Por que armazenar os XML das NF-e?

A NF-e veio para auxiliar as transações de quem vende e de quem recebe. Criada em 2005 e implantada definitivamente em 2006, a NF-e, sigla para Nota Fiscal Eletrônica, permite que as notas fiscais sejam melhor controladas pelo comprador, pelo vendedor e pelo Fisco.

Dentre as vantagens da NF-e causadas pela informatização do sistema, está a diminuição de custos e de espaço. Considere que uma nota fiscal impressa demanda custos de papel e de tinta para impressão. Ainda, a nota fiscal impressa demanda custos de armazenamento, como arquivos e pastas, que também geram uma maior ocupação de espaço.

Além de tudo isso, uma nota fiscal impressa pode ficar suscetível a agentes externos como: água, poeira, corrosão por produtos químicos e por traças.

Melhorias da NF-e

As melhorias que a NF-e trouxe são evidentes. No entanto, dez anos após a sua implantação, ainda restam algumas dúvidas sobre o seu armazenamento e como gerenciá-las.

É importante frisar que a DANFe, versão impressa e resumida da NF-e, não é a nota fiscal e nem vale como tal. A DANFe só vai ter sua validade enquanto houver a validade da NF-e. O que é para ser armazenado, de fato, é o arquivo XML da NF-e, pois é ele que tem a validade fiscal. É através do XML que o governo – ou seja, o Fisco – tem como saber todos os detalhes do negócio.

Relatar a DANFe sem ter o arquivo XML da NF-e ocasiona em multa de 35% do valor da operação no qual a DANFe se refere.

É necessário que se guarde a NF-e por cinco anos. Não guardar, ou seja, não ter posse, perder a NF-e por esse período podem ocasionar em multa de R$ 174,50 por documento fiscal não apresentado.

Habitue-se a armazenar o arquivo digital e sempre verifique se o documento apresentado é válido. A validade jurídica das notas fiscais são dadas através do certificado digital. Sem o certificado digital, a empresa sequer pode ter autorização para gerar notas fiscais, pois ela é o que garante a integridade do documento.

Se a assinatura eletrônica do documento não for válida e o documento for armazenado, haverá consequências: pode caracterizar crime contra a Ordem Tributária e as penas podem ser de 2 a 5 anos de reclusão.

O armazenamento adequado das XML incorre em um armazenamento em nuvem, em um servidor adequado, que possa te fornecer toda a assistência necessária em casos de problemas. No entanto, é muito possível que a imensa maioria destes tipos de serviço sejam pagos, o que pode prejudicar empresas de pequeno porte que ainda estão em seus primeiros passos.

Utilizar softwares gratuitos para a emissão e armazenamento dos XML não é, de todo, inválido, talvez mais arriscado, justamente porque os serviços gratuitos não têm, de maneira geral, muitos recursos de segurança que seriam importantes.

A SEFAZ-SP oferece um software gratuito até o dia 31 de dezembro de 2016, sendo as suas atualizações para o ano de 2017 descontinuadas. Sendo assim, a utilização desse software no momento é desencorajada, de maneira que é prudente que tais usuários desse software já deem início ao processo de migração de seus dados e notas para outro software.

Também não é encorajado que se faça o armazenamento das NF-e em HD, por conta de que tal armazenamento pode ter problemas de ordem externa como: quebras, o HD pode queimar, pode se perder e tantas outras coisas que podem ocasionar na perda de suas notas fiscais e gerar problemas com o Fisco.