Como aperfeiçoar o gerenciamento de sua NF-e?

Segundo a legislação em vigor, é de responsabilidade da empresa: emitir, enviar as notas fiscais eletrônicas à Secretaria da Fazenda e armazená-las por um prazo de até 5 anos após o ano corrente da emissão, garantindo o seu acesso, segurança e integridade das informações, para eventuais consultas solicitadas pelo Fisco. Essas responsabilidades configuram o gerenciamento de NF-e.

Para a emissão e envio das notas, os portais das SEFAZ de cada estado disponibilizam softwares gratuitos, porém, alguns desses softwares podem apresentar problemas e limitações, além do fato de eles não armazenarem as notas. Assim como a emissão, o armazenamento é de grande importância para a empresa. Confira algumas dicas que irão ajudar sua empresa a aperfeiçoar o gerenciamento de NF-e:

1 – Utilize um Software de gerenciamento de NFe

A melhor solução para gerenciar NF-e é a utilização de softwares especializados. Esses programas oferecem serviços e cursos variados, podendo a empresa adequar o investimento às suas necessidades. Há programas específicos para armazenar NF-e garantindo a segurança e integridade dos arquivos, além do acesso em qualquer lugar e dispositivo, melhorando a logística de manutenção dos documentos. Há também softwares mais completos, que oferecem níveis maiores de proteção e um sistema de gerenciamento de banco de dados, que irá preservar informações específicas da empresa e sua assinatura digital contra adulterações. Alguns programas oferecem, ainda, o serviço de criação, emissão, envio de notas para a Secretaria da Fazenda e gerenciamento da entrada e saída de NF-e, sendo uma grande facilidade para empresas que emitem uma grande quantidade notas diariamente.

2 – Controle todas as etapas de emissão e pagamentos

Ter controle financeiro é um fator importantíssimo para o bom funcionamento de uma empresa. Por isso, a instituição precisa adotar uma rotina de gerenciamento de notas fiscais de modo a ter controle sobre todas as etapas desde a emissão até o pagamento, a fim de evitar despesas com multas e desgastes com fornecedores, atrasos, além de garantir a manutenção da boa imagem da empresa. Alguns softwares para gerenciar NF-e oferecem maior controle sobre os dados das notas, facilitando o monitoramento da empresa. Essa dica é fundamental para o desenvolvimento saudável de empresas menores e vital para a manutenção das empresas com grande volume de atividades fiscais.

3 – Repasse todas as informações ao contador

Os processos de contabilidade podem ser um grande empecilho para empresas se não tiverem uma boa comunicação com sua contabilidade. Todas as informações fiscais de uma empresa devem ser repassadas ao contador, por isso, é importante que ele seja notificado e tenha acesso a todas as movimentações financeiras da empresa. Essa dica pode ser cumprida através de sistemas de armazenamento eletrônico, uma vez que eles tem a vantagem de poderem ser acessados de qualquer lugar através de um sistema de login e senha, facilitando o acesso do contador às notas sempre que precisar.

4 – Facilite o rastreamento

Muitas vezes empresas são solicitadas pelo Fisco para a consulta de notas e, nessas situações, elas precisam estar disponíveis para acesso imediato. Há também as situações de empresas precisarem passar por auditorias, que, por sua vez, necessitará do acesso a todas as documentações fiscais. Frequentemente, a empresa precisará realizar eventuais consultas para a contabilidade ou processos internos. Dessa forma, uma gestão que facilite o rastreamento de notas fiscais por suas informações (data, destinatário, valor, etc.) tornará a gestão das NF-e muito mais rápida e eficiente, sem atrasos burocráticos.

NF-e Solução fiscal
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