Conheça 6 melhores práticas para organizar a emissão de NF-e

Desde a sua instituição o sistema de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) tem facilitado e muito o desenvolvimento de todo processo comercial das empresas, proporcionado praticidade, segurança, além da redução de custos e tempo.

Entretanto, a gestão de notas fiscais ainda é um ponto que precisa de mais atenção e importância. A falta de organização e um controle eficiente pode comprometer consideravelmente o desempenho do negócio.

Para realizar uma gestão mais organizada é fundamental efetuar algumas melhorias no processo de emissão de NF-e. Confira as melhores práticas para gerir suas notas.

1. Mantenha o Certificado Digital atualizado e Controle os riscos

É importante ficar atento à validade do certificado digital, pois só com ele é possível validar as NF-e e garantir a segurança das operações. O certificado digital somado a um sistema de automação constitui uma forma eficaz de reduzir riscos, tal como multas, perda de documentos, fraudes e comprometimento do fluxo de caixa.

Com o monitoramento das NF-e você acompanha tudo o acontece com o CNPJ da sua empresa, inclusive, caso tenham utilizado ele de forma indevida. Ao identificar uma nota emitida por um fornecedor desconhecido, é possível rejeitá-la, evitando assim fraude com a emissão de documentos falsos.

Outro risco a ser evitado é o recebimento de créditos tributários indevidos provenientes de notas falsas. O que ocasionaria punições severas por parte do Fisco, que nesse caso, poderia entender que o contribuinte teria agido em cumplicidade com a ação fraudulenta.

2. Certifique a validação fiscal das NF-e pela Sefaz

Para emitir, corrigir, cancelar ou inutilizar uma Nota Fiscal Eletrônica é necessária a assinatura eletrônica e a autorização pela Secretaria da Fazenda (Sefaz) de origem do contribuinte. Sem a autorização da Sefaz a NF-e não tem validade fiscal.

A NF-e pode ser rejeitada pela Sefaz caso contenha algum erro, e assim sendo o arquivo não fica armazenado no banco de dados. O sistema de NF-e da Sefaz vai emitir uma notificação se houver erros de digitação, de valor ou data, por exemplo, então a empresa deve fazer a correção e transmitir novamente o arquivo.

O sistema também notifica se alguma nota for cancelada. É importante ficar atento a notas rejeitadas, pois se não forem retificadas sua numeração não constará no banco de dados da Secretaria devendo ser inutilizada por quebra de sequência.

Não menos importante é checar a veracidade dos documentos recebidos e o cálculo correto dos impostos. Agindo dessa forma, sua empresa pode evitar muitos aborrecimentos com problemas tributários e financeiros.

3. Crie rotinas de armazenamento e controle eficiente

Quanto mais cresce o volume de vendas maior é a necessidade de uma gestão mais organizada de NF-e. Investindo neste critério, na medida em que as tarefas vão se tornado mais homogêneas as empresas ganham em economia, agilidade dos processos e dos fluxos financeiros.

O armazenamento adequado deixa os documentos disponíveis para eventuais consultas, em caso de fiscalizações e até mesmo para as áreas da empresa que precisam ter acesso constante as transações realizadas.

Um recurso muito utilizado para atender essa demanda é o armazenamento em nuvem que disponibiliza os documentos para consulta imediata, possibilitando um controle mais eficaz das entregas, pagamentos e mesmo dos dados emitidos com finalidade de reduzir erros.

Além do mais é preciso observar a legislação em relação ao arquivo de documentos fiscais, que devem ser guardados por cinco anos. Para armazenar com segurança e organização um número expressivo de arquivos XML a melhor maneira é contar com empresas de Datacenters.

4. Garanta a veracidade e qualidade das informações

Mesmo que o processo seja automatizado, conte com uma base de dados no sistema e o tempo para a emissão da nota tenha sido reduzido, muitas informações ainda são alimentadas manualmente o que exige atenção redobrada, pois erros geram retrabalho, perda de prazos e até multas.

Dados como valores, datas, dados do destinatário (CNPJ, endereço e etc.), dados do transporte, dados dos produtos (NCM, CFOP e etc.) e principalmente os impostos precisam ser revisados e validados antes do envio.

5. Atente-se aos impostos, principalmente a Substituição Tributária

A tributação merece um cuidado todo especial, já que é principalmente nela que o Fisco está de olho. Além do mais, uma correta tributação em cada NF-e evita o recolhimento de impostos indevidos e ainda possibilita a recuperação de créditos tributários.

Em relação ao ICMS por Substituição Tributária é preciso observar que sua incidência é definida pela Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) e que em agosto de 2015 foi definido por meio do Convênio do (ICMS 92/2015) um código denominado CEST de abrangência nacional.

Os produtos com o código CEST, já tiveram seu ICMS recolhido antecipadamente no início da cadeia de produção por Substituição Tributária. Fazer a correta parametrização desta informação evita o recolhimento indevido de um imposto que já foi pago pelo fabricante e repassado no preço do produto.

Os impostos incidentes sobre a nota fiscal variam de acordo com o regime de tributação (Lucro Real, Lucro Presumido ou Simples Nacional) e também com o ramo de atividade. São eles: IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, ICMS, ICMS-ST, ISS, IPI e em alguns casos II, IE e IOF.

6. Invista em um sistema de automação e gerenciamento de NF-e

É fundamental controlar todas as etapas do processo para garantir um gerenciamento eficiente. O histórico de operações é muito importante para o negócio de uma empresa.

Adotar um sistema de emissão e gerenciamento de notas e documentos fiscais é extremamente importante para organizar e propiciar a rastreabilidade com mais rapidez e precisão, isso facilita o histórico.

A Receita Federal disponibiliza um sistema gratuito de emissão, mas que contém muitas lacunas. Até o ano de 2016 esse sistema era gerenciado pela Sefaz de São Paulo que havia anunciado o fim do emissor gratuito justamente porque muitas empresas deixaram de utilizá-lo e optaram por investir em sistemas específicos.

Muitos contribuintes migraram para softwares de gestão de documentos, pois entenderam a sua importância para o desenvolvimento e crescimento do negócio. No início de 2017 a Sefaz do Maranhão assumiu o controle do emissor gratuito.

Os softwares de gestão de NF-e contribuem para o aprimoramento das rotinas, maior segurança das informações, automatização de cálculos, redução de burocracias e custos, integração de processos, entre outros.

Dentro das funcionalidades dos softwares de emissão de NF-e o armazenamento remoto é uma ferramenta digital que gera economia, eliminando despesas com equipamentos, móveis e manutenção além de aumentar a produtividade e competitividade da sua empresa.

Achou o conteúdo importante e gostaria de saber como funciona na prática o armazenamento em nuvem? Então leia agora mesmo em nosso blog o texto “Software de armazenamento de NF-e: entenda como funciona” e tire todas as suas dúvidas!