Aprenda tudo sobre redução de custos para escritórios de contabilidade

Todos sabem que manter uma empresa no Brasil não é uma tarefa muito fácil, ainda mais em tempos de crise econômica. Quem consegue essa proeza é visto quase como um herói! Porém, existem vários mecanismos administrativos que possibilitam não só a sobrevivência de um negócio, mas também o seu crescimento e expansão.

Uma das ferramentas mais eficazes — e, por vezes, negligenciada pelos empreendedores e gestores — é a redução de custos. Quando devidamente aplicada, ela pode até mesmo abrir novas oportunidades no mercado, além de gerar um impacto extremamente positivo nos lucros.

A redução de custos precisa ser tratada com prioridade e estratégia. Se você deseja elaborar um planejamento de redução de gastos eficaz e alavancar a gestão financeira do seu escritório de contabilidade, acompanhe nosso post com as melhores dicas e estratégias para pôr em prática na sua empresa!

1. Custos gerais de um escritório de contabilidade

Assim como toda e qualquer empresa, um escritório de contabilidade tem uma gama de gastos necessários para manter o negócio ativo. Esses custos precisam estar na ponta do lápis para que, posteriormente, sejam incorporados no preço final dos serviços prestados.

Sem o conhecimento de todos os custos de seu escritório de contabilidade fica muito difícil definir os honorários contábeis adequados, o que pode comprometer a sobrevivência da empresa — e, quanto menores os custos, maiores os ganhos no resultado final do negócio.

Os custos gerais de um escritório de contabilidade devem ser estimados considerando:

  • salários, honorários profissionais, comissões e encargos;
  • tributos, impostos, contribuições e taxas;
  • aluguel, IPTU e segurança;
  • água, luz, telefone e internet;
  • aquisição de matéria-prima e insumos consumidos no processo de produção e execução de serviços;
  • recursos para manutenções corretivas de maquinários e instalações;
  • valores para quitar possíveis financiamentos de máquinas, equipamentos e obras;
  • manutenção de software;
  • produtos para higiene e limpeza da empresa;
  • propaganda e publicidade;
  • despesas comerciais com vendas de serviços; entre outros.

A gestão de todos os custos envolvidos na compra e venda de produtos e serviços determina se o empreendedor terá sucesso ou não, na medida em que encara como prioridade a redução de gastos, a escolha pelo melhor preço e o controle de todas as despesas internas.

2. Motivos para a redução dos custos do escritório

O resultado de qualquer empresa — entre outros elementos financeiros — depende diretamente da planilha de custos operacionais. É claro que os itens de custos são fundamentais para o funcionamento do negócio, porém, é importante verificar a relação direta dos custos com a qualidade do negócio.

Isso significa avaliar se um produto ou serviço está sendo oferecido a um custo muito elevado em relação a sua qualidade, ou se, pelo contrário, está além da expectativa do cliente: é aí que reside a possibilidade de redução de custos.

O planejamento de redução de custos deve sempre estar presente na gestão da empresa. Reduzir custos tem de fazer parte das prioridades e, principalmente, do estilo de governança do gestor, que precisa constantemente avaliar gastos visando a saúde financeira da empresa.

Seu escritório precisa reduzir custos para aumentar a receita e, consequentemente, as possibilidades de investimentos em novas tecnologias que auxiliarão no aumento da produtividade e na tomada de decisão.

Contudo, a redução de custos não pode comprometer a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos. Ela deve ser feita sempre com base em um procedimento de racionalização inteligente, que pode consistir em: trocar algum item por outro de igual qualidade e menor preço; optar por um item do mesmo preço, mas com qualidade e eficiência superiores; ou, ainda, eliminar algo desnecessário.

A redução não consiste em quantidade e sim na qualidade. Ou seja, quando falamos em qualidade de redução de custo, nos referimos exatamente em reduzir custos que não impactarão nos resultados operacionais da empresa.

Em um processo de análise e planejamento de redução de custos, a opinião dos colaboradores de cada setor é muito importante, pois eles têm uma visão mais apurada do que é mais relevante ou não nas atividades que desenvolvem.

3. 30 maneiras possíveis para reduzir os custos

Existe uma série de medidas possíveis para realizar a redução de custos. Neste tópico, apresentamos 30 maneiras divididas em 6 áreas estratégicas: gestão, recursos humanos, infraestrutura, finanças, marketing e vendas e tecnologia.

São medidas simples de serem colocadas em prática e que podem efetivamente trazer uma significativa redução de custos para sua empresa de contabilidade. Acompanhe!

Gestão

1. Faça uma análise dos custos

Antes de tomar qualquer medida para reduzir os custos é preciso fazer uma avaliação prévia, para não correr o risco de cortar recursos importantes para o resultado da empresa.

Não bata o martelo nos cortes sem calcular exatamente quais as melhores escolhas. Organize todos os custos em uma planilha e mantenha um histórico deles, cortando aqueles que têm menos participação no lucro, sem prejudicar as operações da empresa.

2. Defina metas de redução

Faça um planejamento estratégico para a diminuição de gastos com metas bem estabelecidas, obtidas a partir do estudo dos custos. Desta forma, é possível traçar os caminhos necessários para alcançar os índices determinados.

3. Envolva a equipe

É preciso envolver toda a equipe, pois são os colaboradores que protagonizam a redução de custos. A comunicação interna deve ser reforçada e, se possível, a equipe deve ser diretamente envolvida na definição das metas para que todos façam parte dessa causa. Pode-se estabelecer, por exemplo, metas para a redução do uso de material de escritório, impressões, xerox, energia e manutenção de equipamentos.

4. Não negligencie o atendimento ao cliente

Ao realizar o planejamento de cortes, é preciso ter uma atenção cuidadosa para o atendimento ao cliente, que em hipótese alguma pode perder qualidade e eficiência. O cliente jamais deverá perceber a diminuição de custos e ter uma percepção negativa da empresa em razão de cortes orçamentários.

Infraestrutura

5. Faça cortes nas pequenas coisas

Cortar itens isoladamente pode não representar uma grande economia, mas quando são somados refletem positivamente nas finanças da empresa. Copos descartáveis podem ser trocados por canecas ou copos de uso pessoal com a logomarca da empresa, por exemplo. Crie uma campanha interna para promover o uso racional dos recursos, que deve ser reforçada diariamente nas falas e atitudes dos gestores e diretores.

6. Economize no telefone e na internet

Faça uma pesquisa sobre os planos corporativos oferecidos por cada operadora de telefonia e opte pelo plano apropriado ao perfil de ligações da empresa. Analise a quantidade de ligações locais e interurbanas feitas por mês e verifique se são realizadas para telefones fixos ou celulares. Programas como o Skype e Voip podem aproximar os colaboradores de maneira mais barata, cortando ligações telefônicas. Além do telefone, avalie qual velocidade de internet é mais adequada para atender sua demanda e compare preços.

7. Diminua o gasto com energia

A economia com energia elétrica começa com mudanças na estrutura da empresa e principalmente nos hábitos. Procure fazer um maior aproveitamento da luz natural e opte por lâmpadas mais econômicas. Instale sensores de presença e mantenha as luzes dos ambientes sem uso e dos corredores apagadas. Use o ar-condicionado com moderação: pela manhã, quando a temperatura é mais amena, mantenha-o desligado e as janelas abertas. Organize as atividades de maior consumo fora do horário de pico e não deixe os aparelhos e equipamentos em stand by.

8. Economize papel e tinta de impressora

Ao digitalizar documentos, a empresa economiza papel, tinta de impressora e ainda contribui com o meio ambiente. Incentive o uso de rascunhos para imprimir relatórios e documentos de menor importância, e a impressão dos dois lados da folha quando possível.

Outra forma eficiente de diminuir os gastos com impressão e a quantidade de folhas de papel é adotar o armazenamento na nuvem e a assinatura de contratos por meio eletrônico. Além de diminuir os gastos, a empresa torna-se ecologicamente correta.

Recursos Humanos

9. Otimize a jornada de trabalho

Desenvolva um cronograma de maneira que o trabalho seja bem direcionado e aproveitado, de modo que o colaborador possa passar menos tempo dentro da empresa. Com isso, economiza-se com horas extras e energia elétrica, e o colaborador passa a ter mais qualidade de vida e, consequentemente, a produzir melhor.

10. Calcule os custos da demissão

Antes de fazer qualquer demissão, calcule todos os custos da rescisão de contrato e quais os gastos com a contratação e treinamento de novos colaboradores e, ainda, quanto tempo os novos funcionários vão levar para adquirir o nível de expertise dos colaboradores demitidos. Não tome nenhuma medida sem antes mapear todo o processo e fazer contas.

11. Cuidado com as formas de contratação

Procure avaliar as formas de contratação para evitar gastos com multas e processos trabalhistas. Existem várias formas de contratação: funcionários podem trabalhar como celetistas, como autônomos, com contrato eventual, como temporários e por prazo determinado. Outras formas de contratação a baixo custo são os estagiários e aprendizes, que tem legislação específica. Cada situação é diferente e deve ser analisada com bastante cautela.

12. Fique atento aos custos com quadro de pessoal

Reavalie com atenção o quadro de pessoal. Veja se as remunerações estão de acordo com o piso salarial para cada cargo e categoria e, ainda, se estão na média do mercado. Avalie também se você está tendo um retorno sobre esse investimento. Reúna a equipe do RH e verifique o rendimento de cada equipe e colaborador individualmente.

Talvez seja necessário fazer alguns ajustes, redirecionando cargos e posições ou realocando colaboradores em outros departamentos para um melhor aproveitamento e eficiência operacional. É sempre melhor ter 5 colaboradores excelentes do que 10 colaboradores bons.

13. Considere a terceirização

A terceirização também é uma boa alternativa para a redução de custos. Faça uma análise das atividades e identifique quais delas você poderá terceirizar. Procure no mercado profissionais qualificados e confie no trabalho que eles podem realizar.

14. Adote o banco de horas

O banco de horas é uma alternativa para reduzir os custos com horas extras. Elabore um plano para que o colaborador possa usufruir as horas trabalhadas a mais em emendas de feriados, folgas ou férias prolongadas. Lembre-se de que essa compensação deve ser feita durante o ano corrente. Do contrário, o colaborador deverá ser remunerado pelas horas extras.

15. Reveja os benefícios oferecidos

Sua empresa pode estar gastando mais do que o necessário oferecendo benefícios que são poucos utilizados. Reavalie o que é oferecido e adeque-os ao perfil dos colaboradores. Jovens dão mais importância a benefícios voltados para educação e qualificação, enquanto os mais velhos preferem plano de saúde ou previdência privada. Contudo, não faça mudanças sem antes consultar o acordo sindical.

Finanças

16. Reveja o regime tributário

Para saber quanto a empresa está pagando de impostos e se há a possibilidade de redução é preciso fazer um planejamento tributário, a fim de identificar qual o enquadramento mais adequado. Lucro Real, Presumido e Simples Nacional possuem alíquotas e condições diferentes.

17. Analise o fluxo de caixa

Faça uma análise criteriosa do fluxo de caixa dos últimos 12 meses para saber os períodos de baixa venda e a necessidade de capital. Isso evita recorrer ao endividamento. É possível, por exemplo, conseguir junto aos fornecedores um remanejamento dos prazos, mas procure fazer essa negociação com antecedência — afinal, nenhum fornecedor vai negociar um recebimento que está esperando de última hora.

18. Negocie as tarifas bancárias

Embora sejam quase imperceptíveis, tarifas bancárias podem comprometer uma fatia importante do seu resultado financeiro. Negocie com seu banco melhores tarifas, tendo em mente que, para consegui-las, é preciso estar em dia com os pagamentos e ter controle do caixa.

19. Cuidado com empréstimos

Não caia na tentação de pegar empréstimo com banco fazendo uso da margem da conta da empresa. Os juros são altíssimos e essa dívida pode virar uma “bola de neve”. Sempre negocie as taxas de juros com o gerente da sua conta e evite ter muitas contas espalhadas em vários bancos, o que significa mais tarifas e taxas para pagar.

Se você tem planos de expandir a empresa, prepare um ótimo plano de negócios para apresentar ao banco. Uma boa proposta pode garantir boas condições de pagamentos para os empréstimos.

20. Renegocie dívidas

Se a empresa possui dívidas, o melhor a fazer é renegociar. Essa é uma alternativa para baixar os juros e conseguir colocar o fluxo de caixa em ordem. Porém, antes de procurar bancos, fornecedores e demais credores, avalie se a empresa tem reais condições de arcar com os pagamentos de um empréstimo, levando em conta o prazo e as parcelas a quitar.

21. Compre em volume

Compras de matéria-prima e suprimentos devem ser feitas em larga escala. Desta forma, é possível conseguir melhores preços, melhores prazos e até bons descontos. Materiais de limpeza, por exemplo, devem ser comprados a granel e não fracionados.

Junto ao valor da compra devem ser considerados os gastos com fretes e logística, pois, ainda que um fornecedor disponha de menores preços, o valor final da compra pode ficar alto e talvez seja mais econômico adquirir os produtos com outra empresa.

22. Diversifique os fornecedores

Procure otimizar a parceria com os fornecedores atuais, negociando melhores preços e prazos, e busque por novos com preços mais baixos. É sempre arriscado manter um único fornecedor: você pode ficar na mão quando mais precisar. Por isso, tenha sempre mais de uma opção por demanda.

23. Pague à vista

Não é uma tarefa muito fácil, mas procure pagar seus fornecedores à vista sempre que possível. Desse modo, você consegue negociar descontos bastante interessantes, uma vez que os fornecedores têm o maior interesse em receber o dinheiro quanto antes para aumentar o caixa.

24. Cuidado com o pró-labore

Muitos empreendedores cometem o erro de achar que, por ter um negócio, podem retirar os lucros indiscriminadamente. Misturar os gastos pessoais com os da empresa é um tiro certeiro no pé. É preciso saber separar e estipular um valor de retirada mensal que servirá como pró-labore. Mesmo que a empresa venha ter um lucro líquido alto, você não poderá colocar todo esse dinheiro no bolso.

Esse comportamento gera um grande endividamento e compromete as finanças do negócio com os altos juros do cheque especial para ter capital de giro que possa cobrir a curto e médio prazo as despesas da empresa.

Marketing e vendas

25. Invista nas redes sociais

Redes sociais como Facebook, Twitter e Instagram exigem baixo custo e podem ser um ótimo canal de divulgação de produtos e serviços. Considere sempre o público a ser alcançado com as mensagens e monitore a receita que a estratégia traz. Ainda que o custo for zero, deve gerar resultado.

As empresas que utilizam as redes sociais sabem que um dos maiores benefícios da presença digital está no aumento da satisfação do cliente e na possibilidade de atrair e conquistar novos negócios.

26. Concentre-se nas estratégias

A empresa precisa saber que produtos ou serviços contribuem mais para o resultado do negócio, para, assim, realizar cortes no marketing dos itens marginais, que contribuem pouco para o lucro. Os que tiverem um maior volume de vendas devem receber maior investimento em marketing, pois garantirão os resultados da empresa.

27. Monitore seus clientes pela internet

Use o site da empresa para obter informações que ajudem a definir o perfil e as preferências do cliente de maneira econômica. Adote sistemas de monitoramento de acessos e compras e, quando fizer promoções ou inserir novidades no negócio, comunique sua newsletter. Mantenha todos os seus canais de comunicação abertos e ativos para um diálogo mais próximo com o cliente e fique atento aos feedbacks.

Tecnologia

28. Alinhe tecnologia e estratégia e pesquise preços

Não adquira produtos ou serviços de tecnologia apenas por estarem na moda, avalie sua real necessidade. Afinal, do que adianta dispor de muita tecnologia e não saber utilizá-la em favor da empresa? Compras de equipamentos só devem ser feitas de acordo com a estratégia da empresa e depois de uma criteriosa pesquisa de preços.

29. Sistematize os processos

Sistematizar processos gera economia de tempo e dinheiro. Um exemplo são os sistemas de automação fiscal que armazenam em nuvem (cloud) todas as notas fiscais eletrônicas pelo tempo determinado por lei e ainda permitem fazer consultas específicas de maneira rápida e organizada dos documentos fiscais de cada cliente.

Assim, são reduzidos os custos com aquisição de memória, servidores ou sistemas de backup para armazenamento, e evita-se o retrabalho e o problema de escrituração de notas canceladas, uma vez que o acompanhamento do sistema é em tempo real.

30. Adote um software de gestão integrada

Manter diversos sistemas para gerenciar finanças, estoque, recursos humanos, fiscal e outras funções da empresa gera uma infinidade de problemas e desajustes. Um sistema ERP (Enterprise Resource Planning), ou seja, um software de gestão integrada, ajuda a reduzir erros e perdas nos processos, proporciona agilidade e produtividade e auxilia no relacionamento com os clientes.

4. Tendências para escritórios que ajudam na redução de custos

Diante de uma maior necessidade de conhecimento técnico, gestão e investimentos em tecnologia, os escritórios contábeis devem acompanhar as novas tendências para o setor, sob o risco de comprometer o futuro do negócio.

Melhor atendimento ao cliente, integração de tecnologia e canais de comunicação, oportunidades digitais, profissionalização e gestão de talentos, mídias sociais como ferramenta de negócio, segmentação e trabalho em rede são só algumas delas.

Hoje, os escritórios de contabilidade precisam diversificar, criando uma estrutura de gestão voltada para estratégias, atuação em nichos, marketing e atendimento ao cliente como qualquer outra empresa.

A segmentação, por exemplo, aumenta o número de clientes e reduz custos, torna o profissional um especialista e cria diferencial. É possível atender vários segmentos, contudo, as estruturas internas devem ser organizadas de forma segmentada para reduzir custos.

Outra tendência extremamente importante para o setor é a já mencionada tecnologia em nuvem, que reduz toda a digitação da movimentação contábil, fiscal e financeira dos clientes, assim como o armazenamento de documentos físicos.

Proporcionando diminuição de erros manuais, aumento da agilidade e da produtividade, aproveitamento dos dispositivos móveis, melhorias no atendimento ao cliente e maior qualidade de vida aos colaboradores, todo esse movimento resulta em mudanças positivas na composição da receita.

Se você, como empreendedor ou gestor, já adota algumas das medidas apresentadas para a redução de custos, mas ainda não aderiu à tecnologia em nuvem e todos os seus benefícios, entre em contato com a gente e conheça as nossas soluções!