Por que investir em um software de gestão para documentos fiscais?

No ano de 2006 foi emitida a primeira nota fiscal eletrônica no Brasil. Esta tecnologia trouxe vários ganhos, como menor impacto ambiental, diminuição do tempo nos postos de fiscalização nas estradas, maior confiança, credibilidade dos documentos e ampliação do controle fiscal.

No entanto, pouco mais de dez anos se passaram e muitas empresas ainda não perceberam a importância de melhorar a gestão dos documentos fiscais eletrônicos em suas empresas. Por isso, compartilhamos aqui os maiores motivos para investir em um software de gestão.

Os erros mais comuns cometidos pelas empresas

Já escrevemos sobre erros comuns na gestão de documentos fiscais. Vale destacar que um dos maiores deslizes das empresas é armazenar seus arquivos nos próprios computadores. Por mais comum que seja esta prática, ela não é recomendada.

O armazenamento off-line aumenta o risco de perda de arquivos e dificulta seu manuseio e compartilhamento. Logo, o ideal é que seus documentos fiscais sejam arquivados em plataformas on-line, em nuvem.

Motivos para investir num software de gestão de documentos fiscais

O primeiro motivo é o mais claro possível. A Lei 14.967/09 (Art.23) estabeleceu que todas as empresas são obrigadas a arquivar seus documentos fiscais eletrônicos por um prazo de cinco anos. Quem não cumprir esta determinação estará sujeito a multas e penalidades.

Mas além da obrigação legal, há diversos outros motivos relacionados a mitigação de riscos, melhorias de processos e maximização dos resultados das empresas. Listamos abaixo algumas das principais vantagens da aquisição de um software de gestão. 

1. Aumento da produtividade

O avanço da tecnologia tem permitido ganhos crescentes na produtividade das empresas. O software de gestão de documentos fiscais é uma ferramenta muito útil para potencializar estes ganhos.

Muitas empresas ainda contam com inúmeras planilhas para controle de suas atividades fiscais e financeiras. Implantar um software permite eliminar da rotina o tempo gasto na digitação dos dados, formatação de arquivos e preparação manual de relatórios necessários para a administração das atividades diárias.

Os dados presentes nos documentos fiscais são utilizados por vários departamentos, como Financeiro, Contábil, Fiscal e Almoxarifado. É comum que cada um destes departamentos realize o mesmo trabalho manual de digitação e formatação de planilhas. O software de gestão permite eliminar o retrabalho, já que importa todos os dados dos documentos fiscais.

Com isto, todas as equipes da empresa poderão redirecionar o uso do tempo para tarefas mais estratégicas e de maior valor agregado para os resultados da empresa.

2. Informações mais precisas e seguras

A importação de dados diretamente dos documentos fiscais para o software de gestão também oferece ganhos expressivos relacionados à segurança. O primeiro motivo para estes ganhos é contar com os dados alocados em ambientes preparados para o recebimento e armazenamento de dados. Estes ambientes contam com protocolos de segurança que não existem em planilhas eletrônicas.

Outro motivo é que, com a eliminação da inserção manual de dados, evita-se erros, como a duplicação de dados, a digitação incorreta de valores e a exclusão involuntária de informações. Ao importar lançamentos em um sistema próprio de gestão para o seu negócio, você tem maior assertividade na inserção dos dados e informações e constrói uma base de dados confiável e precisa.

A rotina de backups de planilhas eletrônicas é extremamente confusa. Depender que cada usuário faça seu próprio backup, todos os dias, é um risco muito grande. Logo, contar com sistemas automatizados garante que estas rotinas sejam realizadas independentemente do fator humano.

3. Melhora na comunicação com a Contabilidade

Um dos maiores problemas na gestão fiscal das empresas é não ter uma comunicação assertiva com a Contabilidade. Tanto a falta de envio de documentos quanto o envio de toda a documentação na última hora são problemas comuns para quem não conta com um software de gestão.

Um sistema automatizado permite que o contador tenha acesso em tempo real a toda a documentação da empresa, eliminando a necessidade de e-mails ou de deslocamento físico de funcionários. Arquivar os documentos eletrônicos em nuvem permite que as obrigações acessórias sejam preparadas e entregues no tempo hábil, reduzindo o risco de fiscalizações e multas.

Destacamos ainda o ganho de eliminar livros de protocolo de entrega de documentos, já que em um ambiente informatizado esta rotina pode ser controlada por meio de relatórios e senhas de acesso.

4. Economia e redução de custos

Para gerir seus documentos fiscais, é possível criar servidores on-line em sua própria empresa. Diversos empresários e gestores sentem-se seguros e confortáveis com esta solução. Porém construir uma estrutura de servidores e mantê-la funcionando não é algo barato. E estes servidores são suscetíveis a danos físicos, roubos e falhas repentinas.

Por isso, além do ganho de segurança que já mencionamos, adquirir um software de gestão custa menos do que comprar todos os equipamentos necessários para criar sua própria nuvem. O custo da assinatura destes sistemas também tende a ser menor que aquele gasto com a manutenção de servidores internos.

Assim, ainda que o valor gasto para adquirir um sistema de gestão possa parecer um custo adicional para o seu negócio, esta é a decisão mais econômica disponível para atender às exigências legais de armazenamento dos documentos fiscais.

5. Decisões mais acertadas

O gerenciamento das notas fiscais eletrônicas fornece subsídios para que gestores e empresários tomem decisões mais acertadas.

Os softwares de gestão entregam relatórios com informações atualizadas em tempo real. Isto permite que decisões estratégicas possam ser tomadas com maior rapidez. A maior confiabilidade das informações disponibilizadas deixará os gestores confortáveis e seguros, eliminando a necessidade de esperar que relatórios sejam preparados em planilhas eletrônicas.

Os funcionários também poderão resolver entraves e conflitos de forma mais rápida, por contarem com informações fidedignas e compartilhadas.

Mas para que estas vantagens ocorram, é necessário procurar por um software de gestão de empresas confiáveis. Neste assunto, a NFe Cloud é uma empresa que atua exclusivamente com armazenamento de Notas Fiscais eletrônicas, e conta com toda a infraestrutura em nuvem.

Em parceria com a Amazon WebServices, ela oferece total segurança e escalabilidade, para atender desde micro até grandes empresas.

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