6 dicas para evitar erros na nota fiscal eletrônica

A maioria das empresas já enfrentou ou está sujeita a passar por alguma dificuldade ou erro no processo de faturamento e emissão de nota fiscal eletrônica. Isso porque, apesar de se tratar de uma atividade comum, a burocracia ainda gera algumas dúvidas, falhas de digitação e confusões relacionadas ao sistema tributário.

O problema é que estas informações trocadas resultam em prejuízos sérios e penalidades que podem impactar negativamente a produtividade e o desenvolvimento de um negócio. 

Agora, fique atento a este artigo que traz 5 dicas infalíveis para minimizar possíveis incidentes na hora de emitir a nota fiscal eletrônica.

1. Conheça a importância da nota fiscal eletrônica

Você está ciente que emitir notas fiscais é uma função obrigatória para qualquer comércio de produtos ou serviços. São elas que carregam o papel importante de conferir segurança a ambas as partes envolvidas na transação, venda, acordo ou fechamento de negócio.

Porém, entre diversos dados, órgãos competentes e impostos devidos, as dúvidas e dificuldades presentes no cotidiano corporativo na hora de criar o documento costumam afetar, de fato, a organização gerencial e financeira de uma firma, provocando retrabalho e perda de tempo.

E já que no universo empresarial tempo é dinheiro, algumas situações e erros recorrentes podem, inclusive, minar a rentabilidade, além de incidir negativamente sobre a credibilidade do cliente. Inclusive, para ele, não há nada pior do que uma nota fiscal errada e incompatível com a proposta combinada, sujeita à refação, carta de correção ou até mesmo o cancelamento.

Mas, desde que o processo de emissão seja acompanhado e conferido de perto, tais contratempos serão evitados e sua empresa poderá aprender a lidar melhor com esta obrigação, emitindo notas fiscais impecáveis e, mais que isso: de maneira prática, fácil e eficiente.

2. Atualize o mailing de clientes

É fato que o grande volume de vendas dificulta o gerenciamento correto da clientela. Mas, manter um cadastro atualizado e bem definido, é o primeiro passo crucial para combater as incongruências de faturamento.

Isso porque o sucesso do faturamento começa, justamente, no preenchimento da ficha cadastral. Ou seja, qualquer dígito errado no CPF, CNPJ ou inclusão da Razão Social, por exemplo, remete a deslizes posteriores que poderiam ser evitados caso o documento estivesse completo e atual.

Atenção e capricho

Portanto, o ideal é dedicar uma parte do dia para dar a atenção devida que o cadastro de clientes merece:

  • Se você ainda não possui um questionário pronto, além do CNPJ, inclua itens como Inscrição Estadual ou Municipal, endereço completo com CEP, telefones de contato e o nome e e-mail do profissional do setor financeiro que receberá a DANFe (Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica);
  • Reserve uma hora do seu dia para analisar e atualizar os dados mais importantes de cada cliente;
  • Envie e-mails com a ficha ou questionário de possíveis alterações e deixe o cliente ciente de que a empresa está sempre buscando manter um arquivamento digital atual e correto;
  • Opte por um formato de arquivo de texto convencional e, quando receber de volta, guarde o mailing em uma pasta específica, de preferência dividida por empresa ou segmento, a fim de facilitar a consulta futura. 

3. Considere o cadastro de produtos

Mas, tão importante quanto estar atento à ficha dos fregueses potenciais é também o cadastro interno dos produtos ou modalidades de serviços oferecidos. Até porque, na hora de emitir a NFe você vai precisar de informações específicas acerca da opção contratada.

Para isso, confira a classificação tributária, o NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul) ou alíquota do produto para não prejudicar seu negócio e o seu cliente com erros passíveis de multas inoportunas.

Neste ponto, fique ligado:

  • Na inclusão de novos produtos e atualização de antigos;
  • Na utilização da NCM correta;
  • Na incidência de IPI;
  • No relacionamento ou consulta ao departamento contábil caso não haja familiaridade com o assunto ou dúvida. 

4. Confira o regime tributário

Outro aspecto extremamente importante para um faturamento formidável é promover o alinhamento do regime tributário optado por sua firma e pela do cliente. Essa informação é indispensável para que conste a tributação calculada com exatidão e créditos igualmente distribuídos.

Conforme mencionado acima, caso haja qualquer dúvida, é imprescindível recorrer a uma assessoria especializada nessas operações, seja por intermédio da área financeira ou contadores terceirizados. 

Lembre-se que os índices costumam sofrer alterações anuais e você precisa estar bem informado para resguardar a segurança e a certeza na execução deste procedimento.

5. Modernize o processo de emissão

Uma boa sugestão para controlar e organizar melhor tanto a emissão quanto o armazenamento das NFes são os programas e softwares específicos para esta funcionalidade.

Eles ajudam no lançamento das informações, acompanhamento dos prazos, ajuste de valores ou qualquer outro dado que deve constar na nota. Além disso, o acesso pode ser compartilhado com outros setores relevantes, permitindo a integração do trabalho e uma diminuição significativa dos erros humanos.

6. Revise antes de gerar a nota

A revisão também é outro aspecto decisivo na emissão de notas fiscais eletrônicas, afinal, o seguro morreu de velho, não é mesmo?

Crie o hábito de sempre revisar as informações, nomes, números e todos os dígitos dos campos do sistema, pois aqui qualquer erro ortográfico pode ser sinônimo de cancelamento e prejuízos.

Para facilitar, lembre-se dos seguintes cuidados:

  • Elabore um protocolo de revisão com todos os campos da NFe para que o funcionário do faturamento revise ainda dentro do programa;
  • Caso ele detecte alguma falha, corrija antes de gerar a nota;
  • Treine sua equipe de colaboradores e mantenha-os informados acerca da importância do foco e atenção ao longo deste processo;
  • Após emiti-la, confira todos os dados com cuidado antes de anexá-la junto à mercadoria ou encaminhá-la ao e-mail do cliente (Danfe).

Essa segunda revisão sugerida acima pode ser feita ainda por um empregado diferente, por exemplo, para filtrar possíveis detalhes que não foram detectados pelo primeiro.

Agora que você já se inteirou sobre as maneiras mais práticas para erradicar os desacertos no processo de geração da nota fiscal eletrônica, aproveite e descubra também como aperfeiçoar o gerenciamento da NFe!