Aprenda como melhorar a gestão de documentos fiscais

A maioria das empresas enfrenta vários desafios para manter uma organização impecável exigida pela gestão de documentos importantes. Mas também, pudera: com um volume cada vez maior, quanto mais o tempo passa, mais parece inviável armazenar todo o acervo para encontrar facilmente um documento específico — incluindo números sigilosos, dados sobre contratação de funcionários e até acordos com fornecedores.

No entanto, executar a gestão de documentos fiscais com exatidão é extremamente importante para garantir o cumprimento de pagamentos em tempo hábil e a emissão de declarações relevantes em conformidade com a lei. 

Desta forma, é necessário estar atento aos possíveis transtornos a fim de não comprometer o futuro da organização com multas e prejuízos inoportunos.

Mas muita calma nessa hora: você vai descobrir neste artigo como potencializar a localização de todos os documentos da sua firma e, com isso, otimizar a sua gestão. Confira!

A importância da gestão de documentos

A virada do ano traz consigo uma necessidade imediata de reorganizar as contas, separar contratos vigentes, programar vencimentos, descartar inutilidades e providenciar os documentos imprescindíveis para a emissão de declarações comuns a cada novo período.

Mas se o setor responsável pela documentação encontra-se desorganizado, é hora de colocar a mão na massa, destrinchando a papelada empoeirada para corresponder às obrigações legais.

Afinal, encontrar qualquer papel relevante em meio a toda essa bagunça pode ser sinônimo de heroísmo, não é mesmo? Então, haja paciência, tempo e dedicação!

Xô, bagunça!

Existem várias maneiras práticas para manter a desordem bem longe do âmbito trabalhista. Até porque, a gestão de documentos é crucial para armazenar dados confidenciais ou decisivos em relação à firma.

Além disso, acessar de forma prática qualquer documento representa meio caminho andado rumo à economia de tempo de serviço no mundo empresarial.

E já que tempo é sinônimo de dinheiro, acompanhe esse passo a passo para otimizar diretamente sua rentabilidade mantendo tudo em seu devido lugar:

1. Organize os arquivos físicos

Já que não é possível descartar todos, o armazenamento pode ser simplificado, primeiramente, através da organização.

É importante centralizar todos num único local – que pode ser uma pasta ou um porta-documentos, por exemplo –, e recolher os que não são utilizados de cima das mesas ou acondicionados em cantos escondidos. 

O ideal aqui é definir uma região da sala para sumarizar as pastas por ordem alfabética, data ou segmento.

Guarda e guardião

Também é válido considerar a manipulação de um colaborador treinado para consultá-los sempre que necessário. Esta pessoa pode representar um verdadeiro guardião quando a Receita solicitar alguma declaração de prontidão, pode apostar!

Caso haja dificuldade em lidar com toda a demanda, outra solução válida é recorrer a uma assessoria para terceirizar a guarda destes documentos corporativos.

Algumas empresas especializadas auxiliam quanto à necessidade de digitalização, armazenamento em nuvem e arquivamento virtual para mantê-los sempre seguros e prontamente acessíveis.

2. Separe os documentos por utilidade

Por falar em virtual, crie pastas digitais para guardar aqueles em formato de texto ou planilha – é o caso das fichas cadastrais — e elabore uma lista para categorizar os contratos que precisam ser guardados fisicamente, pois costumam conter assinaturas.

Há também alguns documentos fiscais que não precisam ser guardados após o uso. Neste caso, crie uma pasta temporária e atualize-a sempre que possível para não confundir com as próximas cópias. O importante é segmentar de acordo com o destino ou funcionalidade do documento.

3. Cuide do armazenamento eletrônico

Apesar da cópia física, é indicado digitalizar os documentos administrativos utilizados com maior frequência, pois isso traz maior velocidade e comodidade para a busca.

No entanto, é necessário assegurar que somente pessoas inteiradas sobre o tema tenham acesso às pastas criadas em rede. Neste caso, analise a importância de cada um, e crie senhas para que haja total controle quanto ao login no compartimento escolhido, garantindo a manutenção segura do acervo.

Segurança

Falando em segurança, além das senhas, o armazenamento eletrônico também se preocupa em proteger os documentos sigilosos. Para isso, o avanço tecnológico trouxe os sistemas ERP (Planejamento dos Recursos da Empresa), softwares que asseguram que nenhuma informação seja violada.

Basta autorizar a acessibilidade e visualização digital apenas para usuários selecionados, monitorando o acesso e inviabilizando possíveis comprometimentos quanto à violação da segurança do programa.

4. Conte com o apoio da tecnologia

Além de encontrar informações com rapidez, outra excelente vantagem da informatização é facilitar o gerenciamento da empresa, não só quanto à gestão de documentos, mas também de maneira geral.

Isso porque os sistemas promovem a unificação de diversos setores, como por exemplo, as áreas fiscal, tributária e financeira, agrupando todos os lançamentos em uma mesma plataforma.

Automatização e integração

Essa integração é uma contribuição relevante do ERP, permitindo que todos atuem juntos, amparados pela tecnologia, uma ferramenta que melhora significativamente o rendimento profissional.

Deste modo, esse tipo de investimento se torna primordial para controlar todas as obrigatoriedades contidas nos documentos da firma e impedir falhas humanas ou até mesmo a perda de dados insubstituíveis.

5. Elimine o uso do papel

É possível que, após organizar o volume físico e virtual, sua empresa colha os benefícios de diminuir ou eliminar o uso do papel, cortando este gasto e contribuindo para a sustentabilidade e preservação do meio ambiente, já que alguns documentos não necessitam de cópias físicas. Isto faz com que você ganhe mais espaço e agilidade na gestão.

Existem ainda aqueles documentos que são apenas cópias simples, e não exigem reconhecimento especial em cartório ou carimbos exclusivos. Com isso, sua digitalização e descarte subsequente liberam um espaço valioso no local de trabalho.

Outros podem ser eliminados após a temporalidade exigida pelas regras. Em todo caso, consulte antes, caso por caso, para evitar problemas futuros.

6. Mantenha uma rotina de organização

De nada adianta absorver todas essas sugestões formidáveis sem preparar uma rotina de organização para manter uma gestão de documentos eficiente. Por isso, mobilize seus colaboradores, principalmente da área financeira, para registrar diariamente os processos contábeis e modernizações documentais.

Tenha o hábito de atualizar cada transação cotidianamente como dados fiscais, informações da clientela, relatórios contábeis, vencimentos de despesas, pagamento de dividendos e tudo o que estiver relacionado às finanças da corporação.

Claro que o ritmo corrido pode dificultar a adaptação, mas uma vez que a base da programação estiver alicerçada, será fácil alimentá-la com novos elementos relevantes. 

Separando um pequeno período de tempo por dia, estabeleça uma verdadeira política de organização interna que pode contar, inclusive, com horários específicos dedicados à atualização.

Pode ser no fim do expediente, por exemplo, para que todos os profissionais estejam cientes da necessidade de dedicar um tempo para conferir o arquivamento com exatidão. Afinal, estes são itens que, certamente, impactam diretamente na produtividade da sua firma.

Agora que você já aprendeu tudo o que precisa para entrar no ano com o pé-direito e garantir que a gestão de documentos possa alavancar seu empreendimento, aproveite para descobrir como aprimorar o gerenciamento de suas notas fiscais desde já!