5 erros comuns ao armazenar sua nota fiscal eletrônica

Erros na hora de administrar notas fiscais eletonicas
Erros na hora de administrar notas fiscais eletonicas

Olá,

Você sabe o que é a NF-e? Em vigência desde o ano de 2006, a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é uma forma segura de gerar as notas fiscais de trocas de mercadorias, em via eletrônica, de maneira a facilitar sua gerência e armazenamento, além do controle do Fisco.

No entanto, mesmo depois de dez anos de funcionamento, alguns erros são cometidos. Mais comuns do que aparentam, tais erros podem ser prejudiciais para o administrador no futuro. Vamos listar aqui os cinco principais erros, cuja prevenção é muito simples e geram importantes resultados:

  1. Não armazenar as NF-e

Uma das principais funções da NF-e é, justamente, facilitar seu armazenamento. Seu formato digitalizado facilita o armazenamento, por não ocuparem espaço físico. Ainda, para mantê-las de maneira ainda mais segura e menos espaçosa, podem ser armazenadas em nuvem. É uma obrigação fiscal de qualquer empresa o armazenamento de todas as NF-e, sejam elas recebidas ou emitidas, pelo período de cinco anos somados ao ano corrente. O não armazenamento pode gerar problemas. Erros ou conflitos nos dados podem render multas de até mil reais, por documento.

  1. Não armazenar os documentos de forma segura

A organização de seus arquivos é importantíssima, pois otimiza o tempo e gestão sempre que necessário. O armazenamento em nuvem se faz ainda mais importante por conta de que armazenar em um HD, pode ter o problema de que seu disco se corrompa ou até mesmo pare de funcionar. Para te ajudar, existem programas e serviços de gestão das notas fiscais, que podem ser obtidos por um preço acessível.

  1. Negligenciar a validade jurídica de seus documentos

As NF-e precisam tem duas características que validam juridicamente seus documentos: o Certificado Digital e a Autorização de Uso. Sem estes, a NF-e não é juridicamente válida e não pode ser utilizada para declarar a transação comercial. Você não deve armazenar NF-e sem verificar esses dois pontos e se certificar da veracidade da sua nota. Caso haja o armazenamento de uma nota falsa, ou seja, fria, isso pode caracterizar crime de falsidade ideológica e de sonegação de impostos.

  1. Confundir a DANFE com a NF-e

A DANFE (Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica) é apenas uma versão simplificada da NF-e. A DANFE só tem validade enquanto a NF-e também estiver válida. Enquanto a NF-e é um arquivo digital, em formato XML, a DANFE é um arquivo impresso, que conta com os dados principais da operação e um código de barras bidimensional. Em caso de divergências entre a DANFE e a NF-e, a multa pode alcançar o valor integral da operação comercial na qual ambas se referem.

  1. Ficar dependente do recebimento da NFe via e-mail

Tal dependência não pode ser uma boa ideia. O volume e a dinamicidade das caixas de e-mail aumentam com certa frequência. Ainda, o emissor pode se esquecer de enviar o documento, o que resultaria na perda de um documento fiscal muito importante. Para que isso não ocorra, o ideal é que se faça uso de gestores de notas fiscais, de maneira que eles captem a informação diretamente da Secretaria da Fazenda, evitando a emissão e o armazenamento de notas frias.

Viu como é simples? Esses pequenos passos podem fazer uma grande diferença na administração da sua empresa e na gestão de sua contabilidade. Além disso, podem evitar que você sofra com a dor de cabeça de uma multa ou de um processo judicial futuramente.