momento do recebimento de suas mercadorias, uma vez que seus sistemas estarão adaptados para acessar as informações digitais do documento eletrônico já emitido. É uma redução da mão de obra para digitação dos documentos e também elimina a possibilidade de aparecerem erros de digitação, que podem, futuramente, levar a empresa a problemas com a secretaria da fazenda de seu estado.

Redução dos custos de logística

O armazenamento de documentos físicos requer locais adequados para a atividade, ou seja, requer da empresa certa estrutura logística, como salões, galpões, etc. Utilizando o sistema de nota fiscal eletrônica, a empresa libera espaços que seriam destinados ao arquivamento para servir de estrutura para outras funções. Isto é, permite um maior crescimento físico da empresa.

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