5 dicas para melhorar o gerenciamento de NF-e

5 dicas para melhorar o gerenciamento de NF-e

A emissão e armazenamento de notas fiscais eletrônicas são obrigatórios para alguns segmentos, porém, mesmo para as empresas que não possuem essa obrigatoriedade na prática, que é a tendência fiscal do Brasil, é capaz de oferecer imensos benefícios, desde que seja realizada de maneira eficiente e segura, otimizando o tempo, logística, mão-de-obra e trazendo à empresa maiores possibilidades de crescimento. Conheça abaixo 5 dicas para melhorar o gerenciamento de NF-e:

  • Garanta a real segurança das notas

Mais do que uma dica, essa é uma obrigação. Porém, muitas empresas a cumprem de forma errada, armazenando as notas fiscais eletrônicas da mesma maneira que as notas físicas, o que resultará no mesmo risco que os documentos de papel podem apresentar. Evite armazenar notas fiscais em hardwares: HD’s, Pen Drive, CD, etc., que apresentem os mesmos riscos de perda. Eventualmente, estas notas passadas podem ser solicitadas pelo Fisco e, se não estiverem à mão com todas as suas informações preservadas, resultará em multas para a empresa – prejuízo. Para não correr esse risco com a Secretaria da Fazenda, a melhor solução é armazenar NF-e online, através de softwares que garantirão a segurança e o sigilo das informações.

  • Otimize a organização e rastreio de NF-e

À medida que a atividade de uma empresa cresce, também aumenta a emissão de nota fiscais, exigindo da instituição uma maior organização de seus documentos. Prazos podem ser perdidos, notas deixam de ser validadas, causando prejuízos imensos e dificultando o desenvolvimento da empresa. Por isso, é importante que se adote um sistema de armazenamento e organização das notas segmentadas, com maiores opções de rastreamento por data, destinatário, valor, volume de vendas e produtos, de modo a facilitar o monitoramento e acesso às notas fiscais. É uma solução simples que pode ser oferecida por alguns softwares especializados em gerenciar NF-e.

  • Mantenha uma boa comunicação com a contabilidade

Não deixe para mandar um volume de notas para o e-mail do contador quando ele solicitar, pois essa prática pode aumentar ainda mais o tempo de finalização dos processos internos da empresa, além do que o e-mail pode apresentar erros de envio, causando ainda mais transtornos de reenvio. A contabilidade precisa ter acesso a todas as transações financeiras da empresa, então, melhor que ela já tenha acesso imediato a todas as NF-e para consultar sempre que for preciso. Armazenar NF-e online permite que elas sejam acessadas a qualquer momento de qualquer computador através de um sistema de login e senha, facilitando, não somente a organização, como também a comunicação entre empresa e contabilidade.

  • Tenha controle financeiro das notas

Essa dica diz respeito a um hábito que toda empresa deve adotar, o de realizar contínuas verificações a respeito dos prazos e pagamentos das notas fiscais. Muitas empresas tem prejuízos e seu desenvolvimento tardio por conta de atrasos e eventuais problemas com fornecedores. A simples prática de visualizar todos os prazos dará a empresa uma maior organização de suas finanças e obrigações (reposição de estoque, por exemplo), evitando atrasos e problemas no relacionamento com outras empresas. É um hábito que irá garantir a fluidez do crescimento saudável de suas atividades.

  • Confira a autenticidade das notas recebidas

A obrigação de conferir a autenticidade das notas é do destinatário que, no caso de problemas, deve consultar a empresa emissora. Por isso, para evitar problemas futuros, adote a prática de conferir a autenticidade dos documentos recebidos no site da SEFAZ emissora e, assim, resolver possíveis problemas que no futuro trariam atrasos e prejuízos.

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5 dicas para melhorar o gerenciamento da NF-e