Como escolher um sistema de armazenar Nfe online

As Notas Fiscais Eletrônicas tem ganhado espaço e representatividade nos processos tributários do Brasil. E, junto com sua utilização, surge a necessidade de se encontrar soluções para armazenar NFe com segurança e integridade pelo tempo exigido e ainda facilitar a emissão, localização e gerenciamento das NFe nos processos internos da empresa. Sabemos que, nesse caso, o que não se deve fazer é armazenar NFe apenas em um HD de computador correndo o risco de perdê-las em caso de problemas de sistema (vírus, etc.) ou de hadrware (curtos, quedas, placas queimadas, roubo, etc.), podendo trazer problemas futuros para a empresa. Para minimizar esses riscos, diversas soluções que vão desde sistemas de armazenamento online simples até os especializados, com serviços de emissão e envio de notas. Confira abaixo algumas soluções para armazenar NFe com segurança.

Plataformas gratuitas

Temos na internet diversas plataformas de armazenamento em nuvem que são gratuitas. Dentre elas, podemos citar o DropBox, GoogleDrive, OneDrive, etc. Essas ferramentas foram desenvolvidas justamente para garantir a permanência e segurança de seus arquivos, com o risco mínimo de possíveis erros. Essa garantia se dá através da restrição de acesso às nuvens, por meio de senha ou autorização de compartilhamento, além de realizarem inúmeros backups, que é um tipo de cópia dos arquivos em diretórios diferentes periodicamente, de modo a criar pontos de acesso, caso haja algum problema no sistema. Essas plataformas também oferecem a vantagem de permitir a visualização – ou até mesmo edição – de arquivos nos formatos XML e PDF, que geralmente são utilizados em NFe, sem o risco de corromper os formatos e configurações dos documentos.

Enfim, são alternativas gratuitas interessantes para armazenar NFe em nuvem, porém, oferecem um sistema padrão de segurança e não têm nenhum serviço específico para o tratamento de notas fiscais eletrônicas.

Plataformas de baixo custo

Pensando no armazenamento de notas fiscais eletrônicas, foram desenvolvidas diversas plataformas especializadas em guardar documentos online com maior segurança e facilidade. Esses serviços variam em diversos planos, desde a segurança básica até outras funcionalidades, como edição e emissão de NFe, com variação também de preços.

Esses softwares especializados em gestão de documentos eletrônicos contam com sistemas de armazenamento de dados (além do armazenamento de arquivos), o que já garante uma maior proteção à integridade dos documentos de sua empresa. Esses dados são do tipo razão social, CNPJ e, principalmente, assinatura digital da empresa. Também trabalham com pontos de restauração de arquivos, os backups. Esse é o nível básico de segurança especializada.

Plataformas de maior investimento

Caso a sua empresa decida ou necessite investir um pouco mais, ela poderá contratar serviços ainda mais completos, que abarcam inclusive as funcionalidades dos softwares de emissão disponibilizados pelas secretarias da fazenda. Esses são os chamados serviços Datacenter, que são empresas especializadas em gestão de documentos online. Terceirizando o serviço para essas empresas, suas notas fiscais eletrônicas e a integridade dos dados de sua empresa serão armazenados em um nível de segurança muito maior e ainda oferecem os processos de geração, emissão de documento e envio da NFe para a SEFAZ de forma ágil e eficaz.

Além de tudo, os Datacenters oferecem também um serviço de suporte e resolução de problemas completo para auxiliar a sua empresa no arquivamento e gestão das NFe. Os planos oferecidos geralmente variam de acordo à intensidade de atividade de sua empresa, isto é, à quantidade de NFe emitidas mensalmente.

Uma opção de software seguro par armazenar NFe é o G2KA NF-e, da G2KA Sistemas. Esse software integra os processos de criação e gerenciamento de suas notas fiscais com a SEFAZ: além de emitir a NFe, ele as armazena com segurança as horas de entrada e saída, e ainda faz a validação automaticamente. É um programa que pode ser utilizado por Datacenters ou até mesmo instalado na própria empresa.