Quanto tempo guardar as notas fiscais eletrônicas da empresa?

As notas fiscais são documentos que, muitas vezes, são descartados com muita facilidade. Mesmo quando fazemos uma breve reflexão sobre nossos hábitos, percebemos o quanto jogamos no lixo a grande maioria das notas fiscais das compras que fazemos. Porém, esses são nossos hábitos como clientes, destinatários. No que diz respeito ao emissor, existe uma legislação que determina um prazo de armazenamento de todos esses documentos para controle do fisco.

O que são as notas fiscais eletrônicas?

As notas fiscais são comprovantes que servem para registrar determinada transação comercial de uma empresa, seja de mercadorias ou de prestação de serviços. Elas demonstram o histórico comercial da organização e servem de comprovação de suas transações. No que tange as Notas Fiscais Eletrônicas, a Secretaria da Fazenda também determina ao emissor a obrigação e responsabilidade de armazenar desses documentos para eventuais consultas do fisco e, caso essa obrigação não seja cumprida, torna-se passiva de multas e incidência de punições à contabilidade da empresa. Mesmo que os documentos já tenham sido enviados e recebidos pela Secretaria da Fazenda, ainda assim é necessário que o emissor guarde as notas. Se solicitada, a empresa deverá então apresentar os documentos digitais aos órgãos tributários.

Quem deve guardar as NFe?

Como as Notas Fiscais Eletrônicas são documentos virtuais, em formato XML e com assinatura digital, a guarda dessas notas pode ser feita através de meios também digitais, desde que autorizados pela SEFAZ. Apesar de a autorização ser pública, a manutenção e gerenciamento desses documentos devem ser feitas pela empresa.

A lei determina que, para guardar as notas fiscais, a empresa precisa garantir o sigilo, a segurança e integridade das NF. Isso significa armazenar os documentos fiscais de modo a eliminar ao máximo a probabilidade de sofrerem danos, erros e arquivos corrompidos, terem suas informações modificadas, de furto, perda ou quebra de sigilo de dados. Para isso, existem hoje diversos softwares desenvolvidos e empresas especializadas no gerenciamento de notas fiscais eletrônicas e banco de dados. O investimento é bem menor que os custos de armazenamento de notas físicas, o que apresenta um excelente custo-benefício ao emissor.

É importantíssimo que os documentos fiscais sejam guardados em segurança absoluta, uma vez que, se perdidos, mesmo que as notas tenham sido recebidas pela SEFAZ, se forem perdidas, a Secretaria da Fazenda não poderá restitui-las ao emissor, podendo ser passíveis de punição, se solicitadas. Por isso, vale enfatizar a necessidade de se guardar as notas em sistemas especializados e que sejam feitos backups periódicos.

Por quanto tempo as NFe devem ser guardadas?

O prazo em que uma empresa necessita guardar as notas fiscais, segundo a legislação, é de 5 anos mais um a partir da data de emissão da nota, ou seja, após emitir a Nfe, a empresa deve armazená-la durante ano corrente e mais cinco anos após este. O prazo e legislação de armazenamento das notas fiscais eletrônicas são os mesmos para as demais notas fiscais.

No que tange o armazenamento das NFe, não é necessário guardar também o DANFe, uma vez que este é somente um documento demonstrativo da nota que já está presente. Assim, também vale para os destinatários, possuindo a nota fiscal, não é necessário guardar o DANFe. Vale lembrar que as empresas que não emitem Notas Fiscais Eletrônicas, a guarda do DANFe é necessária.

Se a sua empresa optar por utilizar as NFe, não será mais necessário se obter previamente a AIDF (Autorização de Impressão de Documento Fiscal), uma vez que não haverá um documento impresso, e sim digital. Tal procedimento de autorização, nesse caso, passa a ser automático e executado para cada NFe emitida.