8 dicas para evitar perda de dados da empresa e notas fiscais

Atualmente, o armazenamento dos dados empresariais em formato digital representa um verdadeiro desafio especialmente de notas fiscais e documentos importantes como contratos, contracheques de funcionários e balancetes fiscais.

É preciso considerar, então, uma infraestrutura moderna, confiável, segura e ágil, sem que isso represente um alto custo. Para alguns, o custo das soluções tecnológicas que garantam a segurança das informações são vistos como supérfluos. Contudo, a falta de investimento na área pode representar um prejuízo incalculável para a empresa.

Afinal, soluções ineficientes ou amadoras estão mais suscetíveis a ataques externos como de hackers ou malwares , a ataques internos como de pessoas mal intencionadas ou até mesmo a falhas procedimentais.

Tendo em vista uma gestão moderna e eficiente dos negócios, é necessário pensar em formas e estratégias para conferir mais segurança aos dados da empresa armazenados eletronicamente. A boa notícia é que as possibilidades agora são várias e muitas delas possuem custo zero ou quase zero!

Neste post vamos apresentar a você algumas dicas de segurança que podem ser implementadas facilmente. Confira!

Faça backup

Embora pareça uma dica óbvia, a maioria das empresas não possui uma política interna de backups. É muito comum haver perdas permanentes de dados salvos unicamente nos discos das estações de trabalho. Para evitar transtornos e retrabalhos desnecessários, é preciso estabelecer uma rotina de criação de cópias seguras.

A maneira tradicional de se fazer backup é copiando os arquivos essenciais como documentos e arquivos fiscais para dispositivos periféricos como um HD externo ou pen drive. O backup na nuvem, porém, é uma maneira mais segura e eficiente de armazenamento de dados, razão pela qual está sendo utilizado por várias empresas e pessoas físicas.

Por meio desse mecanismo é possível manter todas as suas informações arquivadas eletronicamente, o que evita a perda dos documentos em caso de violação da rede. Além disso, ele permite o acesso às informações remotamente, por meio de qualquer computador, tablet ou smartphone.

Para adotar esse procedimento é preciso definir o espaço necessário para o backup das informações e, em seguida, contratar um provedor de confiança. Após a contratação, o armazenamento dos dados será diário e automático, o que reduz a possibilidade de erros.

Use senhas fortes

Quando for escolher as senhas de acesso aos dados e informações da empresa, fuja do óbvio. Evite colocar números sequenciais, nomes de pessoas conhecidas, datas de aniversário, de casamento e tudo o que seja muito fácil de acertar num chute. Lembre-se: quanto mais difícil for a senha, mais complicado ficará o trabalho do hacker.

Tente combinar palavras e números, mescle letras maiúsculas e minúsculas, crie senhas mais longas e faça alterações frequentes. Essas medidas são econômicas e simples, mas podem ser essenciais para evitar problemas e transtornos incalculáveis. Por fim, mas não menos importante, evite repetir a mesma senha em programas e sistemas diferentes.

Embora surja uma dificuldade adicional para o gerenciamento de várias senhas, a verdade é que o uso repetido da senha pode expor sua empresa de forma irreparável caso ocorra uma invasão nos dados. Utilize algum programa de gerenciamento de senhas, organize-se e evite dores de cabeça desnecessárias.

Mantenha um antivírus atualizado

Os antivírus são softwares inteligentes que auxiliam na identificação de vírus em programas e arquivos, contribuindo para a segurança da máquina e dos arquivos armazenados. Por meio deles é possível verificar tentativas de invasão na rede, bem como eliminar programas e arquivos suspeitos.

No entanto, apenas instalá-los não é suficiente. É preciso mantê-los atualizados, pois só assim eles terão uma atuação completa e eficaz. Para isso, não desative os avisos de atualização e fique atento às notificações. Quando for informado sobre a necessidade de atualizar o programa, adote imediatamente os procedimentos necessários.

Use links de navegação segura

Certifique-se de que o navegador da sua empresa aceitará apenas links de navegação segura, que são aqueles que indicam “HTTPS” antes do endereço do site.

Esse mecanismo, que é facilmente ativado pelas configurações do navegador, impede o acesso a sites que não possuam certificado de segurança e reduz a vulnerabilidade a vírus durante as pesquisas na internet.

Limite os acessos aos dados da empresa

Crie uma política de acesso aos documentos. Não é necessário que todos os funcionários tenham a senha para todos os documentos da empresa.

Assim, informe os dados de acesso aos documentos e notas fiscais da empresa apenas aos funcionários que exerçam atividades diretamente ligadas ao setor financeiro. Essa medida facilita o controle das informações e reduz a possibilidade de vazamento de dados.

Não envie documentos sigilosos para e-mails pessoais

Ao enviar documentos sigilosos da empresa para e-mails pessoais, você permite que eles naveguem por ambientes inseguros o que facilita o acesso de pessoas mal intencionadas e o vazamento das informações.

Caso queira trabalhar em casa, opte pela utilização de periféricos criptografados ou, ainda, acesse os documentos por meio do backup realizado na nuvem.

Criptografe os periféricos

É muito comum o vazamento de dados da empresa em razão da perda ou roubo de periféricos como pen drives, laptops e HDs externos. Para evitar esse problema e reduzir os riscos de que terceiros entrem em contato com informações importantes da sua empresa, criptografe os periféricos.

Oriente os seus funcionários para que também adotem essa medida de segurança. Além disso, o uso de gadgets é uma realidade cada vez mais presente nas empresas. Smartphones e tablets estão suscetíveis a roubos, e, pensando na segurança dos dados contidos nos equipamentos, existe a opção de criptografá-los também.

Em dispositivos iOS esse processo é automático após a configuração de uma senha para o dispositivo. Já para equipamentos Android, é necessário configurar a opção na seção de Segurança das Configurações.

Segurança representa tranquilidade

Com a adoção de todas as medidas de segurança indicadas neste artigo, certamente os dados da sua empresa estarão mais protegidos e você terá maior tranquilidade para gerir documentos importantes e notas fiscais eletrônicas.

Caso queira ter outras informações importantes sobre documentos eletrônicos e a segurança do armazenamento na nuvem, leia o nosso artigo “É seguro armazenar notas fiscais na nuvem?”. Até a próxima!