De que forma a automação pode contribuir para a gestão fiscal?

Gestão fiscal é uma expressão que para muitos empresários já foi sinônimo de gastos, burocracia e dor de cabeça. Porém, os tempos agora são outros. Os profissionais da área fiscal estão entre os mais valorizados, e as empresas passaram a reconhecer a importância de uma logística financeira e tributária eficaz.

Uma vez superados os desafios do reconhecimento da gestão fiscal como atividade fundamental e estratégica para que uma organização possa atingir bons resultados, empreendedores e gestores têm uma nova provocação: precisam correr para adequar seus processos e estruturas à crescente informatização dos órgãos governamentais de controle fiscal.

Com esse cenário, resolvemos compartilhar neste artigo as principais informações relacionadas à automação da gestão fiscal. Aproveite a leitura para conhecer muito mais sobre o tema!

A evolução do cenário fiscal brasileiro

As atividades de fiscalização têm evoluído significativamente por meio de diversos convênios que vêm sendo firmados entre a União, estados e municípios para o compartilhamento e cruzamento de informações obtidas pelos órgãos arrecadadores das três esferas.

Com o objetivo de combater a sonegação fiscal, o subfaturamento e o contrabando, elevar a arrecadação, reduzir o tempo médio dos processos de fiscalização e aperfeiçoar a análise fiscal, as administrações públicas estão ampliando cada vez mais suas bases tecnológicas.

A Receita Federal do Brasil (RFB), por exemplo, conta com um supercomputador chamado T-REX, desenvolvido pela norte-americana IBM. Essa máquina suporta um sistema chamado Harpia, que foi desenvolvido em conjunto com o Instituto Tecnológico de Aeronáutica (ITA).

O Harpia conta com um mecanismo que analisa volumes de dados gigantescos para indicar probabilidades de sonegação e fraudes, facilitando o trabalho dos órgãos de fiscalização. Essa estrutura da RFB é considerada um dos sistemas de cruzamento de dados mais poderosos do mundo.

Com essa superestrutura, o governo tem se empenhado fortemente em melhorar sua eficiência fiscal. A implantação de programas como o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) não deixa dúvidas de que temos pela frente um período de grandes mudanças nas rotinas de gestão fiscal.

Em um futuro próximo, a adaptação da estrutura — para contemplar ambientes e processos informatizados — será uma realidade até mesmo nas micro e pequenas empresas, que hoje ainda realizam todos os processos tributários manualmente.

Atualmente, o Fisco conta com diversos bancos de dados que capturam informações provenientes das operações com cartões de crédito e débito, atividades cartorárias, registros nos Detrans, controle de operações financeiras, transações imobiliárias e várias outras em uma lista que só cresce.

A realidade nas empresas

Devido à escassez de tempo e de pessoal para fiscalizar todos os contribuintes, à carência de recursos materiais e à ausência de ferramentas eletrônicas modernas, o trabalho do auditor-fiscal contemplava apenas amostragens e era focado em uma parcela pequena — que considerava preferencialmente os grandes contribuintes.

Com isso, muitas organizações, principalmente as pequenas e médias, não tinham que se preocupar em ser alvo de eventuais ações fiscais.

Porém, com a implantação integral do SPED e com as demais ações que ainda estão por vir, as equipes de fiscalização tributária já são capazes de realizar suas atividades sem a necessidade de visitas às empresas. Ainda assim, muitos empreendimentos ainda resistem em automatizar seus processos para atender à realidade atual.

Um dos motivos dessa resistência é a antiga percepção de alguns empresários e gestores, de que a implantação de softwares de gestão é uma solução cara que não cabe no orçamento. Essa visão, porém, já está ultrapassada.

Hoje, existem softwares de gestão para empreendimentos de todos os portes e níveis de orçamento e não há desculpas para continuarem despreparados para atender às novas exigências fiscais.

Na nova realidade fiscal das organizações, os gestores inteligentes serão aqueles com atitude proativa, que antecipam futuros problemas tributários por meio de uma eficiente gestão fiscal, que deverá observar:

  • simplificação dos processos de preenchimento e entrega das obrigações acessórias;

  • padronização das informações fiscais decorrentes das atividades da empresa;

  • compartilhamento de informações relativas à escrituração contábil e fiscal digital, racionalizando a emissão de notas fiscais;

  • atendimento aos programas já em curso dentro do SPED — Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) e Escrituração Fiscal Digital (EFD).

Gestores eficazes estarão atentos às formas de otimizar uma das tarefas mais básicas, porém mais importantes: a geração, arquivamento e análise de Notas Fiscais Eletrônicas.

A NF-e como coração da gestão fiscal

A implantação de um modelo nacional de documento fiscal eletrônico para a substituição da sistemática de emissão do documento fiscal em papel tem benefícios claros, como a redução de custos e preservação de recursos ambientais. Porém, a principal característica desse projeto é permitir o acompanhamento em tempo real das operações comerciais pelo Fisco.

É a NF-e que concentra as informações do faturamento da empresa, base para todas as obrigações fiscais e tributárias. Logo, para uma gestão fiscal eficiente, é necessário cuidar da base: a correta emissão e arquivamento das Notas Fiscais Eletrônicas.

A rotina de carrinhos com pilhas de documentos fiscais circulando nos corredores da firma está com os dias contados! Desse modo, lançamentos contábeis, emissão de documentos fiscais, conhecimentos de transporte e outros documentos impressos serão meros controles internos dos empregadores.

A NF-e foi o primeiro passo de uma revolução fiscal que está longe de acabar. E devemos lembrar que todos que se adaptarem a essa nova realidade sairão ganhando. Contadores, gestores fiscais e empresas contribuintes poderão se beneficiar de novas ferramentas de trabalho, com menor burocracia e ganhos diversos em controle e produtividade.

A importância da automação para as organizações

O aumento dos níveis de produção e competitividade nas últimas décadas tem levado as instituições a buscarem maior integração entre seus departamentos, para que suas atividades ocorram da forma mais eficiente possível. A automatização de processos é uma grande aliada nessa busca, e os softwares de gestão integrada têm ganhado cada vez mais espaço e importância.

A automação permite uma fusão entre as questões operacionais e a estrutura de gestão fiscal e tributária, trazendo benefícios como:

  • mais exatidão na apuração de impostos, evitando prejuízos decorrentes de recolhimentos indevidos e multas;

  • ganho de produtividade na realização da escrita fiscal;

  • acúmulo de informações para otimizar a elaboração do planejamento tributário;

  • gerenciamento eficiente do cumprimento das obrigações acessórias;

  • mais agilidade no atendimento de auditorias e fiscalizações;

  • redução do tempo gasto com tarefas operacionais e mais foco em atividades estratégicas;

  • melhor organização de informações e documentos fiscais.

Para que esses benefícios sejam obtidos, os sistemas automatizados devem contar com: compatibilidade com os padrões de Certificação Digital-CD (e-CPF, e-CNPJ); segurança dos dados da organização; suporte especializado e integração com a SEFAZ (Secretaria de Estado de Fazenda).

Observando esses pontos, sua empresa estará alinhada com as melhores práticas de gestão fiscal existentes. Se algum desses tópicos ainda gera dúvidas ou se você já percebeu que existe espaço para seu empreendimento melhorar nos aspectos que apresentamos, entre em contato conosco!