O que mudou com a contabilidade digital?

O contexto contemporâneo é de interligação entre espaços, diminuição de distâncias, mensagens que são enviadas e recebidas simultaneamente e de informação que circula em alta velocidade.

O que proporciona isso é a Revolução Digital, cujo início é incerto, mas é senso comum que começa no século XX. O que impulsionou a Revolução Digital foi o advento e a expansão da internet; é a internet que também proporciona toda essa conectividade que o mundo hoje experimenta.

Como todos os campos de conhecimento, a Contabilidade também foi influenciada pela Revolução Digital. Aumentaram-se o volume de dados que as empresas enviam e recebem todos os dias, assim como a velocidade na qual circulam esses dados foi ampliada.

Para gerenciar tal fluxo de dados, se fez necessário que se promovesse uma revolução também na forma de fazer Contabilidade. Os arquivos digitais tomaram o lugar de infinitas quantidades de documentos impressos em papel e seus anexos. Os arquivos deram lugares a pastas virtuais. Enfim, foram promovidas diversas mudanças para que fosse possível lidar com tudo.

Em âmbito nacional, podemos falar da integração entre os estados da nação e os seus dados contábeis e fiscais, que foram constitucionalizados pela Emenda 42, no ano de 2001. Alguns anos mais tarde, em 2005, são criados dois pontos que podem ser definidos como chaves para a integração nacional de dados e que podem demonstrar o que é a Contabilidade Digital no país: o SPED e a NF-e.

Sped: do que se trata?

Antes de qualquer coisa, é preciso saber que Sped é uma sigla, significa Sistema Público de Escrituração Digital. O Sped   uma espécie de software, disponibilizado pela Receita Federal para que se mantenham oficializadas e padronizadas em um formato específico os arquivos digitais das escriturações fiscais e contábeis das empresas. Dessa maneira, os arquivos de escrituração poderão ser validados, assinados digitalmente e seu conteúdo pode ser visualizado e transmitido eletronicamente para as entidades competentes.

O Sped se divide na Escrituração Fiscal Digital (EFD) e na Escrituração Contábil Digital (ECD). A EFD é um arquivo formado do conjunto de escriturações de documentos ficais e de outras informações que tangem aos órgãos competentes.  A ECD é a alternativa digital a escrituração em papel, no intuito de refletir as operações reais da empresa de maneira correta e sem equívocos.

NF-e: do que se trata?

Assim como o Sped, a NF-e é uma sigla para Nota Fiscal Eletrônica. A NF-e é um documento que existe apenas na sua versão digital, é emitido e armazenado apenas eletronicamente. A função da NF-e é a de declarar, para fins fiscais, operações comerciais e serviços prestados.

A NF-e foi implementada no ano de 2006, mas em 2010 começou a ser obrigatória para todos os estabelecimentos. A NF-e é validada juridicamente através da assinatura digital, que é obtida através do certificado digital. As informações geradas pela NF-e são simultaneamente transmitidas aos órgãos competentes e a validade das NF-e podem ser atestadas online, através do site das respectivas SEFAZ estaduais.

Quais foram as mudanças que a Sped e a NF-e promoveram em relação à contabilidade tradicional?

A substituição de protocolos, documentos e formulários em formato impresso para arquivos digitais gerou muitas vantagens para quem vende um produto ou serviço, para quem compra tais produtos e serviços e para as entidades regulamentadoras. A agilidade que os processos alcançaram os tornaram mais dinâmicos e menos suscetíveis a equívocos. O Governo pode ter maior controle sobre as empresas, garantindo assim maior confiabilidade nos processos e evitando fraudes. Os custos com a impressão e armazenamento de papel foram diminuídos, apesar do aumento de investimentos em softwares e capacitação dos colaboradores para lidar com a contabilidade digital.