3 vantagens de armazenar NFe eletrônica

Normalmente, os gestores de uma empresa costumam fazer o fechamento do mês e enviá-lo ao contador, sendo esse um processo trabalhoso e demorado, que ocupa da empresa um grande tempo que poderia ser aplicado em melhorias e outros trabalhos. Além do tempo gasto, ainda deve-se levar em conta a grande probabilidade de ocorrerem erros durante todo o processo burocrático, seja em fazer os fechamentos, seja no envio à contabilidade.

Para isso, a melhor solução que temos disponível para evitar tais transtornos é o armazenamento de notas fiscais em nuvem, que podem ser compartilhadas e acessadas remotamente. Muitos empresários hoje já ouviram falar desse tipo de armazenamento, porém tem receio de aderir, por falta de conhecimento do funcionamento ou por insegurança. Porém, essa é uma prática que traz inúmeras vantagens.

Mobilidade

Os serviços de armazenamento em cloud oferecem, primeiramente, a vantagem da mobilidade: tanto os administradores quanto os contadores de uma empresa podem acessar as notas fiscais eletrônicas em qualquer lugar, por qualquer computador ou dispositivo móvel. Além disso, tais sistemas de armazenamento permitem o acesso aos arquivos tanto em formato XML quando em PDF/DANFe, possibilitando a visualização das NFe em qualquer tipo de dispositivo com acesso à internet, sem necessitar de uma configuração prévia.

Os principais serviços de armazenamento, como o Dropbox e o OneDrive oferecem às empresas uma excelente infraestrutura de suporte técnico que as ajudarão a guardar seus arquivos de dados. Porém, obviamente, apesar de toda a facilidade que os sistemas comuns oferecem, eles não superam a infraestrutura oferecida por empresas especializadas em armazenar NFe, que conhecem cada detalhe e risco inerente à prática e já oferecem soluções para os possíveis problemas, dificuldades ou fragilidades inerentes ao serviço que podem vir a acontecer.

Economia de recursos

O processo tradicional de armazenamento de notas fiscais requer impressão, gerando custos de papel e tinta; logística de armazenamento, que são a necessidade de um espaço para guardar documentos, espaço este que poderia ser usado para outras atividades da empresa, compra de ficheiros e móveis (estantes, armários) e a existência de um funcionário para organizar e acessar esses arquivos constantemente. Para o compartilhamento desses documentos com a contabilidade, é preciso que haja um meio de transporte, custos de combustível e um profissional para levar os documentos. Enfim, os processos de armazenagem de NFe e DANFe geram para a empresas constantes gastos financeiros e de tempo, além de maior risco de perda ou danificação dos documentos durante os processos.

Se a empresa decide armazenar NFe em nuvens, todos esses gastos com recursos, tempo e logística são cortados ou reduzidos, podendo ser direcionados para outros investimentos internos da empresa, sem contar que torna o empreendimento ecologicamente mais sustentável e rápido.

Segurança de armazenamento

O armazenamento tradicional de notas fiscais eletrônicas exige da empresa e contabilidade uma rede de infraestrutura de conservação e segurança dos documentos. Toda essa organização necessita de um espaço seguro para guardar as NFe’s e DANFe’s, que demanda custos de logística e manutenção, como mencionado no tópico anterior, e a contratação de uma pessoa para manusear tais documentos.

Quando a empresa opta por armazenar NFe em nuvem e compartilhá-la, todos os profissionais envolvidos na manutenção desses documentos poderão ter acesso imediato sem necessitar impressão e transporte dos arquivos, e tudo isso através de um sistema restrito de acesso (senha, chave de acesso, etc) que irão garantir a privacidade dos arquivos. Outro fator importantíssimo é que a armazenagem em cloud reduz a probabilidade de perda dos documentos, pois eles são mantidos sempre salvos, através dos inúmeros backups realizados automaticamente, que garantem a segurança e integridade dos arquivos sem necessitar de todos os custos de logística tradicionais.