Como armazenar as NF-e corretamente

Você sabe o que é a Nota Fiscal Eletrônica?

Conhecidas também pela sigla NF-e, a Nota Fiscal Eletrônica é um documento digital, cuja emissão e armazenamento é feito eletronicamente, de fins fiscais. Tem sua validade jurídica garantida pela assinatura digital do remetente, somada com a Autorização de Uso, que deve ser fornecida pelo Fisco antes de que a operação comercial seja feita.

A NF-e tem a intenção de substituir a nota fiscal impressa. Suas vantagens residem nas facilidades que promovem no que se refere a diminuição de custos, na facilidade no seu armazenamento e no maior controle, tanto de quem envia quanto de quem recebe, como o Fisco.

Sobre o armazenamento da NF-e

O armazenamento da NF-e é obrigatório pelo período do ano corrente mais cinco calendários fechados. O não armazenamento da NF-e resulta na perda de documentos, o que caracteriza sua impossibilidade de ser apresentado para o Fisco. Isso pode gerar multas de R$ 174,00, aproximadamente, por documento perdido.

  1. Verificação de assinaturas

Antes de você começar a pensar em qual a forma mais adequada de se armazenar suas NF-e, você deve atestar a validade das notas fiscais. Como você pode fazer isso? Verificando a validade da assinatura digital. A assinatura digital é conseguida através do certificado digital. Sem esse certificado, o emissor não pode sequer emitir sua nota fiscal. Armazenar uma NF-e com uma assinatura digital inválida pode caracterizar crime contra a ordem tributária.

Para verificar a validade da assinatura, você deve consultar o site da Secretaria da Fazenda de seu estado, onde você certamente será redirecionado para uma plataforma de verificação da validade de tais assinaturas.

  1. Verificação de dados

Os dados constados na NF-e devem ser conferidos se estão todos de acordo com as compras, uma vez que uma nota fiscal gerada com dados falsos pode ser caracterizada como nota fria, o que é crime.

  1. Classificação de documentos

A melhor maneira de se armazenar as suas notas fiscais é organizando-as. Como um arquivo, organize as suas notas fiscais da seguinte maneira:

  • Crie uma primeira pasta classificando qual é o tipo de arquivo, se são NF-e ou se são CT-e e se são enviadas ou recebidas;
  • Dentro dessa pasta, crie outra pasta, indicando qual é a data nas quais esses arquivos foram gerados, de acordo com o mês e o ano. Você pode criar pastas separadas para os anos e, dentro delas, criar pastas mensais, mas isso pode ser mais trabalhos;
  • Dentro das pastas onde as datas estão definidas, você pode criar pastas de acordo com o nome das empresas nas quais as operações comerciais foram realizadas;
  • Por fim, dentro destas pastas, você vai criar pastas para separar as notas de acordo com suas numerações.
  1. Qual a melhor forma de armazenamento

Você pode armazenar as suas notas no próprio computador da empresa. Isso é recomendado? Não exatamente. O ponto é que o computador pode sofrer alguns danos externos como entrada de água, baixas de energia, entre outros, que podem ocasionar na perda de dados. Então, se você deseja armazenar suas notas fiscais em um computador, é recomendado que se faça um backup periodicamente. Esse backup pode ser feito para HD’s externos, pendrives, ou em armazenamento em nuvem.

O armazenamento em nuvem em servidores externos é o mais indicado por conta de sua baixa chance de perda. Garanta que o servidor seja de confiança e que haja uma assistência por parte deles em caso de problemas. O ponto é que esse tipo de serviço, geralmente, é pago.

Por que não se deve armazenar apenas o DANFe?

Porque a DANFe não tem validade fiscal, uma vez que é apenas uma versão simplificada impressa do XML da NF-e, que é o que realmente importa. Além disso, apresentar ao Fisco o DANFe sem a NF-e, pode gerar uma multa de 35% do valor da operação na qual sua realização gerou a nota.