10 vantagens de armazenar a nota fiscal eletrônica na nuvem

Uma das grandes dificuldades enfrentadas pelas empresas é o excesso de burocracia para a gestão dos documentos. Contudo, com a evolução dos recursos tecnológicos, um dos mecanismos que tem contribuído de forma significativa para a agilidade do trabalho e redução dos riscos é o armazenamento de nota fiscal eletrônica na nuvem.

Esse tipo de armazenamento, que nada mais é que uma forma de backup online realizado em um banco de dados de acesso remoto, possui algumas vantagens que podem ser facilmente identificadas: reduz os gastos com impressão, contribui com o meio ambiente e otimiza o espaço físico do seu escritório.

Porém, caso você ainda não sabia, os benefícios da utilização da nuvem vão muito além dos citados acima e são capazes de proporcionar inúmeras facilidades aos gestores de uma empresa, contribuindo tanto para o aumento da produtividade quanto para a motivação dos funcionários.

Conheça alguns desses benefícios:

1. Segurança

As notas fiscais eletrônicas são documentos de extrema importância dentro das empresas e comércios em geral. Com isso, uma das principais preocupações dos gestores e contadores é com a realização de um armazenamento seguro, que dificulte o acesso por terceiros mal intencionados e reduza os riscos de perda das informações.

Diante disso, sem dúvida a escolha pelo sistema de armazenamento na nuvem é muito acertada. Por meio dele, as notas fiscais estarão armazenadas em um provedor externo, o que garante que você tenha acesso a cada uma delas mesmo em casos de erros do sistema interno de controle ou de ataques de terceiros mal intencionados.

2. Mobilidade           

Ao armazenar as notas fiscais eletrônicas na nuvem você poderá acessá-las de qualquer lugar, seja por computadores ou smartphones. Essa praticidade permite que os seus funcionários tenham mobilidade e possam atender em ambientes externos à empresa.

Além disso, ao utilizar o recurso da nuvem, você não precisará encaminhar as notas ao seu contador por e-mail, CD ou pen drive ao final de cada mês, por exemplo. Ele poderá acessá-las diretamente pela internet, o que é mais rápido e, inclusive, mais seguro.

3. Aumento da produtividade

É comum que as empresas gerenciem diversas notas fiscais eletrônicas por dia, o que demanda tempo dos funcionários, principalmente no que se refere à realização do backup.

Com o backup na nuvem, as notas serão copiadas automaticamente, o que reduzirá o tempo dispensado a cada atividade e, da mesma forma, permitirá maior produtividade e eficiência.

4. Facilidade de localização das notas fiscais eletrônicas

Algumas vezes, em razão do grande número de notas fiscais emitidas por dia, a localização do arquivo se torna complicada e faz com que você e os seus funcionários gastem muitas horas para encontrar o que precisam.

Com o armazenamento na nuvem, basta digitar no mecanismo de pesquisa uma informação específica da Nota Fiscal, que ela será encontrada facilmente.

5. Melhoria do ambiente de trabalho

As diversas facilidades trazidas pelo armazenamento na nuvem contribuem de forma significativa para a melhoria das relações e do clima no ambiente de trabalho. Isto porque, perder tempo buscando arquivos ou fazendo backup individual de cada um deles desgasta os funcionários, torna o cotidiano maçante e não é nem um pouco produtivo.

Também convém destacar que os serviços de nuvem podem ser acessados por qualquer navegador, o que permitirá que os seus funcionários utilizem aquele da sua preferência e, naturalmente, se sintam mais satisfeitos e confortáveis com a realização das tarefas que lhes forem repassadas.

6. Possibilidade de trabalhar em equipe

As notas fiscais eletrônicas serão armazenadas na nuvem de forma automática, com isso elas poderão ser acessadas imediatamente por todos os funcionários que tiverem a senha de acesso.

Este benefício possibilita a realização de um trabalho em equipe, otimiza a prestação do serviço e contribui para o aumento da satisfação do cliente, que poderá receber as informações necessárias independente de quem estiver lhe atendendo.

7. Possibilidade de armazenamento da XML por mais de cinco anos

As notas fiscais eletrônicas não possuem validade sem o XML, que é o arquivo que possibilita que o Governo tenha acesso a todos os dados da transação e, por tal razão, deve ser armazenado pelo período mínimo de cinco anos, sob pena de multa.

Como o armazenamento na nuvem não ocupa espaço físico e é extremamente seguro, ele possibilita que você arquive o XML por mais de cinco anos e evite, conseqüentemente, o risco de multas ou penalidades tributárias.

8. Redução de custos

O armazenamento na nuvem possui um custo de manutenção menor que aquele de manutenção de um servidor interno e de uma equipe de TI qualificada para gerenciá-lo – isso sem contar na troca constante dos equipamentos em razão de defeitos ou da necessidade de aumentar o espaço.

Além disso, com o sistema online, você também reduz o gasto com a conta de eletricidade, já que o gasto de energia para a manutenção de um servidor interno em constante funcionamento é muito alto. Essa economia, além de trazer vantagens financeiras para os administradores, demonstra a realização de uma gestão moderna, sustentável e preocupada com o meio ambiente.

9. Espaço ilimitado

Enquanto o armazenamento em dispositivos móveis e servidores possuem espaço limitado, sendo necessária a troca constante dos equipamentos, o serviço de nuvem tem um tamanho ilimitado, com isso, sempre que precisar você poderá adquirir mais espaço de armazenamento.

Para isso, basta acessar o site que presta o serviço, verificar os planos disponíveis e adequá-los à necessidade da sua empresa. Ao contratar, o espaço será aumentado imediatamente.

10.  Possibilidade de investir no crescimento da empresa

Ao utilizar a nuvem os gestores terão redução de vários custos com equipamentos, equipe de TI, energia elétrica, papel, equipe para organização de arquivos etc. Além disso, o tempo com a execução de cada tarefa será reduzido.

Somando a economia financeira com a redução do tempo dispensado para a realização de cada atividade, será possível investir em atividades estratégicas para o crescimento da empresa e para a captação de novos clientes.

Agora que você já sabe as inúmeras vantagens do armazenamento da nota fiscal eletrônica na nuvem, conheça o NFe Cloud e faça um teste gratuito.