Como evitar problemas na emissão da NF-e? Veja aqui!

Um dos principais desafios dos gestores está na manutenção da organização e da eficiência das rotinas internas.

O envolvimento de diversos colaboradores e os inúmeros processos burocráticos são fatores que precisam ser estudados e avaliados com o objetivo de reduzir os erros e melhorar a eficiência do negócio.

E, entre os problemas mais comuns na rotina empresarial, estão os erros na emissão da NF-e.

Neste post, abordaremos este assunto e algumas dicas que vão ajudar na gestão eficiente da emissão, controle e organização de notas fiscais eletrônicas. Confira:

A emissão da NF-e

A emissão de NF-e surgiu com o objetivo de facilitar os processos internos e de melhorar a eficiência na emissão, na organização e na fiscalização desses documentos fiscais.

A possibilidade de emitir um documento eletronicamente favorece a otimização e o controle de diversos processos por meio do uso de ferramentas específicas e vários outros benefícios trazidos pela tecnologia.

Mas, se as notas fiscais eletrônicas vieram para facilitar a vida dos empresários, por que acontecem tantos problemas relacionados à sua emissão? E como o empresário pode adotar medidas de resolução desses problemas?

O cadastro dos clientes

Um dos erros primários relacionados à emissão das notas fiscais eletrônicas está no momento em que é feito o cadastramento de clientes.

Muitas empresas não prestam atenção ou não dedicam tempo suficiente na organização e na gestão dos cadastros. Isso acaba impactando o momento em que a nota fiscal é emitida.

Um endereço, um número de CNPJ ou até mesmo dados de contato incorretos podem causar problemas tanto na hora de emitir a nota fiscal quanto no momento de transmitir essa nota via e-mail para o cliente.

Por isso, se você quer reduzir os problemas relacionados à emissão das notas fiscais eletrônicas, comece atualizando o cadastro dos seus clientes. Escolha um colaborador para organizar a lista de contatos, atualizando informações e preenchendo dados que não constam no seu sistema.

Portanto, a 1ª dica para evitar problemas na emissão da NF-e é manter o cadastro de clientes organizado, atualizado e com todas informações importantes que devem integrar a nota fiscal:

  • Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica (CNPJ);

  • Inscrição Estadual (IE);

  • Inscrição Municipal (IM);

  • endereço físico; e

  • endereço eletrônico.

O Danfe × a nota fiscal eletrônica

Outro problema comum na emissão da nota fiscal eletrônica está na confusão que é feita na hora de interpretar os documentos fiscais. Muitos empresários ainda confundem o Documento Auxiliar da Nota Fiscal Eletrônica (Danfe) com a nota fiscal eletrônica (NF-e).

O Danfe é uma versão resumida da NF-e. Por isso, eles não têm a mesma importância. Inclusive, a principal diferença entre é que o 1º não tem nenhuma validade jurídica, enquanto o 2º possui o verdadeiro valor fiscal.

O Danfe existe para ser utilizado em situações que não é possível apresentar a nota fiscal eletrônica, como durante o transporte de uma mercadoria.

Por isso, a 2ª dica para evitar problemas na emissão da NF-e é conhecer os conceitos relacionados ao documento e tomar cuidado para não confundir os significados e as suas funções.

Dica extra: além de entender o que é um Danfe e uma NF-e, é importante que você tenha conhecimento sobre o que é o Certificado Digital, arquivo XML e outros conceitos relacionados ao documento fiscal. Dessa forma, vai ficar mais fácil organizar e gerir os documentos, além de diminuir os problemas no momento da sua emissão.

O registro de produtos

O 3º problema comum na emissão de notas fiscais eletrônicas está no registro dos produtos.

Problemas de cadastro como dados incorretos de descrição, classificação tributária e alíquota de mercadorias podem causar inconsistências em relação ao produto entregue e à informação prestada na nota fiscal eletrônica.

Por isso, a dica para evitar problemas no preenchimento da NF-e é dedicar uma atenção especial ao cadastramento dos produtos no software da empresa. Para não registrar incorretamente os produtos, fique atento às seguintes dicas:

  • sempre que for realizado um cadastramento de produto novo, confira as informações antes de inseri-las no sistema;

  • confira a classificação tributária do produto e verifique se ela está correta;

  • elabore um fluxo de trabalho incluindo uma etapa periódica de atualização e de conferência de cadastros;

  • verifique a incidência, ou não, de IPI;

  • quando for o caso, verifique a NCM e confira a sua sequência numérica.

O sistema de emissão de NF-e

O 4º problema — e um dos mais comuns — na hora de emitir uma nota fiscal eletrônica é a ausência de um sistema de emissão de NF-e.

Desde janeiro de 2017 o sistema gratuito de emissão de NF-e não está mais sendo atualizado pelas Secretarias da Fazenda, o que obriga as empresas a providenciarem um sistema próprio para emissão de documentos fiscais.

Por isso, quem ainda não adotou um sistema e continua usando os emissores gratuitos pode encarar problemas como:

  • erro de transmissão;

  • ausência de campos necessários para preencher a nota fiscal;

  • ausência de suporte; e

  • ausência de atualizações de alíquotas e de tributos.

Por isso, a melhor forma de resolver esse problema é buscando um sistema de emissão de notas fiscais eletrônicas.

Atualmente, o mercado oferece diversas soluções no âmbito contábil, e os sistemas emissores podem ser adaptados às necessidades específicas de cada cliente.

Com um sistema emissor, sua empresa pode facilitar e trazer mais segurança para a emissão da NF-e. Confira as principais vantagens deste tipo de software:

  • integração entre diversos setores/departamento da empresa;

  • atualização automática dos cadastros de clientes e de produtos;

  • atualização automática das alíquotas;

  • preenchimento automático das informações, o que otimiza o trabalho de emissão da NF-e;

  • possibilidade de enviar cópia da NF-e automaticamente por e-mail; e

  • arquivamento automático na nuvem.

Outra vantagem da adoção do sistema próprio para emissão das notas fiscais eletrônicas é a possibilidade de organizar o armazenamento dos documentos fiscais na nuvem.

A computação na nuvem é uma tecnologia interessante tanto para a gestão de documentos fiscais quanto para a organização de informações de outros departamentos.

Aprofunde-se no assunto e descubra como melhorar a eficiência e a segurança das informações que transitam dentro do seu negócio.

Se você quer melhorar o gerenciamento das suas notas fiscais eletrônicas, evitando problemas na emissão da NF-e, siga nossas dicas e fique por dentro de outros conteúdos relevantes sobre o tema.

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