Por que é seguro armazenar NFe na Internet?

A utilização do meio eletrônico para emitir e armazenar NFe tem sido uma grande evolução nos processos de documentação fiscal. Uma vez que os documentos físicos são substituídos por arquivos online em formato XML ou PDF, não é mais preciso preencher e repetir todos aqueles imensos formulários em várias vias ou até mesmo manter uma sala com estantes cheias de papéis guardados, que hoje, cabem em um pequeno HD no computador ou em uma nuvem, online.

Dentre todos os benefícios, os principais dessas mudanças são a facilidade de manutenção e uma imensa redução dos custos e tempo gastos, tanto pelo empreendedor quanto para os órgãos fiscais, que, agora, tem todas as informações necessárias à disposição. Todo esse dinamismo e disponibilização dos documentos, porém, não diminuem a importância de se armazenar NFe’s com segurança para o caso de eventualidades, muito pelo contrário, elas trazem uma nova necessidade de sigilo e segurança de arquivos que precisa ser suprida pelos empreendedores.

Para gerar e enviar notas, as empresas usualmente utilizam os softwares disponibilizados pelas secretarias da fazenda de cada estado; são programas que geram, emitem e enviam os documentos aos órgãos fiscais, porém, que não oferecem nenhum suporte de arquivamento das notas, cabendo à empresa a responsabilidade de garantir a integridade de seus documentos, como prevê a legislação, em sigilo e segurança por um período de cinco anos a partir da emissão.

Por que é seguro armazenar NFe na Internet?

Quando as notas fiscais são armazenadas na internet, pode-se praticamente, extinguir quase todos os riscos inerentes ao armazenamento físico, como por exemplo:

  • Risco de deterioração dos documentos: Armazenar NFe online em nuvens não se deterioram, uma vez que não se tratam de uma espécie de armazenamento físico, seja por papel, seja em um HD físico. Os sistemas de armazenamento online ainda fazem o trabalho de armazenamento do mesmo arquivo em diferentes locais periodicamente, criando pontos de acesso, que chamamos de Backup. Esses sistemas garantem que o arquivo, mesmo online, não seja perdido com o tempo ou no caso de acontecer algum problema de sistema.
  • Risco de extravio: Sempre que pensamos na gestão de armazenamento físico, devemos levar em conta o transporte desses documentos para a contabilidade, durante o transporte de mercadorias nas estradas ou para órgãos públicos. Quando os arquivos são armazenados online, eles podem ser acessados de qualquer dispositivo conectado à internet, sem a necessidade do transporte físico e, consequentemente, risco de extravio.
  • Risco de alteração/fraude/erros de digitação: Os arquivos, quando salvos através de um sistema de armazenamento seguro, tem a integridade de seus dados garantida, reduzindo em quase zero os riscos de alteração e fraude de documentos. A contratação de um serviço especializado em gestão de notas fiscais é importantíssima nesse aspecto, pois esses serviços irão proteger os dados de sua empresa, inclusive a assinatura digital.

Alternativas de armazenamento com segurança

O nível básico de arquivamento de documentos online é através de softwares especializados em gestão de documentos eletrônicos. Esses softwares, as nuvens, como o Icould, OneDrive e DropBox, são gratuitos e oferecem a possibilidade de arquivamento com segurança, sem alterar os formatos dos arquivos. Mas esse é o único serviço que eles oferecem.

Além deles há os softwares especializados em gestão de notas fiscais eletrônicas que, além do armazenamento, oferece opção de busca por filtragem de dados e serviços de proteção desses dados, o que é muito importante quando se trata de assinaturas digitais. Alguns softwares ainda permitem a criação, edição, emissão e envio das notas para as SEFAZ, substituindo os sistemas oferecidos pelo governo. Esses softwares já contam com sistemas de armazenamento de dados, o que já garante a integridade de suas notas e trabalham com o sistema de armazenamento em diferentes locais, de tempos em tempos, os chamados backups. Esse é o nível de segurança mais barato.

Há os serviços terceirizados de gestão de documentos, os chamados Datacenters. São empresas que oferecem uma maior segurança no gerenciamento das NFe’s, garantindo todos as etapas de emissão, envio e armazenamento de forma ágil e consistente, e ainda oferecem um suporte e consultoria para a empresa. Para empresas maiores, que emitem mais de 2.000 notas ficais por mês, esses serviços podem ser os mais adequados para garantir uma margem mínima de erro em qualquer parte do processo.