Software de Armazenamento de NFe: entenda como funciona

A emissão de notas fiscais é obrigatória para todas as empresas, independentemente do porte. E é exigido cada vez mais que esse processo seja realizado eletronicamente, sistema conhecido como NFe. Para isso, o mais indicado é a utilização de um software de armazenamento, que agrega diversas outras funções.

Esse sistema permite não somente emitir notas fiscais eletrônicas, mas também arquivá-las e organizá-las por meio da tecnologia de computação em nuvem, trazendo ainda mais segurança para o seu negócio.

Para entender melhor esses conceitos e como isso funciona na prática, criamos este post que vai explicar como funciona a computação em nuvem, por que você deve armazenar as notas fiscais nesse ambiente, por que esse processo é seguro e quais os riscos que são evitados ao se adotar esse procedimento.

Quer compreender todos esses aspectos e ter a base necessária para tomar a decisão de usar um software de armazenamento na nuvem? Então, acompanhe o nosso post!

1. O que é e como funciona a computação em nuvem?

Para começar, precisamos entender exatamente o que é a computação em nuvem. A expressão, que vem do inglês cloud computing, indica a possibilidade de armazenar e acessar arquivos, e executar tarefas disponibilizadas em um servidor externo e online, ou seja, na nuvem.

Isso significa que os dados não estão salvos no computador, mas sim nessa rede externa. Quando conectado à rede mundial de computadores, o usuário pode verificar seus arquivos, atualizá-los, armazenar novos documentos etc.

Em resumo: a computação em nuvem tem a grande vantagem de permitir que você acesse seus arquivos de qualquer lugar e a qualquer hora. A única exigência é ter conexão à rede mundial de computadores.

É importante destacar que o servidor não armazena somente documentos em texto. Também podem ser guardados vídeos, fotos, executáveis, programas e muito mais.

O funcionamento acaba sendo bem parecido com o modelo tradicional, em que os arquivos e programas ficam armazenados no seu computador. Mas existem quatro diferenças essenciais. São elas:

  • A capacidade de armazenamento no computador está limitada ao espaço disponível no HD. Já na computação em nuvem, não há tantas limitações e você sempre pode contratar um plano mais alto.
  • O arquivo salvo no computador requer que o acesso ocorra especificamente a partir do equipamento — notebook, smartphone ou tablet, por exemplo. Já no cloud computing, é possível se conectar de qualquer local e dispositivo. Ou seja, você pode realizar atualizações no arquivo por meio do computador do trabalho durante o dia e revisar as alterações pelo celular à noite em casa.
  • Os documentos salvos no servidor externo podem ser acessados, visualizados e editados por diferentes pessoas, desde que haja uma autorização do autor para isso.
  • Os arquivos são atualizados automaticamente no modelo em nuvem, o que acaba com o grande número de versões diferentes e documentos duplicados.

Devido a essas características, a computação em nuvem veio ampliando sua participação no mercado nos últimos anos, seja para pessoas físicas, seja para empresas.

Alguns exemplos bem conhecidos são o Google Drive, o Dropbox e o OneDrive, da Microsoft. Esses serviços são mais voltados para pessoas físicas e permitem armazenar documentos gratuitamente até determinada limitação de espaço.

Também há softwares específicos para empresas, como o SaaS (software as a service). Você pode, por exemplo, emitir, armazenar, consultar e organizar notas fiscais eletrônicas sem precisar instalar um programa no seu computador. É o caso do NFeCloud.

Em qualquer um desses exemplos, uma empresa de Tecnologia da Informação (TI) possui instalações nas quais estão localizados os servidores externos. Quando você adquire e/ou utiliza o software de computação em nuvem dessa companhia, você utiliza esse ambiente virtual. Para isso, é necessário utilizar uma senha.

O processo de armazenamento e atualização dos documentos ocorre da mesma forma que no modo offline. Vale a pena ressaltar que as fornecedoras de serviços de cloud computing para empresas costumam cobrar uma assinatura mensal, mas muitos oferecem testes gratuitos para comprovar o potencial do programa.

Entre as principais vantagens da computação em nuvem, podemos citar as seguintes:

Maior integração das equipes 

Os arquivos podem ser compartilhados e editados de forma colaborativa. Para isso, é exigido que os usuários tenham acesso autorizado na ferramenta ou login e senha. A grande vantagem é que fica armazenada somente a versão mais nova do arquivo, o que evita confusões entre os participantes.

Aumento da criatividade e da inovação 

O compartilhamento de ideias e opiniões diferentes tende a tornar os resultados mais inovadores. Isso é proporcionado pelo fato de que todos têm a mesma visualização das ideias e da situação do negócio, o que pode suscitar sugestões de melhorias.

Maior transparência 

As informações ficam disponíveis para todas as pessoas autorizadas a acessar os documentos.

Elevação da agilidade e da velocidade 

A troca de informações é mais rápida e eficaz. O trabalho é mais assertivo e os resultados tendem a ser mais positivos, porque a possibilidade de erros é menor.

Isso ainda traz maior flexibilidade. Ou seja, se a sua empresa estiver crescendo em um ritmo vertiginoso, as mudanças são implementadas facilmente, e não se requer investir um montante muito alto para a compra de um servidor novo.

Menos custos 

O custo da mensalidade de um software em nuvem é muito menor do que o valor necessário para ter e manter um servidor na sua empresa. Além disso, não há necessidade de atualizar e fazer manutenção nos sistemas.

Podemos dizer que, nesse caso, a companhia tem acesso a um serviço robusto sem precisar investir um valor alto para isso. O resultado é a redução dos processos internos, do retrabalho e da perda de tempo.

Automação dos processos internos

Os sistemas de armazenamento automatizam os processos internos do seu negócio e apresentam diversas informações em apenas um local. Essa organização facilita o acesso às notas fiscais e impede que erros sejam cometidos.

Para ver como isso acontece, vamos usar como exemplo a NFeCloud. O programa é integrado ao sistema da Secretaria da Fazenda e consegue capturar as notas fiscais, consultá-las, fazer o download delas, imprimi-las e muito mais.

Ao mesmo tempo, os contadores podem acessar um painel que contam com todas as notas fiscais emitidas no período de armazenamento. A partir disso, é possível gerar relatórios, adicionar CNPJs, fechar o mês etc.

Agora que você entendeu a computação em nuvem, precisa saber quais motivos justificam o armazenamento das notas fiscais eletrônicas nesse ambiente.

2. Por que armazenar NFe na nuvem? 

Já citamos rapidamente quais são os benefícios de utilizar a tecnologia de computação em nuvem. Mas as vantagens valem para qualquer programa ou documento armazenado no ambiente virtual.

A questão é: vale a pena armazenar especificamente notas fiscais eletrônicas na nuvem? A resposta é sim. Esse processo traz mais segurança e garante que você não vá perder nenhum dado por causa de algum problema no computador ou no servidor da sua empresa, por exemplo.

Isso é particularmente importante, porque esses dados precisam ser guardados pelo prazo de 5 anos, conforme determina a legislação. No caso do modelo digital, o que deve ser armazenado é o arquivo XML, o que também evita o acúmulo de papéis.

Outros motivos podem ser citados para justificar o armazenamento das notas fiscais eletrônicas na nuvem. Veja quais são eles:

Compliance

Esse termo refere-se ao ato de agir conforme as regras estipuladas. Apesar de parecer uma atitude simples, as diretrizes podem mudar a qualquer momento. Estar atento a essas modificações e implantá-las pode levar bastante tempo e exigir algum esforço.

Quando você usa um sistema de armazenamento de notas fiscais, não precisa se preocupar com essas questões, porque o software vai ser atualizado automaticamente e exigirá que você preencha os novos campos necessários, ou analise as alterações realizadas. Dessa forma, você garante estar em conformidade com a legislação.

Facilidade de envio

Sempre que você emite uma nota fiscal, ela precisa ser enviada a outra pessoa ou empresa. Com o software de armazenamento esse processo é facilitado, porque o envio é automático. Basta inserir o e-mail que deve receber a notificação, e você não precisa fazer mais nada!

Esse processo também facilita muito o trabalho do contador. Afinal de contas, você não precisa mais fazer o envio no fim do mês. O profissional pode acessar as notas a qualquer momento e fazer o trabalho com tempo e cuidado, o que evita retrabalho e potenciais prejuízos.

Disponibilidade de espaço

Um arquivo XML não ocupa muito espaço na rede interna da empresa. Mas já pensou quantas notas são emitidas no prazo de 5 anos? Essa obrigatoriedade do governo obriga as companhias a destinarem um local físico ou virtual com grande capacidade, o que pode afetar a necessidade de salvar outros documentos na rede.

Com o sistema online, isso não é uma preocupação, porque o software atua de forma similar a um disco rígido remoto, e não requer uma cópia armazenada no equipamento físico.

Simplicidade na recuperação de notas fiscais

Em algum momento, pode acontecer de você precisar recuperar uma nota fiscal. Se isso ocorrer, você simplesmente vai até o sistema de armazenamento e acessa a nota sem problemas.

Esse procedimento é muito mais simples do que ficar procurando em arquivos físicos ou em pastas do computador, sem contar que o ato de salvar na máquina física pode fazer os dados se perderem — e isso se torna um problema bem grande, como já apontamos.

Mobilidade

Esse é um dos grandes pontos a favor da computação em nuvem. A mobilidade é fundamental, porque qualquer dúvida pode ser sanada rapidamente. Essa vantagem ainda oferece a possibilidade de qualquer pessoa autorizada acessar a nota fiscal eletrônica a partir de diferentes dispositivos com acesso à internet, e isso pode ser feito sempre que necessário.

O sistema também permite emitir notas fiscais de outros aparelhos e sincronizar os dados do computador com aqueles armazenados na nuvem. Essa característica garante ainda mais facilidade para o processo.

Durabilidade longa 

Quando você opta por manter um servidor interno, precisa fazer manutenções regulares e atualizações. Mas a principal desvantagem dessa solução de infraestrutura, armazenamento local e segurança é a pouca durabilidade, que exige upgrades geralmente a cada 3 ou 5 anos.

A alternativa do armazenamento online oferece um prazo indeterminado, ou seja, essa não será uma preocupação da sua companhia. Caso algum imprevisto aconteça ou os serviços encerrem, o usuário é notificado e geralmente há uma migração para outro fornecedor que trabalhe no mesmo modelo.

Agora, mesmo que você já tenha visto que os diversos benefícios de guardar as notas fiscais na nuvem, talvez ainda não esteja totalmente convencido da segurança que o serviço fornece. Vamos explicar melhor essa parte para você entender como funciona.

3. É seguro armazenar notas fiscais na nuvem? 

Os dispositivos e sistemas tecnológicos trouxeram diversas vantagens para o dia a dia da população em geral, mas também apresentam desafios relativos à segurança da informação. É por isso que muitos empreendedores e gestores ainda ficam em dúvida sobre a utilização do armazenamento online de notas fiscais eletrônicas.

A atitude não é propriamente uma novidade, mas as dúvidas que rondam esse assunto permanecem. Isso é absolutamente normal, porque os dados da sua empresa devem ser organizados e cuidados de maneira especial.

O que talvez você não saiba é que salvar os arquivos em nuvem evita as preocupações corriqueiras, além de reduzir os gastos com infraestrutura, aplicações e servidores. Isso significa que você pode se focar nas políticas de segurança para garantir que somente pessoas autorizadas tenham acesso aos arquivos.

Mas é preciso deixar claro que a segurança vai além. Você já pensou que mesmo trabalhando com backup, caso ocorra um imprevisto, é possível que você esteja com versões desatualizadas dos arquivos? Ou que podem faltar algumas notas emitidas mais recentemente? Com o software de armazenamento, tudo estará disponível e sempre atualizado.

Além disso, seu arquivo é salvo em mais de um servidor externo da empresa que fornece o serviço. Ou seja, se algum problema ocorrer na nuvem, seu documento ainda estará salvo.

Também, mesmo que o servidor sofra ataques de hackers, a criptografia empregada no sistema garantirá a proteção às informações.

Outro benefício bastante interessante é o controle de acesso qualificado. O software só aceita que um usuário acesse o arquivo se ele tiver a senha da conta ou se for feito um compartilhamento. Ele também pode visualizar, mas não ter liberação para editar o documento.

Ou seja, o acesso é bem rígido e muito mais eficaz do que outros mecanismos utilizados nos computadores físicos da sua empresa. Por outro lado, a companhia deve implantar políticas de segurança para evitar problemas futuros.

É importante ressaltar que os serviços de cloud computing são fornecidos por empresas comprometidas com protocolos e procedimentos exigidos pelo mercado. É por isso que existe o compliance e a segurança como vantagem, já que há um processo exigente para a implantação de mudanças, ou seja, há um cuidado extra com os usuários.

4. Quais são os riscos que evito ao investir na nuvem? 

É comum que qualquer negócio sofra riscos de multas, fraudes, comprometimento do fluxo de caixa, perda de documentos, entre outros problemas que podem causar muito prejuízo.

O investimento na computação em nuvem evita a ocorrência de muitos desses riscos. Porém, quando abordamos especificamente as notas fiscais eletrônicas, vemos que essa questão é ainda mais visível, já que existe uma quantidade muito grande de arquivos recebidos e emitidos.

O ideal é ter uma gestão automatizada, porque isso facilita os processos de validação, localização e garantia de regularidade. 

Mas quais são os riscos evitados ao adotar sistemas de armazenamento em nuvem para o gerenciamento das notas fiscais? Há quatro riscos principais, como você pode ver a seguir:

Fraudes

Um dos problemas mais graves que pode ocorrer com um negócio é a fraude nas notas fiscais. O monitoramento desses documentos é essencial para uma boa gestão de risco.

Essa prática apresenta todos os procedimentos relacionados ao seu CNPJ e indica também se há algum uso indevido dessa identificação. Ainda verifica as notas fiscais provenientes de fornecedores desconhecidos e pode rejeitar os arquivos na manifestação do documento.

A organização é outro item obrigatório para evitar as fraudes, e o sistema online permite fazer a distribuição de acordo com pastas virtuais. As notas fiscais de entrada podem ser controladas antes da entrega do produto e, inclusive, há a possibilidade de validá-las para acabar com o risco de emitir um documento falso com o CNPJ.

Multas

Conforme já indicamos, as empresas são obrigadas a armazenar suas notas fiscais pelo prazo de 5 anos. Caso isso não seja feito e uma fiscalização da Receita Federal aconteça, a companhia é multada no valor mínimo de R$ 174,50.

O motivo é o documento fiscal faltante. O valor da multa também pode variar de acordo com a irregularidade, sendo que pode ser estipulado um percentual a ser aplicado sobre o valor da nota para a definição da multa. Por exemplo, se faltarem muitas notas fiscais no arquivo da sua empresa, o percentual é maior.

Os sistemas de armazenamento também impedem que seja recebido um crédito indevido relativo ao Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) proveniente de uma nota fiscal que não seja idônea.

É importante ressaltar que o recebimento do crédito do ICMS também implica em punições por parte da Receita Federal, já que pode haver o entendimento de que a sua empresa foi conivente com a situação.

Perda de documentos

Essa situação pode gerar multas, como vimos, ou ocasionar outros problemas. Geralmente, a perda de documentos decorre da desorganização, que dificulta a busca por um arquivo específico.

Essa tarefa pode levar bastante tempo para ser realizada, especialmente porque as notas desorganizadas são reunidas em um único local. Mas nem sempre essa é a melhor opção.

software de armazenamento separa os documentos e possibilita que apenas as notas já validadas pela Secretaria da Fazenda sejam armazenadas. Depois disso, é só acessar o sistema utilizando seu login e senha, como já foi explicado.

Comprometimento do fluxo de caixa

Não parece, mas a gestão das notas fiscais eletrônicas impacta o fluxo de caixa. A relação é bastante simples: os dois elementos estão interligados ao departamento financeiro, e o acesso facilitado aos dados assegura que o fluxo de caixa seja gerido de forma mais eficiente e assertiva.

Isso porque o gestor da área consegue avaliar o valor da nota e identificar o impacto do montante no orçamento. Com isso, consegue tomar decisões mais assertivas e até mesmo antecipá-las.

Outro fator positivo é que essa atitude traz economia para a manutenção dos arquivos, desde o arquivamento do documento até a questão da infraestrutura necessária para montar e manter o servidor interno.

Dependência de e-mail

Um erro que comumente acontece ao fazer a emissão de nota fiscal eletrônica é realizar o envio somente por e-mail. Como as caixas de entrada desse sistema de mensagens tem grande volume e uma dinâmica ágil, o documento pode passar despercebido. Além disso, o emissor pode simplesmente esquecer de fazer o envio.

Essa dependência do e-mail é negativa, e os prejuízos podem ser significativos. Recomenda-se usar um gestor de nota fiscal, porque esse software vai garantir a validade do arquivo (por meio de um certificado digital, por exemplo) e agir de forma automatizada.

Isso evita que notas frias sejam armazenadas e garante que o envio seja feito com sucesso. Vale a pena destacar que o documento eletrônico não é válido se não contar com um certificado digital e uma autorização de uso. Sem isso, a nota falsa caracteriza crime de sonegação de impostos e falsidade ideológica.

Dessa forma, você pôde perceber que o software de armazenamento de nota fiscal eletrônica é um sistema que pode trazer grandes benefícios e permite que o seu serviço tenha menos erros, retrabalho e custos.

Adotar essa opção é mais um passo para mostrar a confiança e a transparência do seu negócio. Ainda possibilita que você, empreendedor e gestor, não incorra em riscos que podem trazer dificuldades para a companhia.

Se você também está buscando uma maneira de melhorar a emissão de NFe, aproveite e entre em contato conosco! Você vai poder conhecer melhor o NFeCloud e conhecer mais detalhes sobre o serviço de armazenamento online de notas fiscais eletrônicas.