Nota Fiscal: qual a melhor maneira de organizar e armazenar

A Nota Fiscal é um dos documentos que compõem a base dos registros contábeis de uma empresa. Como outros documentos considerados importantes, a NF precisa ser armazenada de maneira correta para não perder algumas informações sobre o serviço prestado ou produto vendido como valores, retenção de impostos e a descrição de serviços prestados ou produto vendido. Por conta disso, iremos falar sobre o tema Nota Fiscal: qual a melhor maneira de organizar e armazenar.

Os riscos de não arquivar adequadamente Notas Fiscais

Existem dois modelos de Notas Fiscais, as impressas e as eletrônicas. O armazenamento de cada uma é diferenciado.

A organização adequada possibilita um compartilhamento mais eficaz das informações e reduz o custo no controle dos documentos fiscais, principalmente no caso das Notas eletrônicas, já que o processo passa a ser informatizado.

Manter um arquivo desorganizado aumenta a possibilidade de sonegação, dificulta no momento da auditoria e o cruzamento eletrônico de dados eletrônicos passa a ser ineficaz (em casos de NF-e).

Além de todos esses transtornos, a desorganização dificulta na agilidade ao buscar informações, daí a resposta do porquê vemos colegas de trabalho procurando por horas algum documento nos arquivos.

Uma dica é que você pode arquivar suas notas eletrônicas em um computador ou na nuvem. Existem diversas ferramentas que facilitam o arquivamento destes documentos e que mantém o backup das NF-e por até cinco anos no próprio sistema.

Vale uma observação: a empresa precisa ter um sistema de contabilidade para converter o arquivo eletrônico em um formato especifico de acordo com a legislação vigente. Lembrando que é obrigatório fazer a emissão da nota fiscal de maneira física ou virtual, o que pode ocasionar em multas caso não cumpra a legislação.

Como organizá-las?

A organização de qualquer arquivo é um serviço que visa controlar o tráfego de documentos dentro das empresas. Os gerenciamentos dos documentos podem ser feitos tanto em arquivos físicos quanto virtuais.

No caso das Notas Fiscais, as informações principais devem estar sempre de maneira legível, livres de quaisquer rasuras, disponíveis de maneira clara e objetiva. Sua armazenagem correta demonstra zelo e organização.

Por isso que devemos ter alguns cuidados adequados no manuseio e armazenamento das notas.

As Notas Impressas e o seu armazenamento, pode ser realizado em caixas, identificadas por mês e depois colocadas separadas em um armário. Como o armazenamento deve ser mantido por, no mínimo, cinco anos, após este período elas podem ser encaminhadas para o arquivo morto.

Para as notas que já estão impressas e você ainda não sabe como organizá-las, uma dica é categorizá-las por mês ou cliente, enfim, da maneira que achar mais fácil para seu controle.

Já as Notas eletrônicas, mesmo estando em formato digital, também devem ser armazenadas por, no mínimo, cinco anos, guardando o arquivo gerado e garantindo a sua integridade. Os arquivos de nota fiscal eletrônica devem ser guardados em formatos XML.

Através dos chamados banco de dados, muitos documentos são armazenados virtualmente em nuvens, evitando assim, o acumulo de papéis e mais papéis pelo arquivo morto das organizações. Uma dica é centralizar suas NF-e em um único lugar, de maneira segura, através de um banco de dados em um sistema de gerenciamento de nuvens, e sempre faça backup.

Segue abaixo, para auxílio, uma lista com algumas dicas importantes na hora de criar seu arquivo para armazenagem das NF-e:

  • Estabeleça um local específico para guardá-las;
  • Organize-as por grupos, como por mês de emissão ou por cliente;
  • Tenha sempre um ajudante para auxiliá-lo;
  • Use a internet, crie pastas virtuais para backup no caso das NF-e.

Esperamos que essas dicas possam te ajudar a organizar toda essa papelada de uma vez por todos. Boa sorte!