Cinco informações práticas de como emitir a NF-e

A Nota Fiscal Eletrônica, de sigla NF-e, foi implementada em 2006 para facilitar a vida de quem solicita um produto ou serviço, de quem gera um produto ou serviço e de quem fiscaliza essas operações comerciais.

Isso porque a NF-e é um documento para fins fiscais que foi feito exclusivamente em plataforma digital, sendo sua emissão e armazenamento também digitais. A digitalização das notas fiscais promoveu uma facilidade nas suas trocas e envios, além de facilitar a fiscalização por parte do Fisco e da SEFAZ.

No entanto, uma década depois de sua implementação, a NF-e ainda gera dúvidas sobre os procedimentos mais adequados para a sua emissão. Se você se vê contemplado por essas dúvidas, aqui vai um guia rápido para te ajudar:

  1. Garanta o seu certificado digital

O Certificado Digital é o primeiro passo para se poder emitir a NF-e. É ele quem permite que você assine a NF-e digitalmente, o que dá validade jurídica ao documento. Sem isso, você não consegue se cadastrar na Secretaria da Fazenda (SEFAZ) para começar a gerar as notas fiscais.

Para conseguir o certificado digital, é preciso que você direcione isso a algumas das Autoridades Competentes para ter uma certificação, sob o pagamento de um valor, que varia de acordo com o tipo de certificação. Você pode acompanhar quais são essas Autoridades Competentes no site do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

  1. Cadastre-se em sua SEFAZ estadual

Em posse do certificado digital, você estará apto para se cadastrar na sua SEFAZ estadual. O cadastro é feito de maneira muito simples, através do site da SEFAZ. Não leva mais do que poucos minutos e alguns dados serão solicitados. Assim que você estiver autorizado, poderá gerar tranquilamente a NF-e.

  1. Escolha um emissor adequado

Esse é o terceiro passo para gerar as NF-e. Você precisa escolher um emissor que se adeque as suas necessidades. No mercado existem emissores pagos e gratuitos. A SEFAZ-SP, até o dia 31 de dezembro de 2016, estará disponibilizando um emissor gratuito. No entanto, seu uso é desencorajado por conta da descontinuação das atualizações para o próximo ano. Os usuários desse emissor devem migrar seus dados para outro emissor o quanto antes.

Ainda, existem outros emissores gratuitos, que podem oferecer uma menor gama de serviços em relação aos emissores pagos. Os emissores pagos podem ser integrados ao seu sistema ou personalizados para melhor atender as suas necessidades. Avalie o que é importante para você no momento e baseie isso às suas escolhas.

  1. Atente-se aos campos de preenchimento

Uma das maiores praticidades da NF-e é justamente a facilidade de seu preenchimento, que pode ser relacionado a um banco de dados. Assim, você pode digitar poucos dados e o sistema se encarrega de “puxar” os dados e facilitar todo o seu trabalho.

No entanto, na hora de você cadastrar esse banco de dados, atente-se as informações colocadas, justamente para você não ter o trabalho de corrigi-las todas as vezes, tornando trabalhoso o que era feito para facilitar a sua vida.

  1. Não confunda o DANFe com a NF-e

DANFe significa Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica. Ele não tem a validade fiscal da NF-e, inclusive, ele só tem razão de existir enquanto existir a NF-e. Então, não adianta armazenar o DANFe sem ter a NF-e muito bem armazenada: isso, inclusive, pode gerar uma multa de 35% do valor da operação.