Como acessar e armazenar a Nfe da sua empresa de qualquer lugar?

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento jurídico, digital, emitido pela empresa e tem por objetivo documentar operações comerciais, seja de mercadorias ou prestação de serviços, de modo a construir um histórico comercial da empresa para consultas. De acordo com as atribuições feitas pela SEFAZ, o armazenamento de cada NFe é de responsabilidade do contribuinte emissor, e não do destinatário e deve ser feita em local seguro pelo prazo exigido pela legislação tributária de emissão ao fisco, caso seja solicitado. O prazo de armazenamento exigido é de 5 anos a partir da emissão da nota.

Para armazenar NFe segundo as exigências de legislação, é preciso que sejam garantidas a integridade do documento, isto é, a integridade do formato e das informações do documento – e a sua segurança – a garantia de que ele não será perdido e nem terá seus dados (como o certificado digital) acessados publicamente. Diante dessas necessidades, são desenvolvidos serviços especializados de armazenamento e consulta de notas fiscais eletrônicas. Esse armazenamento, geralmente é feito através das chamadas nuvens, que são dispositivos de armazenamento online.

As principais vantagens do armazenamento digital são a sua facilidade e mobilidade de acesso, podendo ser consultadas de qualquer lugar, e em qualquer desktop ou dispositivo móvel conectado à internet, garantindo ao emissor e destinatário agilidade nas consultas.

Como armazenar NFe na internet?

Existem diversas formas de armazenamento de NFe na internet. A forma mais popular é através dos serviços de nuvem, como Dropbox e Onedrive, onde o gestor pode fazer upload dos arquivos das notas fiscais em uma conta protegida por senha e acessá-las em qualquer lugar, como se estivessem guardadas em seu computador. Esses serviços permitem que os arquivos sejam lidos online em seu formato original, garantindo a sua integridade e também compartilhar com um número limitado de pessoas, através de geração de links compartilhados, autorização online ou compartilhamento de senha. São gratuitos, oferecem alguma segurança, porém não dispõem de nenhum serviço específico para a manutenção de notas fiscais. Esse é o meio mais fácil e barato de armazenamento em nuvem.

Além deles, existem softwares específicos para armazenar e gerir NFe, que oferecem maior segurança e maior trato na manutenção dos dados da empresa. São serviços pagos de acordo com a necessidade da empresa – geralmente medida pela média mensal de emissão de notas – mas que apresentam um ótimo custo-benefício.

Nesses softwares, além de poder acessar os arquivos das notas fiscais, você também encontra outras ferramentas específicas, como, por exemplo, a conversão automática para DANFe e PDF, buscas a partir de filtragem de campos das notas e até mesmo de envio das NFe para a Secretaria da Fazenda.

Como consultar NFe na internet?

A consulta de uma NFe é obrigatória ao destinatário, e não ao emissor. Após o envio à Secretaria da Fazenda, a nota é disponibilizada para consulta num período de até 7 dias, ou 168 horas. As notas fiscais eletrônicas podem ser acessadas pelo site da SEFAZ do estado onde a empresa foi credenciada ou pelo portal de notas fiscais eletrônicas do Ministério da Fazenda (www.ne.fazenda.org.br).

Para consultar, é preciso que se digite a chave de acesso, que corresponde ao número de 44 dígitos presentes no DANFE da empresa. No sistema da SEFAZ só é possível consultar uma nota por vez, podendo ser localizadas as informações de número da nota, data de emissão, CNPJ do emitente e do destinatário, valor e sua situação. Se, ao consultar através do portal da Receita Federal, a nota aparecer como inexistente, é possível que tenha ocorrido algum problema técnico no momento de envio da SEFAZ para a Receita Federal, e, por isso, antes de se considerar uma possível invalidade da nota, recomenda-se que o destinatário faça a consulta no site da SEFAZ autorizadora para conferência.