O que mudou com a implementação das NF-e?

A Nota Fiscal Eletrônica, também conhecida como NF-e, é um documento que começou a ser implantado no Brasil em 2006. Você sabe do que ela se trata?

A NF-e é um documento, cujo formato é de um arquivo digital, que é emitido e armazenado eletronicamente. Seu objetivo é registrar operações comerciais ou prestação de serviços, com fins de fiscalização. A NF-e foi criada em 2005, no entanto, sua implementação se deu apenas no ano seguinte em todo território nacional.

Em substituição as notas fiscais impressas, a NF-e foi criada para facilitar a vida do emissor, do vendedor e dos órgãos de regulamentação.

Você sabe quais foram as mudanças que a implementação das NF-e causaram na forma de se gerir uma empresa? Portanto, segue abaixo uma lista com as cinco principais mudanças causadas pela implementação na NF-e:

  1. Mudou a forma de armazenar as notas fiscais

Com as notas fiscais impressas, para aqueles que tinham posses delas, era necessário que se reservassem um espaço físico para fazer o armazenamento correto. Isso demandava um certo gasto na compra de arquivos e pastas para poder fazer o armazenamento. Ainda, as notas impressas eram mais suscetíveis a ação de agentes externos, como água, poeira e corrosão por traças.

Já com as NF-e, o espaço físico não se faz mais necessário por conta do armazenamento digital das notas. Você nem precisa ter um HD externo para armazená-la: pode utilizar serviços de armazenamento em nuvem que ocupam ainda menos espaço e são mais seguros.

  1. Mudou a forma de organizar as notas fiscais

Com as notas fiscais impressas, a organização ficava um pouco mais complicada por conta do volume de papel a ser distribuído em arquivos e em pastas, de maneira que as notas poderiam estar em lugares indevidos, o que possibilitava perdas.

Já com as NF-e, você pode fazer consultas rápidas as suas notas fiscais. A organização é mais fácil, prática e segura com a distribuição das notas por pastas virtuais. Ainda, as NF-e eliminaram a necessidade de formulários gráficos e da encadernação das notas.

  1. Diminuiu os erros ao escriturar as notas fiscais

A escrituração das notas fiscais impressas era mais lenta e demorada por conta da falta de dinamicidade na relação entre olhar o papel e fazer a escrituração. Ainda, era mais suscetível a erros, fazendo com que algum dado importante acabasse sendo esquecido na hora de escriturar.

Com as NF-e, a escrituração é muito mais simples e menos suscetível a equívocos na hora da escrituração ser digitada. Também se pode considerar que a NF-e eliminou e/ou facilitou algumas obrigações acessórias, como a Autorização de Impressão de Documentos Fiscais.

  1. Dinamizou os processos de fiscalização

A NF-e facilitou a fiscalização das notas fiscais pelo Fisco uma vez que, para você gerar tais notas, é necessário que haja uma assinatura digital e uma Autorização de Uso. Desse modo, as entidades governamentais responsáveis por sua conferência podem ter a nota fiscal na íntegra simultaneamente ao momento em que foi gerada.

Ainda, a NF-e facilita o processo de fiscalização nos postos de controle, uma vez que os tais processos foram simplificados. Como resultado, o tempo de parada nos postos de fiscalização é muito menor.

  1. Tornou as notas fiscais mais seguras

Uma vez que, para gerar as NF-e são necessários alguns processos que visam atestar a integridade do emissor e do produto/serviço que está sendo vendido, você corre menos riscos de estar gerando uma nota inválida. Ainda, as NF-e permitem que se consulte a veracidade destas através dos sites das SEFAZ estaduais.