Simplifique a gestão de NF-es e fique em dia com o Fisco

As Notas Fiscais Eletrônicas são documentos criados para facilitar a vida de quem emite, de quem recebe e de quem gerencia a fiscalização. Consistem em um documento digital que é emitido e armazenado eletronicamente, de maneira a fiscalizar operações comerciais e prestações de serviços.

Muito mais fácil que a gestão de notas fiscais impressas, a gestão da NF-e é benéfica por diversos fatores. A princípio, reduz o custo com papéis e impressão, o que também ajuda o meio ambiente. Seu transporte e armazenamento é facilitado, por não ter o volume de papel para atrapalhar o processo.

Sua escrituração é facilitada e os erros na hora de informatizar as informações são diminuídas. Ainda, suas informações são diretamente enviadas aos órgãos de regulamentação, o que torna os processos mais confiáveis e seguros.

No entanto, a gestão das NF-es pode ainda gerar algumas dúvidas para aqueles que trabalham com elas, o que pode travar um pouco a dinamização do processo. O que se busca com as NF-es é justamente o contrário: é a facilitação e otimização de tempo e de trabalho. Se ainda tem dúvidas de como gerenciar as NF-es de maneira simples e otimizada, segue aqui algumas dicas para te ajudar nesses trâmites:

  1. Trabalhe em equipe

A centralização e a concentração de trabalho não trazem vantagens para ninguém. Um trabalho em equipe reduz o tempo da tarefa e faz com que todos se integrem ao processo. É importante também que o processo seja padronizado para evitar os erros. Estabeleça uma rotina e defina o que cada colaborador deve fazer em todo o processo. Isso vai evitar que equívocos sejam cometidos e evita que a empresa tenha maiores problemas.

  1. Armazene adequadamente suas notas

Por mais cômodo que o armazenamento offline seja, ele não é recomendado para armazenar suas notas. O motivo é bastante simples: o armazenamento offline implica em um armazenamento físico de suas notas, seja em um HD ligado a um computador ou em armazenadores portáteis. Então, o ideal é que suas notas sejam organizadas em um servidor que as hospede em uma nuvem.

  1. Organize suas notas adequadamente

Um ambiente organizado de trabalho é fundamental. A organização de suas notas, em pastas, de acordo com os tipos de documento, a data, o fornecedor e pela numeração das notas também é primordial e vai otimizar o seu tempo, muito mais do que se suas notas estiverem completamente desorganizadas. Além disso, a perda de documentos fiscais pode gerar multas para a sua empresa.

  1. Cuidado com os prazos

Não cumprir prazos pode resultar em multas, moratórias, juros, enfim, em diversas onerações para a sua empresa que poderiam ser evitadas com o simples pagamento em dia. Evite. Cumpra à risca os prazos para evitar esse tipo de problema – que é o mais simples.

  1. Atente-se ao preenchimento dos dados

Informações incorretas são prejudiciais para a sua empresa. Qualquer declaração incorreta, seja de dados da empresa, seja em valores declarados, ou em qualquer outro trecho da nota fiscal, pode caracterizar em crime e passível de pena. Preencha-os atentamente, de maneira a evitar que os trabalhos sejam refeitos.

A automação dos dados otimiza bastante o processo. Para isso, você pode cadastrar os dados de sua empresa em um banco de dados para facilitar o processo de preenchimento das notas. É importante que você se atente aos dados colocados no cadastro para também não ter maiores problemas.