11 dicas para agilizar as rotinas contábeis da sua empresa

Uma mesa com livros, uma agenda repleta de datas a serem lembradas e notas fiscais se acumulando. Ficou angustiado só de imaginar? Essa é uma situação comum em muitos escritórios e setores financeiros de empresas que precisam lidar com as rotinas contábeis.

Uma estação de trabalho organizada é fundamental para que o funcionário tenha concentração no que está fazendo e possa desenvolver melhor as atividades. Quer saber então como organizar melhor a rotina de trabalho da sua equipe para ganhar mais eficiência? Confira agora as 11 dicas que preparamos e comece a ter mais agilidade ainda hoje!­

1. Faça uma checklist das rotinas contábeis

Os funcionários conhecem as atividades que precisam desenvolver diariamente, mas você não sabe ao certo o que cada um executa, os prazos e todas as informações necessárias para a realização dessas tarefas?

Então está na hora de fazer uma checklist, anotar as atividades de cada um, o tempo necessário para cada uma delas, os documentos utilizados ao longo do dia, prazos a serem cumpridos no decorrer do ano, entre outros detalhes. Com esses dados em mãos é hora de passar para a próxima etapa.

2. Faça um mapeamento dos processos internos

Com a checklist em mãos, é hora de mapear os processos internos. Não sabe como fazer isso? É possível criar um organograma com todas as funções exercidas na empresa e, ao lado, o funcionário que desenvolve determinada tarefa e a sequência dada a cada ação.

Determinado documento precisa da aprovação do gestor? Então o gestor estará no topo com uma seta indicando que aquela tarefa segue para ele, por exemplo. Com essas informações já organizadas é hora de determinar prazos.

3. Estabeleça prazos

Ao estabelecer prazos, toda a equipe se organiza e o funcionário que precisa de uma aprovação saberá que deve terminar a tarefa alguns dias antes para que o gestor possa analisá-la, aprová-la e dar sequência às etapas.

Um exemplo de como isso pode ser feito é anotar esse deadline em um calendário ou em um quadro que todos possam ver. Outra opção é utilizar um sistema tarefário com os trabalhos que devem ser feitos e prazos para terminá-los.

4. Tenha um calendário com as datas dos impostos

Crie um calendário com as datas de pagamento ou de declaração dos impostos e entregue uma cópia para cada colaborador. Ele pode ser impresso, colocado em um quadro acessível a todos ou até mesmo enviado por e-mail, para facilitar a visualização.

Assim, a equipe trabalhará em conjunto e ficará mais difícil alguém esquecer de um prazo importante. Outra coisa que pode ajudar é criar lembretes em agendas eletrônicas um dia antes do vencimento da data de pagamento ou declaração. Assim, se algo tiver sido esquecido ainda haverá tempo para acertar a situação.

5. Compartilhe documentos em nuvem

Atualmente, existem diversos serviços gratuitos e pagos (que oferecem maior segurança e capacidade de armazenamento) de hospedagem e compartilhamento de documentos na nuvem. Então, por que não facilitar os processos?

Em vez de pedir ao motoboy para buscar ou levar um documento importante para realizar um procedimento contábil, é possível solicitar ao responsável por aqueles dados para enviar o arquivo pela nuvem. Desse jeito, o processo ganha mais agilidade e eficiência — de quebra, é possível economizar ao evitar idas e vindas de motoboy.

6. Facilite a comunicação entre clientes e colaboradores

As tecnologias existem para dar mais rapidez e facilidade ao dia a dia. Então, aproveite as ferramentas online para melhorar a comunicação entre os colaboradores e com os próprios clientes.

Sendo assim, que tal permitir o uso de WhatsApp para atender clientes ou outras ferramentas como Skype ou Slack? Elas permitem uma comunicação mais ágil, evitam que a linha de telefone fique congestionada e possibilitam até mesmo o envio de arquivos pequenos.

7. Evite o retrabalho

Evite, sempre que possível, o retrabalho. Quer saber como fazer isso? Disponibilizar todas as informações e dar as explicações necessárias para que um colaborador desenvolva satisfatoriamente uma tarefa já é um bom começo.

Se o funcionário ficar em dúvida sobre como desenvolver uma atividade, a chance de precisar refazê-la será muito maior. Com isso, perde-se tempo, produtividade e dinheiro.

8. Diminua o trabalho braçal

Evite que muitas atividades sejam feitas manualmente. Utilize softwares que facilitem o dia a dia e que permitam que o colaborador dedique um maior tempo para pensar na melhor solução de um problema ou em maneiras de reduzir custos para a empresa — em vez de passar horas e horas pesquisando informações.

Atualmente já existem no mercado softwares com diversas funcionalidades como gestão de rotinas, cálculo de impostos, arquivamento de documentos em nuvem, pesquisa de dados, entre outros benefícios. Com eles é possível otimizar o tempo, reduzir a necessidade de espaço para armazenar arquivos e até mesmo diminuir os custos da empresa.

9. Invista em equipamentos atualizados

Analise se os computadores da empresa estão atualizados e, caso estejam obsoletos, troque-os por máquinas mais novas e ágeis.

Em um primeiro momento essa medida pode parecer apenas um gasto, mas com o tempo se transformará em um ótimo investimento que poderá ser traduzido em maior produtividade da equipe.

10. Incentive a capacitação profissional

Mostre aos funcionários a importância da adaptação às mudanças realizadas no local de trabalho e incentive a capacitação profissional.

Uma maneira de contribuir com esse processo é oferecer bolsas de estudos parciais ou bonificações salariais para os que realizarem cursos de atualização. É importante que todos entendam que quanto mais qualificados estiverem, mais a empresa poderá crescer também e melhor remunerados eles serão.

11. Revise os processos com frequência

Depois de mapear todos os procedimentos internos e promover as mudanças necessárias para agilizar as tarefas dos colaboradores, o ideal é fazer uma reavaliação do funcionamento desses processos a cada seis meses ou um ano.

Para isso, procure conversar com os colaboradores, entender como eles se sentem com as rotinas adotadas na empresa e escutar sugestões para novas mudanças. Assim, é possível aperfeiçoar cada vez mais o trabalho e aumentar a produtividade.

Enfim, é possível perceber que ao organizar as demandas e estabelecer prazos fica fácil de dar mais agilidade aos processos internos.

Gostou de saber mais sobre como organizar as rotinas contábeis da empresa? Então, o que acha de continuar a visita em nosso blog e acessar o post “Software de Armazenamento de NFE: entenda como funciona”?