Entenda o que é o arquivo XML da NF-e e por que você precisa dele

Com o projeto SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) instituído em 2007, também surgiu a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) com o objetivo de informatizar as antigas notas impressas facilitando a fiscalização e desburocratizando as atividades das empresas, uma vez que o volume de vendas e compras no país cresceu consideravelmente nas últimas décadas.

No entanto, um mecanismo que visa facilitar o preenchimento de informações, a emissão, o envio e o arquivamento de documentos fiscais, ainda hoje tem causado bastante confusão por falta do devido conhecimento sobre as normas do sistema da NF-e e principalmente sobre o arquivo XML da NF-e.

DANFE e arquivo XML: cada um desses documentos tem uma função específica e a sua importância no cumprimento das obrigações pelas empresas. Para esclarecer as dúvidas sobre o tratamento correto de cada um, acompanhe este post e entenda de uma vez por todas as diferenças.

O que é a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)?

É um modelo nacional de documento fiscal eletrônico que substituiu a sistemática antiga de emissão e armazenamento de documentos fiscais em papel. Esse modelo de documento digital permite ao Fisco o acompanhamento em tempo real das operações comerciais realizadas entre as empresas.

A NF-e é emitida e armazenada eletronicamente em ambiente nacional pela Receita Federal do Brasil (RFB) por meio de certificado digital que garante sua autenticidade.

Essa nova sistemática de emissão de documentos fiscais implicou em muitos benefícios para os contribuintes, para o Fisco e para a sociedade como um todo. São eles:

  • Redução de custos de aquisição de papel e impressão;
  • Redução de custos de envio e armazenagem de documentos fiscais;
  • Redução de obrigações acessórias, como extinção da AIDF;
  • Menor tempo de parada de caminhões em Postos Fiscais;
  • Eliminação de digitação de notas fiscais na recepção de mercadorias;
  • Redução de erros de escrituração devido a erros de digitação de notas fiscais e de custos com a fiscalização de mercadorias em trânsito;
  • Aumento da credibilidade da Nota Fiscal;
  • Redução do consumo de papel, com grande impacto ecológico;
  • Incentivo ao comércio eletrônico e ao uso de inovações tecnológicas;
  • Padronização e incentivo de relacionamentos eletrônicos entre empresas;
  • Novas oportunidades de negócios e empregos na prestação de serviços relacionados à NF-e;
  • Melhoria no sistema de fiscalização e compartilhamento de informações entre a União, Estados e Municípios;
  • Redução da sonegação e aumento da arrecadação;
  • Apoio aos projetos de escrituração eletrônica contábil e fiscal (Sistema Público de Escrituração Digital — SPED).

O que é e para que serve o arquivo XML da NF-e?

O Arquivo XML, do inglês (Extensible Markup Language) é uma linguagem de marcação para a criação de documentos com dados organizados de forma hierárquica. Esse tipo de arquivo é utilizado pelo Fisco para armazenar as informações fiscais das operações comerciais mantendo o antigo padrão de escrituração dos documentos impressos, ou seja, ele é a própria nota fiscal.

Assim sendo, o arquivo XML tem a finalidade de exercer interação entre os sistemas das Secretarias das Fazendas com os sistemas emissores das empresas, transformando todo processo fiscal automático, mais rápido, com menos erros e sonegações.

Informações de um arquivo XML de NF-e

As informações de um arquivo XML são as mesmas que anteriormente já eram obrigadas a serem informadas nas notas impressas, contudo, nenhuma dessas informações podem ser omitidas, pois sem elas não é possível a emissão da NF-e.

  • Informações sobre o emitente: razão social, CNPJ e Inscrição Estadual;
  • Informações sobre o destinatário: razão social, CNPJ, inscrição estadual e endereço;
  • Informações da NF-e: valor total; data de emissão, data de saída, modelo, número e série;
  • Informações sobre o produto/serviço: valor unitário, descrição, quantidade e unidade;
  • Informações sobre impostos: valor do produto; valor do seguro, valor do frete, base de cálculo, substituição tributária, ICMS, IPI, PIS e COFINS;
  • Informações sobre o transporte: Nome do transportador, CNPJ e endereço, placa do veículo e RNTC, volume transportado, quantidade, peso bruto, peso líquido, modalidade de frente;
  • Informações financeiras: forma de pagamento, quantidade e vencimento das faturas e endereço para cobrança;
  • Dados adicionais: informações sobre legislação aplicada para casos específicos e qualquer Informação adicional do interesse do contribuinte.

Como funciona o arquivamento do arquivo XML?

Como o arquivo XML substitui a nota impressa, deve ser guardado eletronicamente tanto pelo emissor como pelo receptor por 5 anos para o caso de ser solicitado por fiscalização ou ainda para troca de um produto.

É justamente em relação ao arquivamento do arquivo XML que muitos contribuintes estão encontrando dificuldades e enfrentando sérios problemas. Mesmo eletronicamente organizar, manter e disponibilizar tantos documentos não são tarefas fáceis. Perder um único arquivo pode acarretar em multas de até R$ 1.000,00.

Além disso, o acesso ao XML gerado pelas compras também tem sido um problema, pois é preciso aguardar o fornecedor enviar por e-mail o que muitas vezes não acontece. Existe a possibilidade de fazer o download de cada arquivo pelo portal da NF-e com a chave de acesso que consta no DANFE e mediante certificado digital, porém esse é um trabalho inviável para empresas com grande volume de compras.

A alternativa mais viável para contribuintes que querem receber e organizar seus arquivos com mais segurança, economia e agilidade é de contar com empresas especializadas na recepção de NF-e como a NFe Cloud, que oferece um serviço completo de gestão de NF-e integrado com a SEFAZ.

O que é e para que serve o DANFE?

É importante não confundir o arquivo XML com o DANFE. O Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), como o próprio nome já diz é um documento auxiliar visualmente parecido com a antiga nota impressa, porém sem valor fiscal, que tem como principal função a de acompanhar o transporte das mercadorias.

Também pode ser utilizado em casos de contingência, quando o programa emissor da NF-e não conseguir conexão com os serviços das Secretarias da Fazenda, o arquivo deverá ser impresso em formulário de segurança. A informação mais relevante do DANFE é a chave de acesso que contém 44 caracteres, com os quais é possível consultar e baixar o arquivo XML por meio de certificado digital.

O DANFE não substitui a NF-e, mas nos casos em que o contribuinte destinatário não estiver credenciado a emitir a NF-e, poderá arquivar o DANFE e proceder com a escrituração com base nas informações contidas nele. Nos demais casos ele não precisa ser arquivado.

Outros documentos eletrônicos

Além da NF-e o projeto SPED também informatizou outros documentos fiscais como:

  • Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e): também armazenada pelas prefeituras ou entidades conveniadas para registrar as prestações de serviços;
  • Conhecimento de Transporte eletrônico (CT-e): com ele foi substituído o Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas, Conhecimento de Transporte Aquaviário de Cargas, Conhecimento Aéreo, Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas, Nota Fiscal de Serviço de Transporte Ferroviário de Cargas, Nota Fiscal de Serviço de Transporte, quando utilizada em transporte de cargas. Também pode ser utilizado como documento fiscal eletrônico no transporte dutoviário e, atualmente, nos transportes Multimodais.
  • Nota Fiscal de Consumidor Eletrônica (NFC-e): é utilizada na venda a consumidor final, substitui a nota fiscal de venda a consumidor (modelo 2) e o cupom fiscal emitido por ECF.

Como utilizar a tecnologia a favor da organização?

As soluções digitais apresentadas pelo Fisco não só favorecem um acompanhamento em tempo real das operações comerciais, mas também produz redução de custos e simplificação das obrigações acessórias.

Com o correto armazenamento do arquivo XML da NF-e, além da simples consulta é possível transformar os dados armazenados — por meio de relatórios e controles — em uma ferramenta contábil de gestão completa e isso se chama inteligência competitiva.

O giro de estoque, por exemplo, pode ser avaliado filtrando as notas recebidas e emitidas, realizando o levantamento para saber o quanto a empresa está comprando e o quanto está vendendo de cada produto, bem como a margem de lucro.

A NFe Cloud oferece um sistema de gestão integrado ao sistema da SEFAZ que assegura o armazenamento em nuvem de todos os documentos e que possibilita a captura automática de qualquer NF-e emitida para o CNPJ da sua empresa.

Suas funcionalidades permitem que seus documentos sejam organizados de maneira prática, moderna e eficiente. Com ele é possível gerar relatórios estruturados com informações imprescindíveis para a gestão e tomada de decisão.

Agora que você sabe da importância do arquivo XML e de como o seu correto armazenamento influencia diretamente na gestão do seu negócio, acesse nossa página e conheça as soluções NFe Cloud.