Por que todas as empresas estão armazenando a Nfe?

As NFe são o futuro das emissões de documentos tributários no Brasil. É um sistema que vem sendo implantado gradualmente pela Receita Federal e que, apesar de não ser obrigatório a todos os empreendedores, tem ganhado espaço e todas as empresas estão aderindo a utilização das NFe. Isso acontece por que elas oferecem uma gama imensa de benefícios financeiros, de tempo, redução de burocracias e facilidade de organização e gestão tanto para as empresas, quanto para os clientes e ao fisco.

Seguem abaixo algumas razões porque todas as empresas estão armazenando suas notas fiscais de forma eletrônica:

1° – Redução dos custos de impressão e armazenamento

Por obrigação, as empresas, além de emitir, precisam armazenar suas notas fiscais por um período de 5 anos a partir da data de emissão, para possíveis consultas fiscais. Até então, todas as empresas tinham aquele cômodo cheio de estantes com caixas, pastas e ficheiros contendo os documentos fiscais armazenados. O armazenamento e segurança desses documentos exige um grande despendimento de gastos financeiros e de tempo para armazenamento, manutenção e consulta de arquivos. Antes mesmo de pensar no armazenamento, contamos também com os gastos em papel e impressão, além daqueles blocos com várias vias coloridas que precisam ser preenchidos. Ao armazenar NFe’s eletronicamente, as empresas cortam praticamente todos esses gastos e otimizam o tempo gasto na manutenção e consulta das notas. Mesmo que, porventura, o empresário tenha que imprimir uma nota, ainda assim será uma única via impressa em papel A4.

2° – Redução dos custos de mão de obra e riscos de erros

Uma empresa que adere ao armazenamento de NFe também economiza o tempo na digitação das notas no momento do recebimento de suas mercadorias, uma vez que elas já estarão disponíveis online nos sistemas. É uma redução de mão de obra para digitação e também dos erros que podem aparecer futuramente a cada vez que uma nota precisar ser digitada, erros que podem gerar conflito de informações na secretaria da fazenda, trazendo transtornos à empresa com a SEFAZ.

3° – Mobilidade

Se em qualquer momento, em qualquer lugar você precisar acessar ou enviar uma NFe, com as notas físicas sua empresa precisaria de tempo e logística para localizar a nota e enviar ao contador, cliente ou sistema público. Para quem decide armazenar as NFe’s eletronicamente, o acesso às notas será imediato, de qualquer dispositivo conectado à internet. Tanto empresa, quanto contador e cliente poderão acessar a NFe a qualquer momento sem atrasos ou burocracias.

4° – Ampliação do controle tributário

Essa ampliação se dá na possibilidade de cruzamento de informações entre os setores governamentais, em que os órgãos fiscais poderão acessar todas as informações de histórico comercial da empresa que necessitarem, e você não precisará ter em mãos vários documentos para realizar um procedimento, uma vez que todas as informações necessárias poderão ser acessadas eletronicamente. Isso também significa uma redução imensa nos atrasos burocráticos e possibilidade de erros. Essa ampliação do controle tributário também significa uma diminuição do tempo de parada dos caminhões nos postos fiscais, menor possibilidade de extravio de notas e, consequentemente, menor tempo de entrega das mercadorias.

5° – Aumento da Confiança e Credibilidade das Notas Fiscais

Por conta de uma menor possibilidade de erros e confusões, assim como da possibilidade de adulterações e notas fraudadas, ao emitir e armazenar suas NFe’s, a empresa poderá oferecer ao cliente uma maior segurança e transparência nas transações, trazendo para a sua empresa uma imagem de organização e credibilidade maiores.

6° Possibilidade de crescimento em outros setores

Para finalizar, uma empresa que consegue economizar tanto em dinheiro, tempo, mão de obra e logística, garantindo uma maior segurança e credibilidade de suas transações comerciais, certamente terá muito mais recursos para investir em si própria, seja em melhoria de infraestrutura interna, seja para a expansão de seus negócios.