Retrabalho nas empresas: como evitá-lo? Descubra aqui!

Na correria do dia a dia, o tempo parece passar rápido demais, e dar conta do volume de tarefas e responsabilidades dentro de uma empresa não é missão das mais fáceis.

Nesse contexto, focar na organização e padronização dos processos acaba ficando, muitas vezes, em segundo plano. Entretanto, sem elas, a produtividade de uma equipe pode ser ameaçada por um conhecido vilão: o retrabalho. 

A falta de planejamento e erros sucessivos podem acarretar em perda de tempo e fazer com que o negócio caia no ciclo do retrabalho, o que é prejudicial para o andamento de qualquer empresa.

Para lidar com esse problema e melhorar o desempenho do seu empreendimento, confira nossas dicas e saiba como evitar o retrabalho. 

1. Planeje para fugir do retrabalho 

Planejar as etapas de um trabalho é a melhor forma de controlar o tempo, evitar falhas e entregar um resultado de qualidade, dentro do esperado. O planejamento também é um instrumento eficiente para prever problemas, ao mesmo tempo em que é possível pensar em soluções ou medidas preventivas.

Um esquema organizado de trabalho faz parte da rotina de uma empresa e permite que cada membro da equipe realize suas tarefas de acordo com a estratégia pensada pelos gestores de cada departamento.

Assim, o serviço é distribuído de forma equilibrada e isso evita que os colaboradores se sintam confusos e sem direcionamento, minimizando os erros e prevenindo o retrabalho. 

2. Estabeleça um cronograma 

Para aproveitar melhor o tempo e estabelecer um fluxo de trabalho equilibrado, um cronograma é um instrumento importante para evitar a correria e o estresse de tarefas feitas às pressas. Esse tipo de cenário quase sempre leva a resultados com erros, que pecam na qualidade e que terão de ser corrigidos posteriormente.

Estipular prazos factíveis é uma excelente forma de manter a equipe focada em uma meta por vez, sem que nada tenha que ser feito de última hora. Crie o hábito de fazer checklists para que nada seja esquecido e para garantir que o cumprimento das atividades esteja sob controle. 

3. Busque apoio na tecnologia e automatize processos 

A inovação e ferramentas tecnológicas são grandes aliadas no dia a dia das empresas. Elas permitem uma série de melhorias, como a automatização de processos até então feitos de forma manual ou mais burocrática.

grande volume de papeis e formulários pode ser substituído por um software inteligente que não só armazena as informações com segurança, mas também agiliza a busca e compartilhamento de dados. Como consequência, o tempo dos funcionários é otimizado, há redução do risco de erro humano e toda a equipe se sente mais motivada e se torna mais produtiva.

Ao invés de se ocupar com tarefas mais burocráticas, o colaborador pode assumir novos desafios e um trabalho mais estratégico, que teste suas habilidades e conhecimentos.

4. Aperfeiçoe a comunicação dentro da equipe 

Muitos equívocos, e a consequente necessidade de retrabalho, acontecem por falhas na comunicação dentro de uma equipe. Partir do pressuposto de que uma pessoa recebeu seu e-mail — ou que se lembrou daquela informação importante que você falou na hora do café — não é garantia de que o trabalho está sendo feito ou de que a mensagem foi compreendida. 

Nesse contexto, vale a pena registrar e reforçar as mensagens para evitar dúvidas e ambiguidades. Se enviar um e-mail importante, cheque se a pessoa o recebeu e entendeu o que deve ser feito. Coisas que são óbvias no seu entendimento, podem não ser para os outros. É sempre melhor esclarecer os pontos, a fim de evitar que o trabalho esteja repleto de erros mais tarde. 

5. Invista em treinamento

Por mais capacitados e habilidosos que sejam os funcionários, todo colaborador precisa passar por reciclagens e treinamentos recorrentes. Dessa forma, é possível aprimorar conhecimentos e também se atualizar em relação às novas demandas do mercado. Uma equipe qualificada e bem treinada trabalha de maneira mais produtiva e gera melhores resultados. 

6. Gerencie a nota fiscal eletrônica com eficiência

Notas fiscais organizadas e sob controle são imprescindíveis em uma empresa. Afinal, são esses documentos que confirmam as transações financeiras de um negócio, registrando a compra e venda de serviços e ainda discriminando os devidos impostos. 

Equívocos na hora de gerar ou organizar as notas ficais podem ser fatais para um empreendimento, uma vez que isso pode afetar o fechamento do balaço financeiro e contábil da empresa. Como se já não fossem graves o suficiente, divergências como essas podem colocar, ainda, o empresário em situação de ter que prestar contas com o governo e a Receita Federal. 

Sendo assim, a melhor forma de evitar problemas é buscar uma maneira de administrar com mais eficiência as notas fiscais, já que o controle manual por meio de anotações é muito arriscado e suscetível a erros. Um software de gerenciamento de notas fiscais é uma forma eficaz de lidar com esses documentos tão importantes. 

O sistema não só automatiza a emissão e lançamento de notas, controlando prazos e datas de pagamento, como também armazena as informações em um local seguro e de fácil acesso.

As notas podem ser organizadas de acordo com critérios específicos, facilitando tarefas como:

  • Busca;
  • Compartilhamento de documentos entre os membros da equipe;
  • Consulta ao histórico;
  • Rastreamento de informações.

Assim, o risco de perda ou esquecimento é muito menor. 

Muitos softwares contam com a vantagem do armazenamento na nuvem, que reforça a segurança e ainda possui sistema integrado com a Receita Federal, possibilitando a consulta diretamente com a base de dados da SEFAZ. Dessa forma, a empresa cumpre a legislação e evita qualquer susto ou risco de sofrer multas. 

O retrabalho é um grande inimigo da produtividade, além de causar muita perda de tempo e dinheiro para uma empresa, comprometendo a eficiência do serviço. Assim, investir em formas de evitá-lo é essencial para ter uma empresa rentável e de sucesso. Aposte nessas dicas e observe os resultados! 

Gostou de saber mais sobre como lidar com o retrabalho? Então não deixe de ler nosso post sobre como administrar o gerenciamento de sua NF-e!