Consequências de não ter os livros fiscais devidamente registrados

Os dados contábeis devem ser devidamente registrados em livros fiscais desde o início das atividades de uma empresa. Tal procedimento é regulamentado por normas do Código Civil, normas Brasileiras de Contabilidade e pela Legislação Tributária.

Neles são armazenados todos os fatos relacionados às atividades fiscais das empresas. Eles são auditados pelo Fisco e todas as informações descritas neles são de extremo interesse do Estado.

Os empresários não precisam temer a auditoria fiscal quando esses registros estão em ordem e de acordo com a lei. Porém, se estiverem irregulares os empreendedores e os profissionais responsáveis vão sofrer sérias consequências.

Ainda possuí alguma dúvida com relação a efetuar a escrituração de acordo com as leis comerciais e tributárias? Então, continue acompanhando essa leitura e adquira todo conhecimento necessário sobre o assunto!

Quais são os livros fiscais?

Saiba que devem ser escrituradas as operações, os resultados das atividades realizadas dentro do Brasil, e inclusive as receitas advindas dos países estrangeiros. Todas as empresas contribuintes de ICMS devem ter e preencher corretamente, de forma eletrônica, mecanizada ou manual, os seguintes livros:

  • Registro de entradas;
  • Registro de saídas;
  • Controle da produção e do estoque;
  • Impressão de documentos fiscais;
  • Registro de utilização dos documentos fiscais e termos de ocorrência;
  • Balanço patrimonial;
  • Registro de inventário.

Todos eles devem ser preenchidos corretamente, pois dessa forma problemas futuros com a fiscalização poderão ser evitados.

Como fazer os registros de maneira correta?

Para fazer os registros de maneira correta o profissional contábil deverá ter o acesso físico ou então os arquivos digitalizados das notas fiscais de entradas e saídas. Afora isso, precisará verificar todas as escriturações, os recibos, as cópias de cheques, os dados referentes à produção e à quantidade de estoque. No momento do preenchimento dos livros contábeis, alguns dados são indispensáveis, e entre eles estão:

  • Data de entrada;
  • Dados do documento fiscal (número, série);
  • Procedência (de que estado a mercadoria vem);
  • Valor contábil;
  • Codificação (código contábil, código fiscal);
  • Valores fiscais referentes ao ICMS;
  • Valores fiscais referentes ao IPI;
  • Data de saída.

Qual é o prazo para realizar os lançamentos?

Os lançamentos devem ser feitos até 5 dias após o recebimento de todos os dados. No entanto, existe uma exceção para o documento de registro do inventário, o qual possui prazo de 60 dias a partir do fechamento do balanço contábil ou do último dia do ano civil. 

Agora que você já sabe quais são os livros contábeis e tem noção de algumas informações que devem constar neles, veja abaixo quais são as consequências de não ter os livros fiscais devidamente cadastrados:

Quais os problemas que podem ser gerados com o livro fiscal irregular?

1. Gera sansões e penalidades

A obrigatoriedade da escrituração contábil está disposta no Código Civil de 2002, a partir do seu artigo 1.179. Conforme o artigo 1.194 os empresários têm a obrigação de manter a conservação das escriturações, das correspondências empresariais e dos demais papéis relativos à sua atividade enquanto não estiverem prescritos.

A empresa poderá sofrer sérias consequências caso estejam faltando informações nos documentos. Existem várias sansões e penalidades administrativas estabelecidas na legislação tributária de cada Estado brasileiro, inclusive a aplicação de multas em alguns casos.

Por isso, mantenha em dia toda a documentação da sua empresa, pois existe a possibilidade da fiscalização tributária exigir os papéis e arquivos para análise. Isso pode ocorrer em caso de suspeita de fraudes contra o fisco.

2. Não ter controle do seu patrimônio

Controlar o patrimônio da empresa é de extrema importância para o bom andamento do seu negócio. Não preenchendo os dados obrigatórios corretamente é impossível fazer o controle dos valores de investimentos, aquisições e expansão do seu empreendimento. Isso pode acarretar sérios problemas aos empresários, pois não terão como identificar novas possibilidades para a aplicação das quantias auferidas. 

Outro ponto a ser destacado é que os livros diário e de balanço patrimonial, bem como os resultados econômicos do empreendimento deverão ser obrigatoriamente assinados por um contador habilitado legalmente e também pelo empresário responsável. 

3. Não saber a real situação financeira da empresa

Outra consequência ruim de não manter os registros devidamente anotados é não saber qual é a realidade financeira da sua empresa. Dessa maneira não será possível identificar qualquer gargalo financeiro e gastos desnecessários com questões tributárias. 

O desconhecimento das contas empresariais poderá levar o seu empreendimento à falência. Isso por que você não terá como fazer um planejamento a longo prazo, nem saberá como administrar os seus gastos. Você não terá noção do capital de giro disponível e poderá perder ótimas oportunidades de crescimento.

4. Os livros não terão efeitos legais sem o correto registro 

Caso esses documentos da sua contabilidade não sejam registrados corretamente, eles não produzirão os efeitos legais. Dessa forma os empresários estão sujeitos a processos administrativos e judiciais, sendo que os livros não servirão como prova em caso de necessidade da sua apresentação em juízo.

De acordo com a legislação civil brasileira, o juiz pode solicitar as informações documentadas para que sejam exibidas para solucionar demandas processuais. Os livros serão analisados na presença do empresário ou de alguém que o represente, com a finalidade se solucionar o conflito.  

Porém, se os documentos escriturados não forem apresentados por não existirem ou por estarem incorretos, poderá o magistrado entender que há algo a ser escondido pela empresa. Deixar de obedecer as regras legais é uma decisão extremamente arriscada. Portanto evite correr riscos desnecessários e deixe sua equipe de trabalho consciente de que esse procedimento deve ser realizado com muito cuidado e dedicação.

E, conforme vimos acima, manter os livros fiscais devidamente registrados é essencial para que sua empresa possa ser bem administrada. Não deixe de solicitar ao seu contador ou à contabilidade terceirizada contratada a realização do trabalho do lançamento de dados com muita precisão. Desse modo a sua empresa estará amparada por lei e todos os problemas futuros que poderiam surgir serão evitados.

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