Soluções para a organização de arquivos empresariais

A Organização de arquivos empresarias é um serviço que visa controlar o tráfego de documentos dentro das empresas. Os gerenciamentos dos documentos podem ser feitos tanto em arquivos físicos quanto virtuais.

Grandes empresas possuem uma grande demanda de entradas e saídas de dados todos os dias. Comportar todos esses documentos em pasta física seria quase que impossível, por isso a tecnologia traz avanços que ajudam no gerenciamento e armazenamento de grandes volumes de informações.

Através dos chamados banco de dados, muitos documentos são armazenados virtualmente em nuvens, evitando assim, o acúmulo de papéis pelo arquivo morto das organizações.

No entanto, por mais que sabemos que documento é algo importante, que armazená-los é imprescindível, há ainda muitas dúvidas em relação ao modo de armazenamento, o tempo em que se tem validade fiscal, quais são os documentos que realmente precisam ser armazenados e etc. Por contas disso, preparamos hoje um artigo que irá lhe sanar essas dúvidas e ajudá-lo a organizar de uma vez por todas toda essa papelada do escritório.

Principais documentos que devem ser armazenados

O início do ano costuma ser o período em que gavetas e armários são esvaziados para dar lugar a novos papéis. Porém, vários especialistas em organização alertam: é preciso criar critérios ao jogar fora a papelada para não sofrer prejuízos no futuro.

Vamos listá-los para você:

  • Documentos Trabalhistas e Previdenciários;
  • Alvarás;
  • Licenças – Ambiental, Sanitária e etc.;
  • Notas Fiscais;
  • Registros contábeis;
  • Comprovante de Recolhimentos de Tributos;
  • Contrato Social.

Todos esses documentos precisam estar disponíveis e atualizados, caso a empresa seja fiscalizada.

Por quanto tempo devem ser guardados?

São vários documentos que entram e saem das empresas todos os dias, como já vimos no tópico anterior, alguns itens são atualizados todos os meses, como por exemplo, tributos são pagos todos os meses, NF’s entram e saem diariamente.

Abaixo segue uma relação do tempo médio de validade fiscal de cada documento:

3 anos

– CAGED;

– CIPA – Folhas de Votação;

– Ficha de Acidentes de trabalho.

5 anos

– Comunicação de Dispensa de empregado;

– CIPA Anexo I;

– Contribuição Sindical;

– DIRF;

– Relatórios de Acidentes do Trabalho.

10 anos

– Atestado médico de gestante;

– Ficha de salário maternidade;

– RAIS;

– Convênio Salário Educação.

20 anos

– PPRA.

30 anos

– Documentos relativos ao FGTS.

Após estes períodos, os documentos podem ser encaminhados para o arquivo morto da empresa.

Existem, ainda, alguns documentos que, embora não haja previsão legal, devem ser mantidos pelo por tempo indeterminado, como por exemplo a folha de pagamento dos empregados, os livros de inspeção do trabalho e o livro registro de empregados. Para melhor armazená-los, uma dica importante é criar pastas virtuais. Assim, facilita o gerenciamento de documentos a longo prazo.

Onde e como guardar melhor?

Organizar é sinônimo de ordenar. Você já deve ter visto alguma vez na vida alguém procurando por horas algum documento ou papel importante.

Dar ordem nos arquivos é o mesmo que armazená-los, separando-os por padrões. Por exemplo, em uma gaveta ficam todos os comprovantes de pagamento de tributos e dentro de cada pasta daquela gaveta ficam os comprovantes específicos de cada tributo (uma pasta para pagamentos e IRPJ, outra pasta para pagamentos de INSS, outra para GRU e etc.).

Segue abaixo, para auxílio, uma lista com algumas dicas importante na hora de criar seu arquivo:

  • Estabeleça um local específico para guardar seus documentos;
  • Organize-os por grupos e utilize pastas específicas;
  • Tenha sempre um ajudante para auxiliá-lo;

Use a internet, crie pastas virtuais para backup.

Por que armazenar notas com a NFeCloud?

A NFeCloud é uma empresa exclusiva em armazenamento de Notas Fiscais eletrônicas, que conta toda sua infraestrutura em “Nuvem”, com parceria com Amazon WebServices, é total segurança e escalabilidade para atender desde Micro até Grandes Empresas.

Espero que essas dicas possam te ajudar a organizar toda essa papelada de uma vez por todos. Boa sorte!