Tudo sobre armazenar NFe na Internet

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento digital emitido pela empresa que tem como função documentar uma operação comercial, seja de mercadorias ou de prestação de serviços. O objetivo da nota fiscal eletrônica é substituir o uso da nota de papel no Brasil, modernizando os modos de emissão de nota fiscal.  Nem todos os setores precisam emitir obrigatoriamente a Nota Fiscal eletrônica, sendo essa compulsória para o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços) e o IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados), porém, pode-se dizer que a nota fiscal eletrônica é o futuro das documentações tributárias no Brasil, uma vez que ela oferece muito mais praticidade e rapidez de consulta, a mobilidade de poderem ser consultadas em qualquer dispositivo e a possibilidade de cruzamento de informações pelo Governo Federal, diminuindo as burocracias para a execução dos processos tributários.

Existem vários tipos de NF-e. Abaixo, alguns dos principais tipos úteis para microempreendedores:

  • Nota Fiscal Avulsa Eletrônica (NFA-e) – é a forma eletrônica e gratuita da nota fiscal avulsa já utilizada pelas microempresas. Funciona exatamente da mesma forma que a impressa.
  • Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) – Não é obrigatória ao microempreendedor individual, porém, caso seja necessário (em caso de ICMS, por exemplo), o empreendedor precisará se cadastrar na secretaria da fazenda para obter a autorização de uso.

Quais os benefícios de utilizar nota fiscal eletrônica?

Os benefícios de se utilizar as NF-e são grandes, dentre eles, podemos citar alguns como baixo impacto ambiental, diminuição do tempo de parada dos caminhões nos postos de fiscalização, menor burocracia, redução dos custos de armazenamento dos documentos pelas empresas, diminuição dos riscos de erros, aumento da confiança e credibilidade e ampliação do controle fiscal, possibilidade de consulta em qualquer lugar e por qualquer dispositivo.

Como aderir a Nota Fiscal Eletrônica?

Para utilizar a NF-e, é preciso que sua empresa tenha autorização para a emissão de notas eletrônicas. É um processo simples e não demorado, que pode ser dividido basicamente em três etapas:

  • Tenha uma assinatura digital – Como em qualquer documento, a Nota Fiscal eletrônica precisa ser assinada. Para isso, você deve, antes de tudo, adquirir um certificado digital para a sua empresa. A aquisição de uma assinatura digital é feita em uma Autoridade Certificadora credenciada pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP).
  • Credencie seu negócio na Secretaria da Fazenda – Para emitir NF-e, a empresa precisa estar cadastrada na SEFAZ. O credenciamento é muito simples, mas é importante que o gestor procure um contador para auxiliar no processo.
  • Instale o Software de emissão NF-e – Após realizar o cadastramento, o envio das NF-e é feito através de um software disponibilizado no site da SEFAZ. Existem outros sistemas mais eficientes, mas que não são gratuitos, porém tem um baixo custo, podendo ser um bom investimento para a empresa. Se a sua empresa contratar um serviço para armazenar NFe’s com segurança, você pode escolher um que também ofereça o serviço de envio de NF-e. 

Como armazenar NFe com segurança?

Assim como as notas convencionais, a empresa necessita armazenar as NF-e com sigilo e segurança por um período de 5 anos a partir da data de emissão da nota. No caso desses documentos digitais, o armazenamento pode ser feito através de nuvem, que são locais virtuais feitos para guardar arquivos com segurança.

Existem serviços padrões de armazenamento, como o DropBox e o Onedrive, que oferecem a opção de guardar com uma segurança razoável, garantir a integridade do arquivo e a possibilidade de acesso remoto. Além deles, existem softwares e empresas especializadas no armazenamento e gestão das NF-e’s, que oferecerão uma maior segurança e sigilo, a possibilidade de acesso em qualquer lugar e também serviços de proteção de dados (como assinatura digital) e envio das NF-e para a Secretaria da Fazenda. Apesar de não serem gratuitos, esses serviços oferecem um excelente custo-benefício, com planos adequados a cada tipo de empresa e que valem a pena o investimento para garantir a total segurança dos documentos de sua empresa.