Como se preparar para uma auditoria fiscal?

A auditoria fiscal é um procedimento voltado para a análise, a avaliação e a correção de possíveis irregularidades fiscais e tributárias de uma empresa. Uma auditoria pode ser privada ou pública: a primeira é realizada por iniciativa da própria empresa. A segunda é realizada por agentes públicos com o objetivo de fiscalizar e verificar se a lei está sendo seguida.

No artigo de hoje abordaremos a auditoria fiscal em ambas situações particular e fiscalizatória. Por isso, as dicas aqui compartilhadas podem ser utilizadas tanto por quem está realizando uma auditoria interna quanto para quem está se preparando para uma eventual visita de um órgão público de fiscalização.

Para adotar a melhor postura diante de uma auditoria fiscal é importante conhecer os procedimentos, a legislação e as obrigações das partes envolvidas. Preparamos um post completo para que você descubra como preparar a sua empresa para uma auditoria, garantindo a segurança e a lisura dos procedimentos fiscais e tributários do seu negócio.

Confira!

Conheça os procedimentos da auditoria fiscal

Conhecer os procedimentos da auditoria fiscal é o primeiro passo para compreender o funcionamento desse tipo de procedimento e deixar a sua empresa preparada para a visita de um fiscal. Tanto as auditorias internas quando as fiscalizações realizadas por agentes públicos costumam seguir a mesma linha de trabalho.

Inicialmente, a empresa é requisitada por escrito para apresentar uma série de documentos fiscais e tributários. Estes devem ser apresentados dentro um prazo específico, estipulado pelo órgão fiscalizador. Após a apresentação de tais documentos, o órgão pode requerer informações complementares ou sinalizar o término da auditoria.

Em auditorias internas serão apontadas as falhas que devem ser resolvidas. Também serão indicadas situações que podem ser melhoradas ou otimizadas por meio de procedimentos como um planejamento tributário e fiscal.

As auditorias realizadas por órgãos de fiscalização que encontram irregularidades são seguidas de um “auto de infração”, que dará início a um processo administrativo e judicial.

Saiba quais são os documentos necessários 

Inúmeros são os documentos fiscais que podem ser requisitados em uma auditoria. Os principais, listamos a seguir:

  • notas fiscais de entrada emitidas pela empresa;

  • notas fiscais de entrada de fornecedores;

  • notas fiscais de saídas;

  • livros fiscais (Livro Registro de Entradas, Livro de Registro de Saídas, Livro Registro de Apuração do ICMS, Livro Registro de Apuração do IPI, Livro Registro de Inventário, Livro Registro de Utilização de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrências e Livro Registro de Serviços Prestados);

  • guias de ICMS.

Vale citar que a legislação é clara no sentido de que devem ser apresentados somente livros e documentos descritos nas leis e regulamentos. Assim, o fiscal não pode e nem tem o direito de exigir planilhas de controle interno, fichas, arquivos de sistema próprio, ou qualquer outro registro não exigido por lei.

Algumas vezes, o fiscal pode solicitar esse tipo de documento e, por isso, é importante estar atento às obrigações e aos direitos com relação à documentação obrigatória em uma auditoria.

No entanto, caso a apresentação desses documentos seja benéfica para a empresa durante o procedimento de fiscalização e auditoria, o profissional responsável pode optar por disponibilizá-los.

Entenda as obrigações legais da empresa

Conhecer a legislação aplicável ao seu negócio é um requisito muito importante para a adoção de estratégias de gestão adequadas. Muitos empresários contam apenas com o conhecimento de um contador e não investem em um conhecimento básico a respeito das obrigações legais, fiscais e tributárias do seu negócio.

Esse erro pode causar grandes impactos em uma empresa. Por isso, é importante estar atento à legislação aplicável ao seu negócio e conhecer quais são seus direitos e deveres perante o fisco municipal, estadual e federal.

Prepare os seus profissionais para o procedimento

Tenha profissionais preparados e que conheçam tanto o procedimento da auditoria quanto a legislação que versa sobre o tema. O mais indicado é que você sempre conte com um único profissional para atender e disponibilizar todas as informações solicitadas pelo fiscal.

Isso garante isonomia das informações e reduz o risco de que sejam apresentados dados inconsistentes ou esclarecimentos desencontrados. Confira algumas dicas de como o profissional deve se portar em um procedimento de auditoria e qual é o melhor perfil para atender a essa demanda:

  • o profissional que vai atender a fiscalização deve ser calmo e ter uma postura de respeito com o agente do órgão fiscalizador;

  • deve ser objetivo e informar apenas aquilo que lhe é requisitado;

  • recomenda-se que o profissional tenha conhecimento aprofundado na área fiscal e na legislação atinente ao tema;

  • deve ser o único responsável por atender e prestar informações para a fiscalização.

Invista em organização e planejamento

Como vimos, preparar a sua empresa para uma auditoria fiscal exige conhecimento, organização e planejamento. É essencial ter conhecimento sobre as normativas, as legislações, as obrigações e os direitos atinentes tanto ao contribuinte quanto à fiscalização.

Conhecer os procedimentos e saber o que pode e o que não pode ser feito em uma auditoria é essencial para estar preparado quando o fiscal bater em sua porta. Organizar os documentos fiscais e ter acesso facilitado a eles é outro aspecto essencial para estar preparado para uma auditoria.

A boa gestão de documentos fiscais é um ponto-chave na hora de localizar notas fiscais ou outros documentos que podem ser requisitados pelo agente fiscalizador. É muito comum encontrar empresas que não fazem a gestão adequada dos seus documentos e, por isso, não conseguem sequer localizar uma nota fiscal quando ela é solicitada.

Planejamento é o outro aspecto essencial para quem busca estar preparado para uma auditoria fiscal. Sem planejamento a sua empresa não consegue crescer e nem agir de acordo com a conhecida burocracia dos órgãos públicos e agentes fiscalizadores.

Planeje o seu negócio e busque sempre investir em soluções que otimizem os processos da organização, promovam uma gestão eficiente e possibilitem o crescimento da empresa.

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