Como uma boa solução fiscal pode eliminar os riscos para quem usa transportadoras agregadas

NF-e Solução fiscal
NF-e Solução fiscal

Para a grande parte das empresas que comercializam produtos, uma das grandes necessidades a se cumprir é a do transporte de cargas. Para isso, contratam transportadoras agregadas, que oferecem toda a logística necessária para fazer a condução dos produtos. Essas transportadoras são profissionais autônomos, proprietários de veículos de carga que possuem CNPJ e, pela natureza de seu trabalho, estão sujeitos à emissão de documentos fiscais que possibilitam o controle e a fiscalização da logística oferecida.

Um dos documentos que a transportadora precisa emitir é o CT, ou Conhecimento de Transporte, que é a nota fiscal de transporte de produtos. Na emissão desse documento fiscal, que é levado junto à carga, podem surgir problemas operacionais que acarretam até mesmo no atraso (ou impedimento) da entrega do produto. Esses problemas podem ser da ordem do preenchimento de documento pelo transportador ou até mesmo desgaste/perda da nota – eventuais erros que colocam a integridade e legalidade da carga em risco e podem gerar multas e atrasos na entrega.

Nota Fiscal Eletrônica: o que é?

A Nota Fiscal Eletrônica é um documento digital emitido pela empresa, que tem como função documentar operações comerciais de mercadorias ou prestação de serviços. Essa nota é obrigatória para a emissão dos Impostos sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS), sendo usada, portanto, para a geração de CT-e, que são os documentos fiscais emitidos pelas transportadoras, o documento de Conhecimento de Transporte eletrônico. Esse documento eletrônico é obrigatório desde 2013, para transitar nas rodovias na modalidade de transporte de mercadorias. A utilização de notas fiscais eletrônicas otimizam o processo de fiscalização nos postos fiscais, que terão disponíveis online todas as informações necessárias, validadas através de uma certificação digital.

Armazenamento de NF-e

Além da emissão, a transportadora agregada também é responsável pelo armazenamento das NF-e, atribuição a que muitas vezes não é dada a devida importância, podendo gerar problemas para a empresa. Segundo a legislação, as notas fiscais devem ser armazenadas por um prazo de até 5 anos para além do ano corrente da emissão, para eventuais consultas do Fisco, garantindo a segurança e integridade das informações, inclusive a assinatura digital. Muitas empresas optam pelo armazenamento em discos rígidos, CD-Rom, Pendrives ou Cartões de Memória. Esses tipos de armazenamentos, porém, não são adequados e apresentam grandes riscos: arranhões, desgastes, acidentes naturais, furtos, perda, ou até mesmo um errado manuseio que pode corromper a integridade dos documentos. Para isso, as melhores soluções encontradas são as de armazenamento online, em nuvem, que são locais virtuais feitos para armazenar arquivos com segurança.

Quando a empresa opta por armazenar NF-e online, ela ganha mobilidade e segurança de acesso: todos os profissionais envolvidos na manutenção desses documentos poderão ter acesso, através de um sistema restrito de acesso sem que seja necessária a impressão, preenchimento ou transporte de arquivos. Outro fator importantíssimo é que armazenar NF-e online reduz a probabilidade de perda dos documentos, pois eles são mantidos sempre salvos, através dos inúmeros backups realizados automaticamente, que garantem a segurança e integridade dos arquivos sem necessitar de todos os custos de logística tradicionais, configurando uma ótima solução de armazenamento de NF-e.

Existem softwares e empresas especializadas no armazenamento e gestão das NF-e, que oferecem sigilo e segurança aos documentos, através da proteção de dados (como assinatura digital) e envio das NF-e para a Secretaria da Fazenda. Apesar de não serem gratuitos, esses serviços oferecem um excelente custo-benefício para a empresa, com planos adequados a cada tipo de atividade e que valem a pena o investimento para garantir a total segurança dos documentos de sua empresa.

NF-e Solução fiscal
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