Tecnologia na contabilidade: como usá-la ao meu favor?

A tecnologia tem modificado a atuação profissional nos mais diferentes segmentos, chegando até mesmo a transformar radicalmente rotinas diante da atividade-fim. É assim também com a contabilidade, área que tem encontrado, nas constantes inovações, uma série de possibilidades interessantes.

Por isso, é preciso ter critérios para lidar com a tecnologia, o que diz respeito a questões como compreender a melhor maneira de se relacionar com as vantagens que ela oferece para contadores, desenvolver a capacidade de identificar tendências para os próximos anos e até mesmo saber como escolher adequadamente a melhor opção tecnológica para otimizar o trabalho.

Sendo assim, confira nossas dicas sobe tecnologia na contabilidade e torne seus serviços ainda mais eficientes!

Vantagens da tecnologia na contabilidade

A primeira vantagem a ser destacada é a segurança. Com a tecnologia você pode tornar mais confiáveis os procedimentos com dados para seu escritório e para os clientes, uma vez que utilizando sistemas é possível reduzir o risco de falhas humanas, tão comuns quando cabe ao colaborador realizar as tarefas manualmente.

Além disso, a tecnologia pode diminuir o risco de perda de informações, o que contribui para que a empresa não tenha problemas como atrasos e multas no cumprimento de suas obrigações.

Essa é uma maneira de conferir maior credibilidade ao seu trabalho, ganhando a confiança dos clientes ao trazer melhorias nos serviços prestados.

E, por falar em cliente, a tecnologia apresenta diferenciais também em termos de atendimento. Com ela, essa relação pode acontecer de maneira mais personalizada, dando ao escritório a possibilidade de atuar de forma mais precisa em relação aos interesses dos gestores e sendo uma aliada importante no crescimento de suas empresas.

Com a possibilidade de realizar processos com mais segurança e personalização, surge um diferencial competitivo para que o escritório consiga a formação de uma base mais sólida de clientes.

Assim, é preciso investir em soluções que tenham condições de otimizar a atuação da equipe contábil, tornando os processos mais ágeis e precisos.

Tendências para os próximos anos

É importante que o contador compreenda que, em tempos modernos, a contabilidade passou a ter um papel estratégico para as empresas. É por meio dela que os gestores encontram as informações de que precisam para tomar decisões determinantes para o sucesso do empreendimento. Por isso, é fundamental investir em soluções que permitam ao escritório atender a essa necessidade.

Recursos, como o Enterprise Resource Planning (ERP), já são uma realidade em escritórios contábeis no país, mas quando surgiram, poucos compreenderam o seu impacto futuro. Por isso, reunimos aqui algumas dicas que, dentro dessa lógica, tendem a ganhar cada vez mais força nos próximos anos. Confira e comece já a fazer uso delas.

1. Atendimento on-line

Estar disponível deixou de ser uma opção. É preciso garantir ao cliente a presença sempre que ele precisar.

É importante lembrar que a contabilidade é um setor que se relaciona com diversos setores de uma empresa, sendo assim, saber usar a tecnologia de modo a facilitar o atendimento, criando canais acessíveis para diferentes departamentos, deve ser o grande diferencial nos próximos anos.

Por isso, recursos, como plataformas colaborativas, softwares de gestão com ferramentas de comunicação integrada e chats on-line, podem tornar o fluxo de informações entre o setor contábil e os demais departamentos ainda mais eficiente.

2. Gestão na nuvem

É preciso ter maior atenção aos sistemas de gestão na nuvem, mesmo porque a substituição dos arquivos físicos pelos digitais já é uma imposição do governo (projeto SPED).

Sendo assim, eliminar o excesso de papéis e investir em mecanismos mais seguros para simplificar o processo de envio e recebimento de informações é uma grande tendência para escritórios contábeis nos próximos anos.

Com o avanço da tecnologia que hoje já contempla profissionais de diversos segmentos, empresas especializadas em Cloud Computing têm investido cada vez mais para oferecer soluções seguras e eficientes para seus clientes.

3. Assinatura eletrônica

A assinatura eletrônica deve representar a segurança necessária para a realização de um maior número de transações em ambiente digital no futuro próximo.

Ela foi criada para servir como uma identidade digital de pessoas físicas e jurídicas, permitindo a elas validarem suas assinaturas em documentos eletrônicos, tornando desnecessário o uso de papel e caneta.

Como essa tecnologia torna válida juridicamente a assinatura de documentos realizados virtualmente, ela permite que a pessoa autorize determinado tipo de procedimento sem precisar sair de onde se encontra, tornando os processos mais ágeis.

Melhor opção para otimizar seu trabalho

Entre tantas opções disponíveis no mercado, é preciso se concentrar na escolha daquela que, de fato, poderá ter impacto significativo na realidade do seu escritório. Isso diz respeito a verificar alguns aspectos fundamentais.

Comece pesquisando sobre a saúde financeira da empresa que oferece a tecnologia, bem como sua reputação no mercado em que atua. Isso é importante, pois uma empresa segura tende a ser mais confiável.

Além disso, é possível conferir também se esse fornecedor investe constantemente em pesquisa e tecnologia, afinal, esse é um indício de que aquela tecnologia oferecida pode ser aprimorada em função das necessidades que podem surgir.

O atendimento também é importante, pois se o seu escritório precisar de qualquer auxílio para lidar com a tecnologia adquirida, a empresa deverá ter um quadro de especialistas para atuar o quanto antes e resolver o problema.

Outro fator decisivo é quanto à implementação de novas funcionalidades. Isso permite que a tecnologia se mantenha atual mesmo depois de um tempo. Um software limitado pode até ser mais barato, mas em poucos meses precisará ser substituído, fazendo com que você gaste mais.

Por fim, identifique se o candidato a fornecedor é capaz de propor soluções realmente inovadoras, em vez de apresentar versões de produtos que já existem no mercado. Avalie se ele está presente em eventos do setor, participando de debates e se é visto ao redor como referência em termos de tecnologia e produtividade. É preciso investir em empresas que apresentam credibilidade para que a escolha seja segura.

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