Como arquivar notas fiscais na internet

Em algumas empresas, podem ser emitidas dezenas, ou até centenas de notas fiscais por dia de trabalho. Isso também gera uma grande quantidade de notas fiscais que precisam ser arquivadas de maneira segura e eficiente. Com a grande utilização das NFe (Notas Fiscais Eletrônicas), essa situação sai da estante e vai para a tela do computador, com os sistemas de arquivamento virtuais.

Como arquivar notas eletrônicas?

Um documento digital, por mais que tenha suas vantagens de durabilidade, facilidade de acesso e edição e mobilidade, pode ser muito mais frágil e suscetível a perdas e danos que os documentos impressos. Por isso, o que antes estava nos armários, nas pastas e ficheiros, hoje aparece na tela de um computador. Se uma estante se quebra ou uma pasta se molha, algumas notas poderão se perder ou estragar, porém, se um HD ou pendrive se quebrar ou ser infectado por programas maliciosos, certamente todos os documentos estarão perdidos. É nesse sentido que, quando se trata de arquivar notas fiscais, todo cuidado é pouco e a utilização de HDs físicos para armazenamento pode não ser a solução mais segura.

É nesse sentido que são desenvolvidas plataformas especializadas em armazenamento online, onde os arquivos não são gravados em um disco físico, porém em um HD virtual com periódicos backups, que criam pontos de acesso em locais diferentes, impedindo esses arquivos se perderem em algum problema que possa acontecer no sistema. Esses sistemas de armazenamento, as chamadas nuvens, tem se apresentado como excelentes soluções para arquivar notas fiscais, tanto pelo seu sistema de segurança e garantia da integridade dos arquivos, quanto pelo sigilo oferecido através de restrições de acesso, seja por senhas, seja por autorizações de acesso, etc. Oferecendo a sua empresa a possibilidade de arquivamento seguro.

Outro fator que acompanha os sistemas e arquivamento de notas fiscais, importantíssimo para empresas que realizam um grande número de transações comerciais, é a facilidade de organização e localização das notas. Alguns sistemas oferecem ao usuário a opção de busca por filtros, que podem ser de nomes de clientes, faturamento, data, tipo de transação, valor, produto, etc. permitindo que o usuário encontre e acesse os arquivos em questão de segundos, em poucos cliques. Essa organização é essencial para o bom funcionamento dos processos de gestão da empresa.

Sistemas de Arquivamento de Notas na Internet

Existem plataformas em nuvem que permitem arquivar as notas fiscais de forma gratuita. São sistemas genéricos de armazenamento, que irão oferecer serviços de guarda, proteção, restrição de acesso e filtros de localização. Alguns desses sistemas são muito populares, como o DropBox, OneDrive ou o GoogleDrive.

Além deles, existem as plataformas desenvolvidas especialmente para arquivar notas fiscais, que são softwares pagos, com um custo mais baixo, e que oferecem, além de um sistema de proteção de arquivos e filtros de localização, o serviço de proteção de dados, como, por exemplo, a assinatura digital, que garante a integridade dos arquivos em sua forma original com uma maior segurança. Alguns desses softwares oferecem, além do serviço de armazenamento, a possibilidade de se emitir e enviar notas à secretaria da fazenda, além da validação automática das notas de entrada e saída da empresa.

Se sua empresa dispõe de um investimento um pouco maior, pode-se também contar com os Datacenters, que são empresas especializadas no arquivamento e gestão de documentos online. Esses serviços terceirizados oferecem, além de uma maior proteção aos seus documentos, e a possibilidade de emissão, envio de notas e validação de notas de entrada e saída, um suporte técnico específico para a sua empresa, para lhe dar maior cobertura em casos de eventuais problemas. É importante lembrar que mesmo na contratação de Datacenters, os custos para guardar notas fiscais na internet são muito menores que os custos de armazenamento de notas físicas.

Por que armazenar notas com a NFeCloud?

A NFe Cloud é uma empresa exclusiva em armazenamento de Notas Fiscais eletrônicas, contamos com nossa infraestrutura toda em “Nuvem”, com parceria com Amazon WebServices e total segurança e escalabilidade para atender desde Micro até Grandes Empresas.