NF-e Tenha segurança e agilidade no controle da NF-e

NF-e promove uma mudança na maneira de se gerenciar e armazenar notas fiscais. Mesmo quase uma década depois de sua implantação, as NF-e geram algumas dúvidas quanto a sua gerência e seu armazenamento, ou ainda em sua essência.

O conceito das NF-e é que ela é um documento digital, emitido e armazenado de maneira eletrônica, para operações comerciais e prestação de serviços, com fins fiscais. A NF-e é implementada em substituição as notas fiscais impressas, que causavam maiores gastos e custos com impressões, com papéis, entre outros.

Organize e armazene as suas NF-e

O armazenamento também é um passo importante para ter controle sobre as suas NF-e, uma vez que você precisa estar ciente de estar armazenando suas notas de maneira adequada. Para isso, as pastas devem estar separadas de acordo com o tipo de documento, de acordo com a data dos documentos, dos fornecedores e das numerações das notas.

Ainda na questão do armazenamento, é importante que você esteja armazenando suas notas em um servidor em nuvem, que forneça ajuda em caso de problemas, de maneira que você possa recuperar as suas NF-e. Se você estiver armazenando as NF-e em um servidor físico, como um HD externo ou até mesmo um computador, certifique-se de estar com um backup para caso de perda de dados.

Esteja em dia com o seu certificado digital para melhorar seu controle

Um bom controle das NF-e começa em sua regularização. Você precisa estar com o certificado digital válido e em ordem, para não prejudicar a validade jurídica de suas notas. Com isso, você também deve estar com seu cadastro na SEFAZ regularizado.

Não confunda a NF-e com o DANFe

Como o nome mesmo indica, o DANFe é um documento auxiliar da nota fiscal e não tem validade como tal. O documento com validade fiscal é o XML da NFe e é este que deve ter prioridade em armazenamento. O DANFe só tem validade enquanto a NF-e também estiver válida.

Certifique-se de que a Nota Fiscal que você está armazenando ou enviando é válida

Confira se todos os dados que constam na nota fiscal são válidos. Equívocos na declaração de endereço ou na prestação de serviços e de valores, pode ser caracterizado como crime contra a Ordem Tributária. Preste atenção nesses detalhes.

O mesmo vale para cadastros no banco de dados para automatizar processos. Certifique-se de os dados que você está cadastrando estão corretos, para que você não tenha o trabalho de corrigir informações em cada nota que for gerar.

Não tenha medo de contar com a tecnologia

Os softwares foram desenvolvidos justamente para facilitar o seu trabalho. Um volume de dados grande e intenso pode causar algumas confusões e equívocos. Não tenha medo de contar com softwares para agilizar tal processo ou para procurar erros que possam ter sido cometidos por engano. Isso vai otimizar o seu tempo de trabalho e dinamizar os processos.

Esteja em dia com o Fisco

Saiba que alguns erros podem ter consequências mais leves ou mais graves. Organize-se para evitar cometer erros simples, mas que podem prejudicar o seu trabalho.

A perda de documentos fiscais – o que impossibilita que sejam apresentados para o Fisco – pode resultar em uma multa de R$ 174,00 para cada documento não apresentado.

Apresentar a DANFe sem estar em posse da NF-e, pode gerar uma multa de 35% do valor da operação na qual ambas foram originadas.

Crimes contra a Ordem Tributária são passíveis de pena de reclusão de 2 a 5 anos.

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