Leitura obrigatória para reduzir custos da empresa de uma vez por todas

Destinar esforços para reduzir os custos da empresa é uma boa forma de garantir recursos para investir em expansão e conquistar mercado. Contudo, ganhar competitividade juntamente com economia é sempre um grande desafio.

Identificar quais serviços podem ser terceirizados e renegociar contratos para adequá-los às necessidades do negócio são duas dicas que geram economia, mas este artigo ainda apresenta outras soluções focadas em reduzir os custos da empresa. Acompanhe!

1. Faça uso da terceirização de serviços secundários

Analise quais atividades estão diretamente relacionadas ao produto final da empresa e quais são secundárias. O processo produtivo deve ser estudado passo a passo para isso.

Algumas tarefas administrativas, serviços de limpeza, transporte ou segurança patrimonial podem ser terceirizados para empresas especializadas. Isso vai tirar atividades secundárias do foco de gestores, que assim poderão concentrar esforços no que realmente é importante.

Um exemplo é o aluguel de carros para viagens de negócios. Você pode reduzir os custos da empresa com a manutenção, impostos e perda de valor de mercado desses veículos, já que tudo isso fica por conta do locador. Assim, avalie se compensa terceirizar o serviço de transporte.

O serviço de limpeza é outro exemplo, porque contratar, treinar e gerenciar profissionais demanda dinheiro, tempo e esforço. Nessa situação, contratar uma empresa terceirizada de conservação também pode ser mais econômico.

2. Negocie contratos antigos e busque novos fornecedores

Os contratos vão sendo reajustados ao longo do tempo para corrigir valores defasados no fornecimento de materiais e serviços. Isso gera um aumento de gastos que deve ser equalizado dentro das necessidades da empresa.

A avaliação dos reajustes para entender se um contrato ainda cabe dentro do orçamento e das necessidades do negócio é um passo importante para reduzir os custos do empreendimento.

Nesse sentido, você pode realizar pesquisas para estimular a concorrência entre fornecedores e encontrar os melhores preços. Além disso, essa técnica também garante mais de um provedor para os materiais, de modo que a falta de produtos em um determinado fornecedor não prejudique as operações da empresa e ocasione aumento de gastos.

Procure analisar também o processo produtivo em busca de alternativas mais baratas, mas que mantenham a qualidade. Substituir uma técnica por outra mais barata gera redução nos custos da organização de forma rápida.

Em alguns casos, é melhor alugar determinado equipamento do que comprar, principalmente quando se trata de máquinas muito caras, em que o aluguel pode ser mais viável para manter estável o fluxo de caixa da empresa.

3. Realize investimentos para reduzir os custos da empresa

Parece contraditório falar de investimento e redução de custos, afinal o investimento é uma saída de dinheiro. Entretanto, esse dispêndio de recursos financeiros deve ser entendido como algo que vai gerar retorno no futuro.

O investimento em produção pode ser um aliado na redução de custos da companhia, no sentido de aprimorar o processo produtivo, utilizando menos recursos para produzir mais bens finais.

Tomando como exemplo um processo produtivo que utilize máquinas pesadas, pode-se entender que o investimento em equipamentos mais modernos pode contribuir para menor tempo de produção e economia de combustível.

O retorno do investimento, em alguns casos, pode aparecer até no curto prazo. No caso do exemplo, se os gastos com combustível e lubrificante forem altos com o maquinário antigo, o investimento se paga em curto espaço de tempo.

4. Adote canais de atendimento mais baratos

Muitas empresas ainda utilizam meios tradicionais de suporte ao consumidor. O problema é que alguns deles são muito caros, como o atendimento presencial. Essas formatações são importantes e têm sua relevância estratégica, mas podem ser combinados com novos métodos para ajudar a reduzir os custos do empreendimento.

Novas tecnologias de comunicação, como as redes sociais e os comunicadores instantâneos, já estão amplamente difundidas no mercado brasileiro. Alguns consumidores até preferem ser atendidos por esses canais.

Além da economia financeira, essas novas plataformas também trazem mais agilidade para o atendimento, já que é mais fácil entrar e manter o contato. O atendente também tem vantagens, pois é mais fácil pesquisar algum assunto na internet para melhor atender ao cliente.

As mensagens do Facebook podem ser respondidas pelo chat, fato que ajuda a criar empatia e bom relacionamento com os consumidores. Os comentários na rede social também servem para essa comunicação. E esse canal de atendimento é totalmente gratuito.

O Whatsapp também é uma ferramenta gratuita para atendimento rápido e prático das demandas do público. Você deve criar um número exclusivo para responder as dúvidas de seus clientes.

5. Armazene notas fiscais eletrônicas na nuvem

Existem inúmeros riscos decorrentes da falta de organização nos documentos que podem prejudicar as finanças da organização, como fraudes, multas e perda de documentos.

Empregar um sistema automatizado para controle das Notas Fiscais eletrônicas (NFe) preenche essas lacunas para ajudar a reduzir os custos da empresa e também melhorar os processos de trabalho.

O monitoramento do CNPJ, por exemplo, mostra para o gestor as atividades que envolvem seu negócio, fato que pode prevenir fraudes com o uso indevido dos dados e documentos da companhia.

Por outro enfoque, a Lei nº 14.967 de 2009 impõe a obrigatoriedade de manter as NFe arquivadas por cinco anos. O não cumprimento dessa legislação gera multa mínima de R$ 174,50 por documento faltante, ou até um percentual sobre o valor das notas. Empregar um sistema de controle de NFe evita esse problema e ajuda a reduzir os custos da empresa com multas.

O risco de perder documentos importantes também pode ser evitado com a utilização de um sistema baseado em cloud computing, em que os arquivos são armazenados na nuvem e distribuídos de forma a evitar a perda por danos nos equipamentos.

Além disso, a obtenção dos arquivos é muito facilitada quando se pode acessá-los de qualquer dispositivo autorizado, seja computador ou celular. Esse dinamismo também ajuda na economia de dinheiro.

Estratégias para colocar em prática e reduzir os custos da empresa

Algumas técnicas fáceis de serem colocadas em prática foram passadas neste artigo com o objetivo de proporcionar uma economia nos custos da empresa:

  • terceirizar tarefas secundárias para focar apenas na atividade principal;
  • buscar novos parceiros de negócios e renegociar contratos antigos;
  • investir em tecnologias mais modernas e eficientes;
  • adotar um sistema de notas fiscais eletrônicas na nuvem.

Acerca desse último tópico, veja como armazenar NFe na internet economiza tempo e dinheiro!