O que é Armazenamento NFe?

A Nota Fiscal Eletrônica (Nfe) é um documento jurídico que aponta o histórico de transações de uma empresa, sejam de troca de mercadorias ou prestação de serviços. Conforme definido pela Secretaria da Fazenda, é de responsabilidade do contribuinte emissor armazenar cada NFe emitida em local seguro, preservando o sigilo e a integridade do documento, pelo prazo requerido pela legislação tributária, para o caso de eventuais solicitações de exibição ao fisco, se houver necessidade.

O armazenamento de uma nota fiscal eletrônica deve cumprir os seguintes requisitos:

– Sigilo: as notas fiscais são documentos que dizem respeito apenas ao emissor, destinatário e órgãos públicos, por conter informações cadastrais sobre cada uma dessas partes e, por isso, não deve ser aberto ao público.

– Integridade: para armazenar uma NFe, é preciso que o local de arquivamento ofereça condições para manter a integridade do material (nesse caso, o arquivo sem erros, em sua formatação original) e também do seu conteúdo, que diz respeito às informações contidas no documento e a assinatura digital da empresa.

– Segurança: todo o material deve ser armazenado em local seguro, minimizando ao máximo a probabilidade de ocorrerem danos materiais, furtos, perda ou desgaste de arquivos, dentre outros.

– Disponibilidade: ao armazenar uma NFe, ela deve estar disponível para consulta caso seja solicitado por alguma das partes envolvidas, principalmente o fisco. Nesse caso, as NFe devem estar identificadas e organizadas de maneira a serem localizadas sem grande

Quais os benefícios de Armazenar NFe?

Um dos grandes benefícios de se armazenar NFe é o da mobilidade. Tanto o gestor quanto o contador podem ter acesso às NFe a qualquer momento e de qualquer dispositivo conectado à internet, sem custos de impressão e gastos de tempo com transporte e digitação. Outro grande benefício é a facilidade de localização de um arquivo, que pode ocorrer em questão de segundos através de filtros de buscas, como também a diminuição da probabilidade de perdê-los, seja por desgaste, seja por outros fatores. Uma vez que as NFe estarão armazenadas eletronicamente e poderão ser compartilhadas originalmente com as outras partes envolvidas, deve-se considerar também uma redução dos riscos de erros de preenchimento ou de digitação pelo fato de não ter que preenchê-la várias vezes.

Como armazenar NFe?

Assim como as notas físicas, as notas eletrônicas precisam ser armazenadas em condições especiais de modo a garantir a sua segurança e integridade. É comum que muitos gestores armazenem suas NFe em discos rígidos, CD Rom, Pendrives ou Cartões de Memória. Esses tipos de armazenamentos, porém, não são adequados e apresentam grandes riscos, que são o de estarem submetidos a arranhões, desgastes, acidentes naturais, furtos, perda, ou até mesmo um mau manuseio que pode corromper a integridade dos documentos. Para isso, as melhores soluções encontradas são as de armazenamento online, em nuvem.

As nuvens são sistemas de armazenamento virtuais, como uma espécie de HD online. Elas garantem que os documentos estejam salvos, livres de erros de sistemas ou outros problemas, através de sistemas de backups periódicos; além de oferecerem a opção de restrição de acesso por meio de senha ou autorização de compartilhamento. Há sistemas gratuitos e pagos, nos mais diversos tipos de investimento.

As secretarias da fazenda de cada estado disponibilizam em seu portal um software de emissão e envio de notas, porém, esse software não é capaz de arquivá-las. Para isso, existem serviços especializados no gerenciamento de NFe, que oferecem segurança especial na proteção dos dados da nota fiscal, como faturamento bruto, líquido, volumes de vendas, por cliente, produto, região, estado, data, e também dados da empresa, como razão social, CNPJ e assinatura digital. A proteção da integridade dessas informações é necessária para garantir que, em eventuais solicitações de consulta do fisco, elas estejam em seu estado original.