Armazenar NFE na internet economiza tempo e dinheiro

Se você trabalha com comércio ou tem uma empresa, certamente já ouviu falar nas Notas Fiscais Eletrônicas (NFe). Elas são utilizadas para os mesmos tipos de operações comerciais e tem a mesma função das notas comuns, com um único diferencial: são emitidas e armazenadas eletronicamente. Apesar de ainda não ser uma prática obrigatória a todas as empresas, as Notas Fiscais Eletrônicas tem ganhado bastante adesão pelas organizações em geral, aceitação decorrente dos inúmeros benefícios que a Nfe pode trazer.

De fato, a Nfe oferece muitas vantagens para a empresa, para o cliente e também aos órgãos públicos. Esses benefícios se resumem, principalmente, em economia de tempo e dinheiro – os grandes fatores determinantes para o crescimento de uma empresa. Veja abaixo por que armazenar NFe economiza tempo e dinheiro para a sua empresa:

Armazenar Notas Fiscais tradicionais gasta tempo e dinheiro para:

  • preencher notas fiscais, muitas vezes que já foram preenchidas anteriormente;
  • organizar e arquivar as notas emitidas;
  • manter as notas arquivadas em um espaço, com custos de mobília e mão de obra para garantir a segurança integridade das mesmas;
  • localizar notas, em caso de consulta;
  • digitar notas para enviar o fechamento ao contador;
  • transportar notas, seja para contabilidade, seja para cliente ou algum órgão público que solicita consulta;
  • grande tempo de parada nos postos fiscais durante o transporte de mercadorias;
  • resolver problemas decorrentes de erros de digitação, perda de documentos.

Economia de tempo

Se uma empresa decide aderir à emissão de NFe, ela consegue economizar tempo em todos os pontos mencionados acima, mas de que forma?

  • Não necessita preencher a mesma nota várias vezes, uma vez que, ao armazenar NFe digitalmente, ela sempre estará à mão para consulta;
  • Não necessita gastar tanto tempo organizando e arquivando notas em pastas físicas, uma vez que elas já estarão organizadas em um sistema online, além de não gastar tanto tempo procurando notas antigas, pois, basta digitar no campo de busca alguma informação da nota e o sistema de armazenamento localizará automaticamente;
  • Não será necessário digitar notas para enviar ao contador, nem mandar vários e-mails, que correm o risco de causar transtorno com erros de endereço, mensagem na caixa de spam, etc. Isso por que, ao armazenar NFe online, o próprio contador poderá ter acesso às notas automaticamente;
  • O tempo de parada em postos fiscais será bem menor, já que todas as notas poderão ser acessadas automaticamente via digital, além de já aparecerem conferidas e validadas no sistema de emissão de notas. Isso significará uma maior rapidez na entrega de mercadorias e menor probabilidade de ocorrerem problemas relacionados durante o processo;
  • A probabilidade de haverem problemas decorrentes de erros de digitação será quase zero, já que as notas não precisarão ser redigitadas ou preenchidas manualmente várias vezes, evitando transtornos com a secretaria da fazenda. Com todos os documentos armazenados online, que estarão também à mão dos órgãos públicos, não será necessário apresentar diversos documentos toda vez que solicitar um serviço à SEFAZ ou em outro órgão; eles já terão todas as informações necessárias disponíveis online.

Economia de dinheiro

Ao optar por armazenar NFe, sua empresa não necessitará despender de um espaço e mantê-lo, adquirir móveis, pastas e ficheiros, gastar com papel, blocos de notas e impressões, pagar um funcionário para cuidar desse armazenamento físico e garantir a integridade dos papéis. Também evitará custos de transporte de notas. Tudo isso além de evitar determinados transtornos e possibilidades de erros, fraudes e extravios, sua empresa também economizará os gastos para resolver esses problemas.

Como podemos perceber, armazenar NFe significa um grande progresso para a empresa que liberará os recursos utilizados na emissão, manutenção e transporte das notas em outras questões, como melhorias internas e projetos de expansão dos negócios.