Entenda o que é DANFE e como facilita o acesso à NF-e

Entenda o que é DANFE e como facilita o acesso à NF-e

 

As notas fiscais eletrônicas trouxeram inúmeras facilidades para a vida dos gestores das empresas, mas sem dúvida, o benefício que mais se destaca está relacionado à possibilidade de arquivar esses documentos em meios eletrônicos ou até mesmo na nuvem. Acontece que mesmo sem ter a obrigação de guardar uma cópia impressa, muitas vezes é necessário entregar uma via para os seus clientes, então é essencial que você entenda o que é DANFE e porque ele é um documento tão importante.

 

O que é DANFE?

O DANFE, ou “Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica”, contém todas as informações essenciais da operação realizada: nome do emitente, dados do destinatário, valor da operação, descrição dos produtos ou serviços, informações relacionadas aos impostos retidos na transação etc.

Apesar de não substituir a nota fiscal eletrônica, o DANFE possui indica uma chave numérica que permite o acesso à ela, o que possibilita a conferência dos dados pela internet. Além disso, ele também conta com um código de barras que facilita a leitura da chave numérica e agiliza o processo de verificação.

 

Qual a sua importância?

Além de conter a chave de acesso à nota fiscal eletrônica, o DANFE é essencial para o transporte e a circulação de mercadorias. Sem estar na posse do documento, o transportador pode sofrer penalidades em caso de fiscalização.

Da mesma forma, no ato da entrega da mercadoria, o transportador deve colher a assinatura do destinatário, o que é essencial para a comprovação da realização da operação.

Por fim, o documento também pode ser utilizado para a escrituração contábil da transação. Basta arquivá-lo pelo prazo legal exigido – o mesmo das notas fiscais – e apresenta-lo quando for solicitado.

 

Como emitir?

O DANFE pode ser emitido pelo mesmo sistema escolhido para gerar as notas fiscais eletrônicas. Essa recomendação, que inclusive é do Ministério da Fazenda, evita o risco de divergência entre as informações dos documentos e confere maior agilidade ao trabalho, já que você não precisará digitar todos os dados duas vezes.

Antes de começar a emissão, é necessário configurar o sistema da forma correta, para que ele gere a nota fiscal eletrônica e o DANFE ao mesmo tempo. Vale destacar que a configuração não é complexa e que dependendo do sistema que você utiliza, os responsáveis pelo setor técnico poderão fazer esse trabalho para você.

 

Quais as informações essenciais do DANFE?

Conforme mencionado acima, é obrigatório que o DANFE contenha a chave de acesso à nota fiscal eletrônica e o código de barras que possibilita a leitura por um leitor ótico. Porém, além desses requisitos, também é imprescindível informar no documento:

– A expressão DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica;

– Os dados do emitente: razão social, CNPJ, inscrição estadual e endereço;

– A inscrição estadual do substituto tributário, caso exista;

– Os dados do destinatário: nome completo, CPF e endereço;

– Descrição das mercadorias e indicação dos valores e eventuais descontos;

– Indicação dos impostos gerados na operação;

– Natureza da obrigação;e

– As informações sobre o transporte: data e horário da saída da mercadoria, placa do veículo que irá transportá-lo, nome da transportadora responsável.

 

Existe um modelo padrão?

O padrão para a emissão do DANFE está disponível no site do Ministério da Fazenda, no Manual de Integração do Contribuinte, que fica disponível no Portal da Nota Fiscal Eletrônica.

Contudo, em casos de operações especiais, a Secretaria da Fazenda pode autorizar alterações no padrão do documento, adequando-o às operações praticadas pelo contribuinte, desde que sejam mantidos todos os campos obrigatórios que foram mencionados anteriormente.

Também é importante ressaltar que a impressão deve ser feita em papel comum, sendo que otamanho mínimo é o A4 (210 x 297 mm) e omáximo é o ofício 2 (230 x 330 mm).

 

É possível incluir elementos adicionais?

Caso seja necessário, é possível incluir elementos e informações adicionais no DANFE, contudo mesmo nesses casos algumas formalidades devem ser observadas pelos gestores.

O principal ponto a ser destacado é que os outros elementos que aparecerem no DANFE não podem prejudicar a leitura do código de barras pelo leitor ótico. Além disso, também é importante frisar o seguinte:

– a aposição de carimbos no documento, durante o seu trânsito, deve ser realizada no verso;

– outras informações de interesse do emitente podem ser indicadas no verso, respeitando sempre o espaço mínimo de 10×15 cm; e

– até 50% do verso de qualquer DANFE pode ser utilizado para continuar as informações relacionadas ao quadro “Dados dos Produtos/Serviços”, do campo “Informações Complementares” ou para uma combinação de ambos. Contudo, para utilizar o verso, é imprescindível incluir o anverso a informação “CONTINUA NO VERSO”;

– caso seja necessário utilizar de canhoto destacável para a entrega ao destinatário, este deve ser colocado na extremidade inferior do DANFE para a lateral direita, ou para a extremidade superior.

 

E se for necessário utilizar mais de uma folha?

Caso seja necessário emitir o DANFE em mais de uma folha, é preciso que em todas elas estejam as seguintes informações:

– a expressão DANFE – Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica;

– os dados de identificação do emitente e do substituto tributário, caso exista;

– o número e a série da nota fiscal eletrônica;

– o tipo de operação;

– o número total de folhas e o número de ordem de cada folha;

– o código(s) de barras;

– a natureza da operação;e

– a chave de acesso.

 

Quantas vias devem ser entregues ao consumidor ou ao transportador?

Em regra, apenas uma via do DANFE é suficiente. Porém, nos casos específicos em que a legislação tributária exigir a utilização de vias adicionais das Notas Fiscais modelo 1 ou 1-A, é imprescindível que todas as vias entregues ao transportador ou consumidor sejam originais.

Nestes casos, o número necessário estará indicado na lei, sendo obrigação do empreendedor verificar as informações e fornecer a documentação de forma correta.

Mesmo sabendo o que é DANFE e quais os procedimentos necessários para a emissão correta do documento, é imprescindível que você também fique atento a todas as regras para a utilização da nota fiscal eletrônica.

Para saber mais sobre isso, clique aqui e confira o nosso artigo com seis dicas para evitar erros na emissão da nota fiscal eletrônica!