NF-e sem complicação: tudo o que você precisa saber sobre Notas Fiscais Eletrônicas

Olá,

Você sabe o que é a Nota Fiscal Eletrônica? Você sabe como gerar uma Nota Fiscal Eletrônica? Quais são as vantagens de gerar uma Nota Fiscal Eletrônica?

Depois de dez anos de funcionamento, a Nota Fiscal Eletrônica ainda gera muitas dúvidas, principalmente para aqueles que ainda estão começando a sua empresa. Esse guia rápido e prático tem a intenção de te ajudar a resolver as questões principais, para que você solucione as suas dúvidas antes de começar a gerar uma Nota Fiscal Eletrônica.

O que é a Nota Fiscal Eletrônica?

A Nota Fiscal Eletrônica – mais conhecida pela sigla NF-e, que nós vamos utilizar ao longo do texto – segundo o Ministério da Fazenda, é como um documento exclusivamente digital, que é emitido e armazenado eletronicamente para documentar – com fins fiscais – uma operação de troca de mercadorias ou de prestação de serviços. É válida juridicamente por conta da assinatura digital do remetente, além da Autorização de Uso fornecida pelo Fisco, antes de que ocorra a troca de mercadorias ou prestação de serviços.

Como funciona o processo de geração da NF-e?

A empresa que emite a NF-e gera um arquivo eletrônico que deve conter as informações ficais da operação e deve ser assinado digitalmente. A NF-e, então, será transmitida para a SEFAZ (Secretaria da Fazenda) do estado do contribuinte, onde a NF-e será pré-validada e a Autorização de Uso será gerada e repassada para a empresa.

Ao mesmo tempo, a NF-e, também será repassada para a Receita Federal. A SEFAZ e a RFB devem disponibilizar virtualmente o documento para consultas, uma vez que os interessados tenham a chave de acesso do documento eletrônico.

Uma representação gráfica da NF-e, chamada de DANFE (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica) deve ser impressa em papel comum de via única. O DANFE é gerado com o intuito de acompanhar o trânsito da mercadoria e deverá conter a chave de acesso para a consulta da NF-e e um código de barras.

Com os dados no DANFE, o destinatário poderá escriturar os dados da NF-e. O remetente deve escriturar os dados de acordo com as Notas Fiscais eletrônicas enviadas e recebidas.

Como gerar uma NF-e?

Os processos para gerar uma NF-e são simples, mas devem ser efetuados impreterivelmente, ou não se consegue gerar uma NF-e.

Antes de qualquer coisa, você deve gerar um certificado digital. O certificado digital é o que vai validar juridicamente a sua NF-e, uma vez que se pode conferir a sua assinatura e a autenticidade do documento. Para se obter um certificado digital, você deve escolher uma Autoridade Certificadora (ACs), que te indicará os procedimentos para que você possa obter o seu certificado, geralmente com algum custo. Para consultar a lista de ACs disponíveis e avaliar qual é a melhor para você, você deve acessar o site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação. No menu “Certificado Digital”, você deve acessar “Autoridades Certificadoras”.

Depois, você deve acessar o site da SEFAZ do seu Estado e se credenciar para gerar uma NF-e. O procedimento varia em cada SEFAZ; de maneira geral, apenas um cadastro simples se faz necessário.

Após esses procedimentos, você deve escolher um programa emissor de NF-e. Até 31 de dezembro de 2016 estará disponível o emissor gratuito da SEFAZ-SP; no entanto, existem no mercado outros emissores, gratuitos e pagos, que podem ser personalizados ao seu tipo de serviço ou integrados ao seu sistema.

Seguindo esses três passos, você estará disponível para gerar a NF-e.

Vantagens de se gerar uma NF-e

A NF-e é vantajosa para todos os envolvidos. Para o remetente, reduz gastos de impressão e armazenamento, além de otimizar o gerenciamento das notas fiscais. Para o destinatário, reduz erros de escrituração, além de também ter o gerenciamento das notas otimizadas. Para o Fisco, a veracidade das informações é atestada, além de diminuir a sonegação de impostos.